Umsatzsteuer easy erklärt – dein Praxisratgeber!

Die im Umsatzsteuergesetz (UStG) geregelte Umsatzsteuer (synonym auch Mehrwertsteuer genannt) besteuert den Austausch von Gütern und Leistungen. Grundsätzlich wird die Umsatzsteuer auf den Nettopreis eines Produkts oder einer Dienstleistung aufgeschlagen, um den Bruttobetrag zu errechnen.

Umsatzsteuer ist Verkehrsteuer und Endverbrauchersteuer

Die Umsatzsteuer ist eine indirekte Steuer, die stets vom Endkunden gezahlt wird (synonym: Endverbrauchssteuer). Für Unternehmen und Dienstleister, die ihre Leistung weitergeben, ist sie ein sogenannter „Durchlaufposten“.

Die Höhe der Umsatzsteuer:

• Allgemeiner Umsatzsteuersatz: Der allgemeine Umsatzsteuersatz beträgt in Deutschland 19 Prozent (§ 12 Abs. 1 UStG).
• Ermäßigter Umsatzsteuersatz: Der ermäßigte Umsatzsteuersatz in Höhe von 7 Prozent gilt darüber hinaus für bestimmte Waren und Dienstleistungen (§ 12 Abs. 2 UStG). 

1.1 Umsatzsteuer richtig berechnen: Formel

Um eine korrekte Umsatzsteuervoranmeldung zu erstellen, musst du zunächst eine ordnungsgemäße Buchung und Dokumentation sämtlicher Geschäftsvorfälle sicherstellen. Dazu gehört zum Beispiel die Erfassung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen sowie die Überprüfung, ob die Umsatzsteuer korrekt berechnet und ausgewiesen wurde.

Die Formeln zur Berechnung der Umsatzsteuer beim Regelsteuersatz von 19 % lauten:

• Nettobetrag x 1,19 = Bruttopreis berechnen (inkl. MwSt.)
• Bruttobetrag / 1,19 = Nettopreis ermitteln (ohne MwSt.)
• Betrag der Umsatzsteuer = Bruttopreis – Nettopreis

Beispiel: Netto = 100 € → Brutto = 119 € → USt = 19 

Beim ermäßigten Umsatzsteuersatz von 7 % passt du die Formel zur Berechnung entsprechend an:

• Nettobetrag x 1,07 = Bruttopreis berechnen (inkl. MwSt.)
• Bruttobetrag / 1,07 = Nettopreis ermitteln (ohne MwSt.)
• Betrag der Umsatzsteuer = Bruttopreis – Nettopreis

Beispiel: Netto = 100 € → Brutto = 107 € → USt = 7 €

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1.1.1 Online-Rechner Mehrwertsteuer

Für den täglichen Gebrauch bei der Berechnung der Umsatzsteuer für das Finanzamt unterstützen dich kostenlose Online-Tools wie z.B. blitzrechner.de oder smart-rechner.de. Hier findest du bei Bedarf weitere Online-Rechner, u.a. Abschreibungsrechner, Gewerbesteuerrechner, Berechnung Geldwerter Vorteil u.v.m.

Wer selbständig tätig ist und für seine Leistungen oder Lieferungen Geld verlangt, muss dafür Umsatzsteuer berechnen:

Umsatzsteuerpflichtig sind „die Lieferungen und sonstigen Leistungen, die ein Unternehmer im Inland gegen Entgelt im Rahmen seines Unternehmens ausführt” (§ 1 Abs. 1 Nr. 1 UStG).

Unternehmen müssen auf ihren Rechnungen den Nettopreis sowie die Umsatzsteuer separat ausweisen und können die gezahlte Vorsteuer (Umsatzsteuer, die sie selbst beim Kauf von Produkten und Dienstleistungen gezahlt haben) von der Umsatzsteuer abziehen, die sie an das Finanzamt abführen müssen.

2.1 Ausnahme Kleinunternehmerregelung

Unternehmen, die die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen, sind von der Umsatzsteuer befreit. Sie müssen keine Umsatzsteuer in ihren Rechnungen ausweisen und keine Umsatzsteuervoranmeldung erklären. Umgekehrt sind Kleinunternehmer nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt.

2.2 Umsatzsteuerbefreiung nach § 4 UStG für Freiberufler

Auch wenn du kein Kleinunternehmer bist, musst du unter bestimmten Voraussetzungen keine Umsatzsteuer-Voranmeldung abgeben – nämlich dann, wenn du zu einer Berufsgruppe gehörst, deren Leistungen nach § 4 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) ausdrücklich von der Umsatzsteuer befreit sind. 

Ein typisches Beispiel sind Heilbehandlungen im Bereich der Humanmedizin. Diese sind grundsätzlich umsatzsteuerfrei. Das betrifft unter anderem freiberuflich Selbständige:

• Ärztinnen und Ärzte
• Heilpraktikerinnen und Heilpraktiker
• Physiotherapeutinnen und Physiotherapeuten

In solchen Fällen wird auf Rechnungen keine Umsatzsteuer ausgewiesen, und es besteht keine Pflicht zur Abgabe einer Umsatzsteuer-Voranmeldung – unabhängig vom Jahresumsatz.

Wichtig: Die Befreiung gilt nur für die konkret steuerfreien Leistungen. Werden zusätzlich steuerpflichtige Leistungen angeboten (z. B. kosmetische Behandlungen), kann eine Umsatzsteuerpflicht entstehen. In diesem Fall kann eine getrennte Betrachtung erforderlich sein.

Die Umsatzsteuer-Voranmeldung muss spätestens am 10. Tag nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums beim Finanzamt eingehen (§ 18 Abs. 1 UStG). Fällt der 10. auf ein Wochenende oder einen Feiertag, verlängert sich die Frist auf den nächstfolgenden Werktag (§ 108 Abs. 3 AO).

• Beispiel – monatliche Abgabe: Die Umsatzsteuer-Voranmeldung ist jeweils bis zum 10. Tag des Folgemonats an das Finanzamt zu übermitteln.
• Beispiel – vierteljährliche Abgabe: Die Voranmeldung für ein Kalendervierteljahr ist bis zum 10. Tag nach Quartalsende einzureichen.

3.1 Wie funktioniert die Schonfrist bei der Umsatzsteuerzahlung?

Wenn du deine Umsatzsteuer per Überweisung bezahlst, hast du in der Regel eine Schonfrist von drei Tagen nach dem Fälligkeitstermin (meist der 10. des Folgemonats). Wichtig zu wissen: Fällt der letzte Tag der Schonfrist auf ein Wochenende oder einen Feiertag, verschiebt sich die Frist automatisch auf den nächsten Werktag.

Beispiel: Wenn die Steuerzahlung am 10. fällig ist und der 3. Tag der Schonfrist ein Samstag ist, hast du Zeit bis Montag, um die Zahlung fristgerecht zu leisten.

3.2 Was ist eine Dauerfristverlängerung?

Das Finanzamt kann auf Antrag die Frist für die Abgabe der Voranmeldungen und für die Entrichtung der Vorauszahlungen verlängern (sog. Dauerfristverlängerung). Demnach verlängert sich die Anmeldefrist jeweils um einen Monat, sofern eine Abschlagszahlung von 1/11 der Summe der Vorauszahlungen für das vorangegangene Kalenderjahr angemeldet und geleistet wird. Bist du dazu verpflichtet, monatliche Voranmeldungen abzugeben, wird eine Dauerfristverlängerung nur bei Entrichtung einer sogenannten Sondervorauszahlung an das Finanzamt gewährt.

3.3 Wann ist die Umsatzsteuer-Jahreserklärung abzugeben?

Zusätzlich müssen Selbständige und kleine Unternehmen für jedes abgelaufene Kalenderjahr eine Umsatzsteuer-Jahreserklärung an das Finanzamt übermitteln. 

3.4 UStVA monatlich oder pro Quartal?

Für Gründerinnen und Gründer sieht das Finanzamt Erleichterungen bei der Einreichung der Umsatzsteueranmeldung vor:

• Monatliche Umsatzsteuer-Voranmeldung: Unternehmen, die im Vorjahr eine Umsatzsteuerzahllast von mehr als 7.500 Euro (ab 01.01.2025: mehr als 9.000 Euro) hatten, sind zur monatlichen Umsatzsteuer-Voranmeldung verpflichtet.
• Vierteljährliche USt. (Umsatzsteuer)-Anmeldung: Jungunternehmen, deren Umsatzsteuerzahllast im Vorjahr mehr als 1.000 Euro, aber nicht mehr als 7.500 Euro betrug (ab 01.01.2025: mehr als 2.000 Euro, aber nicht mehr als 9.000 Euro), können ihre Umsatzsteuer quartalsweise anmelden.
• Jahressteuererklärung: Unternehmen, deren Umsatzsteuerzahllast im Vorjahr nicht mehr als 1.000 Euro betrug (ab 01.01.2025: nicht mehr als 2.000 Euro), können auf Antrag von der Pflicht zur Abgabe von Voranmeldungen befreit werden und lediglich eine Jahressteuererklärung einreichen.

Alle Fristen zur Umsatzsteuer-Voranmeldung 2025 im Überblick:

4.1 Monatliche Voranmeldung

• Pflicht bei: Umsatzsteuerschuld über 7.500 € im Vorjahr (ab 2025: über 9.000 €)
• Abgabe: Monatlich
• Frist: Bis zum 10. des Folgemonats; Beispiel: März 2025 → Abgabe bis 10. April 2025)
• Mit Dauerfristverlängerung: Abgabe bis 10. Mai 2025
• Sondervorauszahlung: 1/11 der USt-Vorauszahlungen aus dem Vorjahr notwendig

4.1.1 UStVA für Gründer ab 2025

Wenn du ein Unternehmen gründest oder eine freiberufliche Tätigkeit neu aufnimmst, musst du dem Finanzamt regelmäßig Umsatzsteuer-Voranmeldungen schicken. Für Gründer gelten dabei von 2021 bis einschließlich 2026 besondere Regeln:

So wird der Abgabezeitraum festgelegt:

Die Häufigkeit der Voranmeldung richtet sich nicht automatisch nach deiner tatsächlichen Umsatzsteuer im Vorjahr (wie bei etablierten Unternehmen), sondern nach der voraussichtlichen Steuerlast im laufenden Jahr.

Ab dem 01.01.2025 gilt dabei:

• Monatliche UStVA: Liegt deine voraussichtliche Umsatzsteuerzahllast über 9.000 Euro, musst du monatlich voranmelden.
• Vierteljährliche UStVA: Liegt sie bei höchstens 9.000 Euro, reicht eine vierteljährliche Abgabe.
• Freiwillig monatliche UStVA: Erwartest du einen Vorsteuerüberschuss von mehr als 9.000 Euro, kannst du freiwillig monatlich melden, um schneller Erstattungen zu erhalten.

4.2 Vierteljährliche Voranmeldung

• Pflicht bei: Umsatzsteuerschuld im Vorjahr über 2.000 € bis max. 7.500 € (ab 2025: bis max. 9.000 €)
• Abgabe: Vierteljährlich
• Frist: Bis zum 10. Tag nach Quartalsende; Beispiel: Q2 (April–Juni) → Abgabe bis 10. Juli 2025
• Mit Dauerfristverlängerung: Abgabe bis 10. August 2025
• Sondervorauszahlung: Keine Sondervorauszahlung erforderlich

4.3 Keine Voranmeldung (nur Jahreserklärung)

• Möglich bei: Umsatzsteuerschuld im Vorjahr maximal 1.000 € (ab 2025: 2.000 €)
• Voraussetzung: Antrag beim Finanzamt oder automatische Feststellung
• Abgabe: Nur Umsatzsteuerjahreserklärung, keine Voranmeldungen

4.4 Zusammenfassende Meldung (ZM)

• Gilt für: Innergemeinschaftliche Lieferungen & Leistungen
• Frist: Bis zum 25. Tag nach Ablauf des Meldezeitraums
• Meldezeitraum: In der Regel monatlich, ggf. quartalsweise bei geringen Umsätzen

In Deutschland gilt für die Umsatzsteuer das sogenannte Selbstanmeldeprinzip. Das bedeutet:

• Unternehmer müssen die Umsatzsteuer eigenständig berechnen,
• in regelmäßigen Voranmeldungen sowie der Umsatzsteuer-Jahreserklärung erklären,
• und selbst an das Finanzamt abführen (§ 18 Abs. 1 UStG).

5.1 So füllst du deine Umsatzsteuer-Voranmeldung richtig aus

Wenn du regelmäßig Umsatzsteuer-Voranmeldungen machen musst, sind diese vier Schritte besonders wichtig:

5.1.1 Umsätze erfassen

Trage alle Einnahmen ein, die du im jeweiligen Monat oder Quartal erzielt hast. Achte dabei auf die richtigen Umsatzsteuersätze – meistens sind das 19 % oder 7 %. Auch steuerfreie Umsätze (z. B. manche medizinischen oder Bildungsleistungen) musst du angeben.

5.1.2 Vorsteuer eintragen

Für Ausgaben, bei denen dir andere Unternehmen Umsatzsteuer berechnet haben (z. B. Büromaterial, Software, Dienstleistungen), darfst du die gezahlte Steuer als Vorsteuer abziehen – vorausgesetzt, du hast eine ordnungsgemäße Rechnung.

5.1.3 Umsatzsteuer berechnen

Jetzt rechnest du: Ziehe die Vorsteuer von der eingenommenen Umsatzsteuer ab:

• Ist das Ergebnis positiv, musst du diesen Betrag ans Finanzamt zahlen.
• Ist das Ergebnis negativ (du hast mehr ausgegeben als eingenommen), bekommst du die Differenz erstattet.

5.1.4 Umsatzsteuervoranmeldung abgeben

Gib die errechneten Beträge in das Online-Formular bei ELSTER ein und übermittle deine Voranmeldung rechtzeitig ans Finanzamt. Wenn du mehr Umsatzsteuer eingenommen hast, als du selbst an Vorsteuer gezahlt hast, musst du die Differenz ans Finanzamt überweisen. Hast du dagegen mehr Vorsteuer gezahlt, bekommst du die Differenz vom Finanzamt erstattet.

5.2 Wie erhalte ich den Vorsteuerabzug?

Für die korrekte Umsatzsteuer-Anmeldung und die Anerkennung des Vorsteuerabzugs müssen Rechnungen einige Pflichtangaben aufweisen, darunter u.a.:

• Name und Anschrift des Leistungserbringers und des Leistungsempfängers
• Steuernummer des Leistungserbringers
• Ausstellungsdatum der Rechnung
• Fortlaufende, eindeutige Rechnungsnummer etc.

Die Absenkung der Umsatzsteuer in der Gastronomie, die bereits in der Corona-Pandemie als Hilfsinstrument eingesetzt wurde, soll nach dem Willen der designierten Bundesregierung ab 2025 verstetigt werden. Demnach gelte ein dauerhaft ermäßigter Umsatzsteuersatz von 7 Prozent für Restaurant- und Verpflegungsdienstleistungen.

6.1 Hintergrund zur befristeten Umsatzsteuersenkung

Die befristete Umsatzsteuersenkung trat am 1. Juli 2020 in Kraft und galt bis zum 31. Dezember 2023. Eine Verlängerung oder Entfristung ab Januar 2024 konnte von der Bundesregierung nicht beschlossen werden. Seit 2024 beträgt die Mehrwertsteuer für den Verzehr in gastronomischen Betrieben wieder 19 Prozent.

Take-away- und Lieferservice-Angebote waren von dieser Regelung nicht betroffen. Für sie galt weiterhin die reduzierte Mehrwertsteuer von 7 Prozent.

Die steuerliche Einordnung von Umsätzen aus Online-Dienstleistungen stellt viele Unternehmen vor Herausforderungen. Besonders die Umsatzsteuerpflicht und deren korrekte Anwendung sorgen für Unsicherheiten. Seit der EU-weiten Neuregelung der Umsatzsteuer für digitale Dienstleistungen gelten Bestimmungslandprinzipien:

Die Umsatzsteuer wird dort fällig, wo der Endkunde ansässig ist.

7.1 Welche Online-Dienste sind betroffen?

Die Neuregelung der Umsatzsteuer für digitale Dienstleistungen betrifft unter anderem Streaming-Dienste, Software-Downloads, E-Books oder Online-Kurse. Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie die korrekten Umsatzsteuersätze des jeweiligen Landes anwenden. Der One-Stop-Shop (OSS) erleichtert dabei die Abwicklung, indem Unternehmen ihre EU-weiten Umsätze zentral melden können, anstatt sich in jedem Land separat zu registrieren.

Die regelkonforme und fristgerechte Einreichung deiner Umsatzsteuervoranmeldung ist wichtig, um Nachberechnungen und mögliche Sanktionen durch das Finanzamt zu vermeiden. Zeit und Nerven im Geschäftsalltag sparst du mit den inzwischen zahlreich verfügbaren Buchhaltungs-Tools, welche Geschäftsvorfälle automatisiert mit den korrekten Steuersätzen verbuchen und im Fälligkeitszeitraum fristgerecht an das Finanzamt via ELSTER-Schnittstelle übermitteln.