Finanzplan leicht gemacht: Guide für Gründer

Zum Businessplan Inhalt gehören viele Punkte, welche eine Geschäftsidee näher beschreiben. Einer der wichtigsten Abschnitte im Businessplan Muster ist zweifelsohne der Finanzplan. Dieser bildet quasi die DNA sämtlicher Überlegungen zur Wirtschaftlichkeit eines Gründungsvorhabens oder neuen Geschäftszweiges. 

Kostenfreie Gründerberatung nutzen

Versierten Unternehmerinnen und Unternehmern mit fundierten Marktkenntnissen fällt die Finanzplanung vermutlich leichter. Gründerinnen und Gründer hingegen neigen häufig dazu, die Entwicklung ihrer Geschäftsidee zu optimistisch einzuschätzen oder die Kosten zu knapp zu kalkulieren.

Am Beginn der Selbständigkeit ist deshalb eine Gründerberatung hilfreich, je nach Vorbedingung zu 100 % kostenlos z.B. mithilfe eines AVGS-Gutscheins. Etablierte KMU profitieren von der Expertise einer erfahrenen Steuerberatung oder im Rahmen einer geförderten BAFA-Unternehmensberatung.

Schlüsselaspekte der Finanzplanung

Eine fundierte Finanzplanung erfordert eine schrittweise Annäherung an die Schlüsselaspekte, die den Erfolg deines Vorhabens maßgeblich beeinflussen. Zur Vorbereitung eines bankfähigen Businessplans sind folgende Fragen relevant:

• Ist meine Markteinschätzung realistisch und nicht zu rosig?
• Ist mein Marketing mit der Preiskalkulation meiner Angebote nachhaltig?
• Habe ich genügend Puffer eingerechnet für unterschiedliche Geschäftsentwicklungen?
• Stehen kalkulierte Einnahmen und Ausgaben kurzfristig mindestens in einem ausgleichenden Verhältnis?
• Kann ich von dem finanziellen Ergebnis meine Existenz absichern?
• Ab wann rechne ich mit Überschüssen/Gewinnen?
• Wie ist das Verhältnis von Fremd- und Eigenkapital?
• Habe ich alle Abgaben und Steuern fristgerecht eingeplant?
• Welche Fördermittel oder Zuschüsse kann ich beantragen, um meine Liquidität zu schützen?

Schritt für Schritt zum fertigen Finanzplan

Eine solide und bankfähige Finanzstruktur entsteht Schritt für Schritt: Du beginnst mit einer realistischen Markteinschätzung und einem tragfähigen Geschäftsmodell. Danach sicherst du die finanzielle Stabilität und bewertest deine Zukunftsaussichten. Am Ende folgen konkrete Details wie die Steuerplanung und mögliche Fördermittel.

Die erste Säule im Finanzplan widmet sich zunächst der Berechnung sämtlicher Kosten deines Geschäftsplans. Die Kosten setzen sich aus festen und variablen Ausgaben zusammen:

1. Variable Kosten: Zu den variablen Kosten zählen umsatzabhängige Ausgaben für z.B. Material und Wareneinkauf.
2. Fixe Kosten: Die fixen Kosten sichern deinen Geschäftsbetrieb und beinhalten Löhne, Gehälter, Mieten, sonstige regelmässige Kosten. Unter Löhne sind auch die Ausgaben für deine Existenzabsicherung (Unternehmerlohn) aufzulisten.

Kostenplanung: Feste und umsatzabhängige Kosten kalkulieren

Fixkosten wie Miete, Versicherungen oder Personal bleiben konstant, unabhängig vom Umsatz. Umsatzabhängige Kosten variieren mit der Produktion oder Verkaufsmenge, etwa Materialkosten, Verpackung oder Versand. Anhand der ermittelten Kosten kannst du erkennen, wie hoch deine Umsätze mindestens sein müssen, dass dein Vorhaben sich überhaupt trägt.

Ein Tipp aus der Praxis: Plane ausreichend Puffer für unerwartete Preissteigerungen ein. So bleibt dein Finanzplan auch bei kurzfristigen Veränderungen belastbar.

a. Umsatzkalkulation

Um eine fundierte Finanzplanung zu erstellen, ist es wichtig, den Umsatz realistisch zu kalkulieren und den Deckungsbeitrag korrekt zu ermitteln. Bei der Umsatzkalkulation stehen dir verschiedene Ansätze zur Verfügung. Du kannst deine Umsätze auf Basis der Anzahl deiner Kunden, deiner Arbeitszeit oder der verkauften Produkte planen. Überlege dir, welcher Ansatz am besten zu deinem Vorhaben passt und lege die Kalkulationsgrundlage transparent dar.

b. Deckungsbeitrag berechnen

Aus dem Unterschied zwischen Umsatz und variablen Kosten ergibt sich der Deckungsbeitrag. Ist dieser hoch genug, deckt er deine Fixkosten und führt ab einem bestimmten Punkt zum Gewinn. Der Break-even-Point zeigt dir, ab wann dein Unternehmen rentabel arbeitet. Eine einfache aber effektive Formel, die dir strategische Sicherheit gibt. Der Deckungsbeitrag zeigt dir, wie viel vom Umsatz nach Abzug der variablen Kosten übrig bleibt. Diesen Betrag nutzt du, um deine Fixkosten wie Miete oder Gehälter zu decken – also Ausgaben, die unabhängig von deiner Produktionsmenge anfallen.

c. Gewinnschwelle ermitteln

Die Deckungsbeitragsrechnung ist wie der Kompass, der dich sicher in Richtung „schwarze Zahlen“ führt. Sie zeigt dir, welchen finanziellen Spielraum du hast, um deine Fixkosten zu decken und ab wann dein Unternehmen beginnt, tatsächlich Gewinne zu erwirtschaften. Ohne diesen Kompass riskierst du, im Nebel der Kosten unterzugehen. 

Die Deckungsbeitragsrechnung ist somit ein zentrales Instrument, um die Rentabilität einzelner Produkte oder Dienstleistungen zu bewerten und fundierte betriebswirtschaftliche Entscheidungen zu treffen. Sie hilft dir zu erkennen, ab wann dein Unternehmen die Gewinnschwelle erreicht und welche Angebote besonders profitabel sind. So sicherst du die Wirtschaftlichkeit und Wettbewerbsfähigkeit deines Unternehmens nachhaltig.

In den Investitionsplan gehören alle Anschaffungen, die langfristig genutzt werden, z. B. Geschäftsausstattung, Fahrzeuge, Maschinen oder Software wie Lexware Office. Auch die Kosten für die Markenanmeldung, Notar, Genehmigungen oder Beratung sind hier aufzuführen. Plane diese Ausgaben mit zeitlichem Bezug – idealerweise mit einer Übersicht für die nächsten 3 Jahre. Denke dabei auch an branchenspezifische Lizenzen und entsprechende Konditionen bei der Beschaffung.

Im Investitionsplan zu berücksichtigen sind:

• Anlagevermögen: Zum Anlagevermögen zählen etwa Grundstücke, Gebäude, technische Anlagen und Maschinen, Geschäfts- sowie Betriebsausstattungen, IT-Anlagen, immaterielle Vermögensgegenstände wie gewerbliche Schutzrechte sowie Finanzanlagen wie Beteiligungen an verbundenen oder fremden Unternehmen.
• Umlaufvermögen: Zum Umlaufvermögen zählen etwa Vorräte in Form von Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffen, fertige plus unfertige Erzeugnisse und Waren, kalkulierte Reserven sowie ein fixer Kassenbestand.

Auch die laufenden Kosten deines Unternehmenskonzepts sollten nicht zu gering beziffert und mit einem Liquiditätspuffer von 25 Prozent kalkuliert werden.

TIPP: Viele Gründerinnen und Gründer kalkulieren ihre Steuern nur unzureichend in der Finanzplanung. Wenn deine Umsätze jährlich steigen, steigt auch die Steuerlast perspektivisch weiter an. Falls du eine GmbH gründest, solltest du zusätzlich Puffer für den Jahresabschluss mit einplanen. 

Die Liquiditätsplanung ist das „Frühwarnsystem“ deiner Finanzen. Sie zeigt dir, ob du in jedem Monat genug Geld auf dem Konto hast, um alle Zahlungsverpflichtungen zu erfüllen. Dazu vergleichst du monatliche Einzahlungen und Auszahlungen.

Berücksichtige hierbei:

• Umsatz- und Zahlungsziele
• Steuernachzahlungen
• Leasingraten
• Entnahmen für die private Haushaltswirtschaft

Steuerliche Aspekte in der Finanzplanung

Vergiss nicht die steuerlichen Abgaben: Einkommens-, Gewerbe-, Umsatzsteuer. Plane Rücklagen ein, um Liquiditätsprobleme zu vermeiden. Besonders bei wachsenden Umsätzen steigt auch deine Steuerlast.

Einnahmen-Ausgaben-Rechnung

In der Liquiditätsplanung stellst du monatlich deine geplanten Einnahmen und Ausgaben gegenüber. Grundlage dafür sind deine verfügbaren Bank- und Barguthaben sowie erwartete Einnahmen – etwa aus Umsätzen, Einlagen oder Zinsen. Davon ziehst du alle laufenden Ausgaben ab: zum Beispiel für Material, Personal, Tilgung, Investitionen, Steuern oder private Entnahmen.

Tragfähigkeit sicherstellen

Sollte bei der Liquiditätsplanung ein temporärer Fehlbetrag entstehen, musst du durch Eigen- oder Fremdkapital, Fördermittel und Zuschüsse kurzfristig aufstocken. Prinzipiell solltest du aber langfristig Überschüsse erwirtschaften können, um ein tragfähiges Geschäftsmodell zu entwickeln. Insofern gilt deine Liquiditätsplanung unbedingt für die ersten drei Geschäftsjahre.

Bei der Finanzplanung ist es wichtig, dein Eigenkapital möglichst lange zu schonen, um einen finanziellen Puffer für dein Unternehmen aufzubauen. Falls in den Bereichen Kostenplanung, Investitionsplan oder Liquiditätsplanung ein vorübergehender Fehlbetrag entsteht, solltest du diesen frühzeitig durch Fremdkapital decken – insbesondere, wenn dein Vorhaben zügig starten soll.

Kapitalbedarf ermitteln

Ein zentraler Bestandteil deines Finanzierungsplans ist daher die Ermittlung des gesamten Kapitalbedarfs: Wie viel Eigen- und Fremdkapital brauchst du? Welche Quellen stehen dir zur Verfügung? Je nach Ausgangslage kommen Finanzierungen, Bankdarlehen, Beteiligungen, Mikrokredite oder staatliche Förderprogramme infrage. Zusätzlich unterstützen dich Bürgschaftsbanken oder digitale Portale für Gründerfinanzierung.

Prüfe die jeweiligen Konditionen genau – also Zinssätze, Laufzeiten, Sicherheiten und Tilgungsfristen – und integriere sie sauber in deinen Finanzplan. Nur so entsteht ein tragfähiges Konzept für einen bankfähigen Businessplan. Den konkreten Fremdkapitalbedarf ermittelst du, indem du dein vorhandenes Eigenkapital vom geplanten Kapitalbedarf abziehst.

Erfolgsformel Kreditantrag: Grundsätzlich gilt die Regel, dass mindestens 20 Prozent Eigenkapitalquote vorhanden sein sollten. Darüber hinaus sind einzubringende Sicherheiten gemessen an ihrer Verwertbarkeit und Nutzungdauer entscheidend für eine Kreditvergabe.

Fremdkapital ohne Sicherheiten

Solltest du weder Eigenkapital noch Sicherheiten vorbringen können, sind Finanzierungslösungen der Bürgschaftsbanken oder Leasing-Förderungen für Betriebsmittel eine alternative Finanzierungsform.

Gründen aus der Arbeitslosigkeit heraus

Zuschüsse, etwa von der Arbeitsagentur, unterstützen besonders diejenigen, die aus der Arbeitslosigkeit heraus oder in schwierigen Situationen ein Unternehmen gründen möchten. Je nach persönlicher Vorsituation kannst du in diesen Fällen entweder den Gründungszuschuss oder das Einstiegsgeld beantragen.

Die erweiterte Gewinn- und Verlustrechnung zeigt dir, ob du mit deiner Geschäftsidee Gewinne erwirtschaften wirst. Um einen Rentabilitätsplan zu erstellen, ermittelst du dein Betriebsergebnis vor Steuern für die nächsten drei Jahre anhand einer gesetzlich normierten Gewinn- und Verlustrechnung nach § 275 Handelsgesetzbuch.

Bei diesem Punkt deiner Finanzplanung solltest du die Hilfe deiner Steuerkanzlei in Anspruch nehmen. Dies gilt insbesondere bei der Bewertung von Unternehmensübernahmen mit einer komplexen Kostenstruktur (Nachfolge).

Hinweis Gewinnerwartung: Bei der Finanzplanung sollte die Gewinnerwartung realistisch und fundiert kalkuliert werden. Setze auf konservative Schätzungen, um Enttäuschungen zu vermeiden und Spielräume für unvorhergesehene Kosten zu schaffen. Übertriebener Optimismus kann zu Liquiditätsengpässen führen. Rechne daher stets mit verschiedenen Szenarien, um Risiken abzufedern und fundierte Entscheidungen zu treffen.

Gerade am Anfang hilft eine Finanzplan-Vorlage, strukturiert vorzugehen. Verschiedene Portale bieten kostenlose Muster, die du an dein Unternehmen anpassen kannst. Fortgeschrittene Unternehmer nutzen eigene Excel-Modelle oder Softwarelösungen wie Lexware Office. Wichtig ist, dass dein Plan übersichtlich, nachvollziehbar und aktuell bleibt.

Der Finanzplan rundet deinen Businessplan ab. Er zeigt, dass deine Idee nicht nur gut, sondern auch wirtschaftlich tragfähig ist. Achte auf klare Strukturen:

• Einleitung mit Definition & Zielsetzung
• Aufbau nach Umsatz, Kosten, Investitionen, Finanzierung, Liquidität, Rentabilität
• Tabellen und Erläuterungen

Tipp: Verwende einheitliche Zeiträume für alle Positionen (z. B. Monat 1-36), um Vergleiche zu ermöglichen.

Die Rolle von Markt und Lage im Finanzplan

Der Markt, in dem du dich bewegst, und die Lage deines Geschäftssitzes beeinflussen deine Zahlen erheblich. Eine gute Marktanalyse zeigt Chancen, Risiken und Kundenzugänge. Die Lage beeinflusst Mieten, Personalverfügbarkeit und Nachfrage.

Personalkosten und Personalplanung korrekt erfassen

Plane dein Team mit allen Kosten: Bruttolöhne, Arbeitgeberanteile, Weiterbildung, Ausfallzeiten. Auch dein eigener Unternehmerlohn zählt dazu. Achte auf realistische Eingruppierungen und tarifliche Mindestlöhne. Die Personalplanung beeinflusst nicht nur die Kosten, sondern auch deine organisatorische Flexibilität.

Praktische Umsetzung: Tools und Software

Neben Lexware Office gibt es viele weitere Programme für die Finanzplanung: sevDesk, Kontolino, Qonto u.v.m. Sie unterstützen dich bei der Aufstellung deiner Zahlen, beim Abgleich mit der Buchhaltung und beim Reporting.

Wichtig: Finanzplan als Teil der Unternehmensstrategie

Ein guter Finanzplan ist keine Momentaufnahme, sondern Teil deiner langfristigen Unternehmensentwicklung. Er hilft dir, Trends zu erkennen, Kapazitäten richtig einzusetzen und strategische Entscheidungen abzusichern. Regelmäßige Updates machen ihn zu einem lebendigen Instrument.

Die Erstellung eines eigenen Finanzplans als Bestandteil im Businessplan Muster ist eine zeitaufwändige und fehleranfällige Aufgabe. Falls du noch nie einen Businessplan erstellt hast oder dies schon länger zurückliegt, kann der Prozess Unsicherheit auslösen – selbst mit Mustern oder Vorlagen. Um dir das zu erleichtern, haben wir ein erprobtes Businessplan-Tool entwickelt, das dich Schritt für Schritt bis zum Finanzplan führt.

Die Ausarbeitung eines Finanzplans erfordert Sorgfalt, Zahlenverständnis und Branchenkenntnis. Doch sie lohnt sich: Du gewinnst Sicherheit, Flexibilität und Vertrauen bei Partnern. Nutze das Wissen, die richtigen Tools und ggf. Beratungsangebote, um deinen individuellen, bankfähigen Businessplan zu erstellen.