Ratgeber: Umsatzsteuer richtig berechnen und abführen

Was ist die Umsatzsteuer?

Die im Umsatzsteuergesetz (UStG) geregelte Umsatzsteuer (synonym auch Mehrwertsteuer genannt) besteuert den Austausch von Gütern und Leistungen. Grundsätzlich wird die Umsatzsteuer auf den Nettopreis eines Produkts oder einer Dienstleistung aufgeschlagen, um den Bruttobetrag zu errechnen.

Umsatzsteuer ist Verkehrsteuer und Endverbrauchersteuer

Die Umsatzsteuer ist eine indirekte Steuer, die stets vom Endkunden gezahlt wird (synonym: Endverbrauchssteuer). Für Unternehmen und Dienstleister, die ihre Leistung weitergeben, ist sie ein sogenannter „Durchlaufposten“.

Höhe der Umsatzsteuer

• Allgemeiner Umsatzsteuersatz: Der allgemeine Umsatzsteuersatz beträgt in Deutschland 19 Prozent (§ 12 Abs. 1 UStG).
• Ermäßigter Umsatzsteuersatz: Der ermäßigte Umsatzsteuersatz in Höhe von 7 Prozent gilt darüber hinaus für bestimmte Waren und Dienstleistungen (§ 12 Abs. 2 UStG). 

Umsatzsteuer in der Gastronomie

Die Absenkung der Umsatzsteuer in der Gastronomie, die bereits in der Corona-Pandemie als Hilfsinstrument eingesetzt wurde, zeigt weiterhin Wirkung. Angesichts der andauernden Energiekrise hat das Bundeskabinett die Mehrwertsteuerreduzierung auf Speisen in der Gastronomie befristet bis zum 31.12. 2023 verlängert. Demnach gilt der ermäßigte Umsatzsteuersatz von 7 Prozent für Restaurant- und Verpflegungsdienstleistungen, mit der Ausnahme der Abgabe von Getränken.

Wer muss die Umsatzsteuer bezahlen?

Umsatzsteuerpflichtig sind „die Lieferungen und sonstigen Leistungen, die ein Unternehmer im Inland gegen Entgelt im Rahmen seines Unternehmens ausführt” (§ 1 Abs. 1 Nr. 1 UStG).

Wer selbständig tätig ist und für seine Leistungen oder Lieferungen Geld verlangt, muss dafür Umsatzsteuer berechnen.

Unternehmen müssen auf ihren Rechnungen den Nettopreis sowie die Umsatzsteuer separat ausweisen und können die gezahlte Vorsteuer (Umsatzsteuer, die sie selbst beim Kauf von Produkten und Dienstleistungen gezahlt haben) von der Umsatzsteuer abziehen, die sie an das Finanzamt abführen müssen.

Ausnahme von der Umsatzsteuerpflicht: Unternehmen, die die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen, sind von der Umsatzsteuer befreit. Sie müssen keine Umsatzsteuer in ihren Rechnungen ausweisen und keine Umsatzsteuervoranmeldung erklären. Umgekehrt sind Kleinunternehmer nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt.

Umsatzsteuer richtig berechnen: Formel

Um eine korrekte Umsatzsteuervoranmeldung zu erstellen, musst du zunächst eine ordnungsgemäße Buchung und Dokumentation sämtlicher Geschäftsvorfälle sicherstellen. Dazu gehört zum Beispiel die Erfassung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen sowie die Überprüfung, ob die Umsatzsteuer korrekt berechnet und ausgewiesen wurde.

Die Formeln zur Berechnung der Umsatzsteuer beim Regelsteuersatz von 19 % lauten:

• Nettobetrag x 1,19 = Bruttopreis berechnen (inkl. MwSt.)
• Bruttobetrag / 1,19 = Nettopreis ermitteln (ohne MwSt.)
• Betrag der Umsatzsteuer = Bruttopreis – Nettopreis

Beim ermäßigten Umsatzsteuersatz von sieben Prozent passt du die Formel zur Berechnung entsprechend an:

• Nettobetrag x 1,07 = Bruttopreis berechnen (inkl. MwSt.)
• Bruttobetrag / 1,07 = Nettopreis ermitteln (ohne MwSt.)
• Betrag der Umsatzsteuer = Bruttopreis – Nettopreis

TIPP: Bei der Umsatzsteuerberechnung sparst du Zeit, wenn du eine geeignete Buchhaltungssoftware installierst, welche den Umsatzsteuersatz automatisch auf die berechneten Nettobeträge anwendet.

Online-Rechner Mehrwertsteuer

Für den täglichen Gebrauch bei der Berechnung der Umsatzsteuer für das Finanzamt unterstützen dich außerdem kostenlose Online-Tools wie z.B. blitzrechner.de oder smart-rechner.de. Hier findest du bei Bedarf außerdem weitere Online-Rechner, u.a. Abschreibungsrechner, Gewerbesteuerrechner, Berechnung Geldwerter Vorteil.

Wie mache ich die Umsatzsteuervoranmeldung?

Selbständige und kleine Unternehmen müssen in der Regel wiederkehrende Umsatzsteuervoranmeldungen beim Finanzamt einreichen. Hierfür gilt das Prinzip der sogenannten Selbstanmeldung. Das bedeutet, dass du die Steuer sowohl in der Umsatzsteuer-Voranmeldung als auch in der Jahreserklärung selbst berechnest und an das Finanzamt entrichtest. 

Die Umsatzsteuervoranmeldung reichst du in der Regel elektronisch über das Elster-Portal des Finanzamts ein. Folgende Schritte sind bei der Umsatzsteuervoranmeldung wichtig:

1. Gesamtumsätze im Voranmeldungszeitraum: Erfasse deine Gesamtumsätze, die du im Voranmeldungszeitraum erzielt hast und berücksichtige hier die verschiedenen Umsatzsteuersätze (in der Regel 19% und 7%) inklusive mögliche steuerfreie Umsätze.
2. Vorsteuer erfassen: Um den Vorsteuerabzug zu berechnen, ziehst du die gezahlte Mehrwertsteuer von der eingenommenen Umsatzsteuer ab. Diese Differenz ergibt den Betrag, der vom Finanzamt als Vorsteuer erstattungsfähig ist. 
3. Zu zahlende Umsatzsteuer berechnen: Um herauszufinden, wie viel Umsatzsteuer du im Voranmeldungszeitraum an das Finanzamt abführen musst, ziehst du die Vorsteuern von den Gesamtumsätzen ab und multiplizierst den verbleibenden Betrag mit dem jeweiligen Umsatzsteuersatz.
4. Umsatzsteuervoranmeldung einreichen: Die berechnete Umsatzsteuer gibst du in der Umsatzsteuervoranmeldung an und leitest sie via ELSTER elektronisch an das Finanzamt weiter.

Faustregel: Ist die durchleitende Umsatzsteuer im Voranmeldezeitraum höher, als der Betrag, den du an Vorsteuer z.B. auf Wareneingangsrechnungen gezahlt hast, musst du die Differenz an das Finanzamt abführen. Umgekehrt erhalten Selbständige ein Steuerguthaben, sofern die gezahlte Vorsteuer den Betrag an erhaltener Mehrwertsteuer übersteigt (Vorsteuerabzug).

Vorsteuerabzug erhalten

Für die korrekte Umsatzsteuer-Anmeldung und die Anerkennung des Vorsteuerabzugs müssen Rechnungen einige Pflichtangaben aufweisen, darunter u.a.:

• Name und Anschrift des Leistungserbringers und des Leistungsempfängers
• Steuernummer des Leistungserbringers
• Ausstellungsdatum der Rechnung
• fortlaufende, eindeutige Rechnungsnummer etc.

Wann muss ich die Umsatzsteuervoranmeldung abgeben?

Die Umsatzsteuer-Voranmeldung muss spätestens am 10. Tag nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums* deinem Finanzamt vorliegen. Für die Zusammenfassende Meldung gilt diese Frist am 25. nach Ablauf des Meldezeitraums. 

Beispiel: Unterliegst du einer monatlichen Abgabepflicht muss die Umsatzsteuer-Voranmeldung für den Monat März bis zum 10. April eingereicht werden. Reichst du die Umsatzsteuer-Voranmeldung vierteljährlich ein, muss die Voranmeldung für das 2. Kalendervierteljahr (Q2) bis zum 10. Juli an das Finanzamt übermittelt werden.

* Fällt der 10. Tag auf einen Samstag, Sonntag oder gesetzlichen Feiertag, so endet die Abgabefrist am nächstfolgenden Werktag.

Dauerfristverlängerung prüfen

Das Finanzamt kann auf Antrag die Frist für die Abgabe der Voranmeldungen und für die Entrichtung der Vorauszahlungen verlängern (sog. Dauerfristverlängerung). Demnach verlängert sich die Anmeldefrist jeweils um einen Monat, sofern eine Abschlagszahlung von 1/11 der Summe der Vorauszahlungen für das vorangegangene Kalenderjahr angemeldet und geleistet wird.

Bist du dazu verpflichtet, monatliche Voranmeldungen abzugeben, wird eine Dauerfristverlängerung nur bei Entrichtung einer sogenannten Sondervorauszahlung an das Finanzamt gewährt.

Schonfrist zur Zahlung der Umsatzsteuer

Die Zahlung der Umsatzsteuerzahllast ist am 10. des Folgemonats fällig. Für Banküberweisungen gilt in diesem Zusammenhang eine Schonfrist von 3 Tagen (§ 240 Abs. 3 AO). 

Beispiel zur Berechnung der Schonfrist

Die Schonfrist berechnet sich wie folgt:

Fällt der letzte Tag der Schonfrist auf einen Samstag, Sonntag oder gesetzlichen Feiertag, so tritt an seine Stelle der nächstfolgende Werktag. Fällt also z. B. der dritte und letzte Tag der Schonfrist auf einen Samstag, verschiebt sich das Ende der Schonfrist auf den folgenden Montag.

Ausnahme: Die Schonfrist gilt nicht für Scheckzahlungen. Das bedeutet, dass ein Scheck, der z.B. am 11. beim Finanzamt eintrifft, erst 3 Werktage später gutgeschrieben werden kann und somit erst am 16. verspätet auf dem dem Konto des Finanzamts eintrifft. Um Verspätungszuschläge zu vermeiden, gilt bei Scheckzahlungen: Ist die zu entrichtende Umsatzsteuer am 10. fällig, muss der Scheck spätestens am 7. des Monats beim Finanzamt eingehen.

Umsatzsteuer-Jahreserklärung nicht vergessen

Zusätzlich müssen Selbständige und kleine Unternehmen für jedes abgelaufene Kalenderjahr eine Umsatzsteuer-Jahreserklärung an das Finanzamt übermitteln. 

Ausnahme Umsatzsteuervoranmeldung

Für Gründerinnen und Gründer sieht das Finanzamt Erleichterungen bei der Einreichung der Umsatzsteueranmeldung vor:

• monatliche Umsatzsteuer-Voranmeldung: Unternehmen, die im Vorjahr eine Umsatzsteuer von mehr als 7.500 Euro ausgewiesen haben, sind zur monatlichen Umsatzsteuer-Voranmeldung verpflichtet
• vierteljährliche USt. (Umsatzsteuer)-Anmeldung: Jungunternehmen, die im dritten Jahr nach Existenzgründung jährlich mehr als 1.000 Euro aber weniger als 7.500 Euro Umsatzsteuer angemeldet haben, können ihre Mehrwertsteuer quartalsweise anmelden.
• Jahressteuererklärung: Unternehmen, deren Umsatzsteuer im Vorjahr weniger als 1.000 Euro betrug, können auf Antrag von der monatlichen Voranmeldung befreit werden und reichen lediglich eine Jahressteuererklärung ein

Umsatzsteuer: Fazit

Die regelkonforme und fristgerechte Einreichung deiner Umsatzsteuervoranmeldung ist wichtig, um Nachberechnungen und mögliche Sanktionen durch das Finanzamt zu vermeiden. Zeit und Nerven im Geschäftsalltag sparst du mit den inzwischen zahlreich verfügbaren Buchhaltungs-Tools, welche Geschäftsvorfälle automatisiert mit den korrekten Steuersätzen verbuchen und im Fälligkeitszeitraum fristgerecht an das Finanzamt via ELSTER-Schnittstelle übermitteln.

Geprüfte Geschäftsvorlagen für die Rechnungslegung

Bei deiner täglichen Buchhaltung unterstützen wir dich. Auf unserer Schwester-Plattform ZANDURA findest du eine Vielzahl an geprüften Geschäftsvorlagen für die Leistungserbringung, darunter Muster-Rechnungen, Vorlagen für Mahnungen u.v.m.

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