Selbständig als Freiberufler: Das musst du beachten

Freiberufler und Freie Berufe: Wer zählt dazu?

Als Freie Berufe gelten die sogenannten Katalogberufe, die sich in 4 Kategorien einteilen lassen:

1. die heilkundlichen Berufe

• Ärzte
• Zahnärzte
• Tierärzte
• Heilpraktiker
• Apotheker
• Dentisten
• Physiotherapeuten

2. die rechts-, steuer- und wirtschaftsberatenden Berufe

• Rechtsanwälte
• Patentanwälte
• Notare
• Wirtschaftsprüfer
• Steuerberater
• Steuerbevollmächtigte
• Beratende Volks- und Betriebswirte
• Vereidigte Buchprüfer und Bücherrevisoren

3. naturwissenschaftliche und technische Berufe

• Vermessungsingenieure
• Ingenieure
• Handelschemiker
• Architekten
• Lotsen
• Biologe
• Chemiker
• Informatiker
• Umweltgutachter
• Vereidigte Sachverständige

4. Kulturberufe

• Journalisten
• Bildberichterstatter
• Dolmetscher
• Übersetzer
• Designer
• Diplompädagogen
• Yogalehrer
• Schriftsteller

Hinzu kommen außerdem vier weitere selbständig ausgeübte Berufsbilder, die das Partnerschaftsgesellschaftsgesetz (PartGG) auflistet. Dazu zählen

• Diplom-Psychologen
• Heilmasseure
• Hebammen sowie
• Hauptberufliche Sachverständiger

Darüber hinaus gelten selbständig ausgeübte Tätigkeitsberufe zu den freiberuflichen Tätigkeiten. Diese umfassen im Kern wissenschaftliche, künstlerische, schriftstellerische und unterrichtende Tätigkeiten. 

Neben den Freien Berufen und den weiteren genannten Berufsbildern und Tätigkeitsbeschreibungen werden Berufsbilder, die in der Liste der Ähnlichen Berufe erfasst sind, ebenfalls bei selbständiger Ausübung als freiberufliche Tätigkeiten erfasst.

Alle selbständigen Tätigkeiten, die nicht den oben genannten Berufsbildern oder Ausübungen zuzuordnen sind, werden automatisch als Gewerbe behandelt.

Zu den Gewerbetreibenden zählt der Gesetzgeber

• jedwede Händler- stationär oder im E-Commerce
• Warenproduzenten
• Beratungstätigkeiten, die keinen Hochschulabschluss erfordern
• vermittelnde Tätigkeiten (z.B. als Makler oder Agent)
• verwertende Tätigkeiten (z.B. als Verleger oder Veranstalter)

Selbständig als Freiberufler: Die Vorteile

Freiberufler genießen gegenüber Gewerbetreibenden einige Vorteile:

• Freiberufler müssen kein Gewerbe anmelden, eine einfache Meldung beim Finanzamt zur Zuteilung einer Steuernummer ist ausreichend.
• Freiberufler müssen keine Gewerbesteuer abführen.
• Freiberufler müssen keine doppelte Buchführung machen, eine einfache Einnahmen-Überschuss-Rechnung ist ausreichend.
• Freiberufler können häufig auf berufsständische Versorgungswerke zurückgreifen, die eine gute Absicherung bieten.

Vorsicht ist jedoch in der Praxis geboten. Vielleicht erkennt das Finanzamt deine Tätigkeit zunächst als eine freiberufliche an. Im Rahmen zukünftiger Betriebsprüfungen werden die Behörden jedoch noch einmal genau schauen, ob du tatsächlich alle Anforderungen hierfür erfüllst. Insbesondere bei mehreren Einkommensarten solltest du genau prüfen, ob du möglicherweise zwar im Berufsbild die Anforderungen an eine freiberufliche Tätigkeit erfüllst, in der beruflichen Praxis jedoch auch Gewerbetätigkeiten nachgehst. Sollte ein Berufsmix vorliegen, gelten für die gemischte Tätigkeit besondere steuerliche Bedingungen, die unbedingt im Vorfeld möglicher Betriebsprüfungen beachtet werden sollten.

Freiberufler und Gewerbetreibender: Das muss steuerlich beachtet werden

Liegen sowohl eine freiberufliche Tätigkeit, als auch eine gewerbetreibende vor, spricht das Finanzamt von gemischten Tätigkeiten. Je nachdem, wie eng der wirtschaftliche oder sachliche Zusammenhang zwischen den beiden Tätigkeitsbereichen ist, wird zwischen trennbar und untrennbar gemischten Tätigkeiten gesprochen.

1. trennbar gemischte Tätigkeiten:

Voraussetzung: Die freiberufliche Tätigkeit steht in keinem direkten Zusammenhang mit der gewerblichen. 

Vorgehen: Beide Tätigkeiten sind in der Buchhaltung zu trennen und sollten einzeln an das Finanzamt gemeldet werden. Im Jahresabschluss musst du für beide Tätigkeitsbereiche eine gesonderte Gewinnermittlung erstellen.

2. untrennbar gemischte Tätigkeiten:

Voraussetzung: Eine untrennbar gemischte Tätigkeit liegt vor, wenn die freiberufliche Tätigkeit unmittelbar mit dem Gewerbebetrieb zusammenwirkt bzw. beide ohne einander nicht funktionieren. Welchen Schwerpunkt das Finanzamt in der Einordnung legt, ist abhängig davon, welche Komponente die gesamte Geschäftstätigkeit maßgeblich prägt.

Vorgehen: Du solltest also auch bei untrennbar gemischten Tätigkeiten darauf achten, dass dein Betriebsprüfer die vermeintliche Freiberuflichkeit nicht im Nachgang als Gewerbe einordnet und du Steuernachzahlungen befürchten musst.

Freiberuflich Selbständig Checkliste: Rechtsform, Steuern und Absicherung

Der Start in die Selbständigkeit ist für Freiberufler unkompliziert und im Gegensatz zu Gewerbetreibenden um einige Schritte entschlackt. Wenn du dich als Freiberufler selbständig machen willst, sind die Wege bis zum ersten Auftrag kurz:

1. Meldung beim Finanzamt

Zunächst registrierst du dich bei deinem zuständigen Finanzamt und zwar spätestens 4 Wochen nach Aufnahme deiner Tätigkeit. Dies kann formlos in einem kurzen Brief unter Angabe der Tätigkeit mit kurzer Beschreibung erfolgen. Eventuell fordert das Finanzamt weitere Unterlagen zur Prüfung des Status als Freiberufler an. Anschließend erhältst du den „Fragebogen zur steuerlichen Erfassung“, der weitere Angaben u.a. zu künftig erwarteten Umsätzen und Gewinnen erfordert. Du kannst den Fragebeogen auch online über das Formular-Management-System des Bundesministeriums der Finanzen im Internet abrufen, ausfüllen und via Mail deinem Finanzamt zukommen lassen.

2. Steuernummer-Zuteilung

Nach Erhalt deiner Steuernummer, kannst du im Prinzip starten. Prüfe mindestens quartalsweise deine Einnahmen und ob du womöglich die Kleinunternehmerregelung geltend machen kannst. In jedem Falle solltest du auch für das Gegenteil gewappnet sein, um ursprünglich zu gering eingeschätzte Umsätze im Rahmen von Steuernachforderungen bedienen zu können. Empfohlen wird generell 30 bis 40 Prozent jeder Rechnung als Steuerabzug zu deklarieren und z.B. auf einem gesonderten Konto bis zur nächsten Steuererklärung vorzuhalten.

3. Rechtsform 

Für eine freiberufliche Selbständigkeit ist eine Vielzahl an Rechtsformen denkbar. Wenn du dich nicht explizit für eine gesonderte Rechtsform entscheidest, so gilt automatisch mit Meldung beim Finanzamt das Einzelunternehmen als valide Rechtsform. Es muss weder ins Handelsregister noch ins Partnerschaftsregister eingetragen werden. Du benötigest auch kein Mindeststammkapital, haftest jedoch bei Ansprüchen gegenüber deinem Unternehmen mit deinem gesamten Privatvermögen.

Im Fall der GbR arbeiten mindestens zwei Personen zusammen. Dies kann bereits eine gemeinsame Außendarstellung sein bis hin zu gemeinsamen Projekten. Die GbR muss ebenfalls nicht ins Handelsregister oder Partnerschaftsregister eingetragen werden und Sie benötigen auch kein Mindest-Stammkapital. Allerdings haftet auch hier jeder Gesellschafter bei Haftungsansprüchen an die Gesellschaft mit seinem gesamten Privatvermögen.

Die Partnerschaftsgesellschaft ähnelt der GbR und richtet sich an alle Freiberufler, die mit Partnern kooperieren wollen (z.B. im Rahmen einer Praxisgemeinschaft). Beide Partner haften für Verbindlichkeiten der Partnerschaft gesamtschuldnerisch und persönlich. Anders als bei der GbR jedoch nicht in jedem Fall, sondern beschränkt: War z.B. nur ein Partner mit der Bearbeitung eines Auftrags befasst oder auch mehrere Partner, haften jeweils immer nur diese Personen für daraus entstandenen Regress. Die Etablierung einer Partnerschaftsgesellschaft ist etwas umfangreicher. Der Vertrag zwischen den Partnern muss notariell beglaubigt werden und die Gesellschaft muss außerdem in das Partnerschaftsregister beim in der Regel zuständigen Amtsgericht eingetragen werden. 

Die ebenfalls mögliche Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) können Freiberufler sowohl als Solo-Selbständige, als auch im Verbund mit Partnern aka Gesellschaftern nutzen. Die Haftung ist bei der GmbH im Fall von Haftungsansprüchen an die Gesellschaft auf das Gesellschaftsvermögen beschränkt. Die Gesellschafter haften mit ihrem Privatvermögen nur im Fall von Kreditverbindlichkeiten. Dieser augenscheinliche Vorteil kommt jedoch nicht aufwandsfrei. Der Gesellschaftsvertrag muss notariell beglaubigt und die GmbH ins Handelsregister eingetragen werden. (An dieser Stelle verspricht der Gesetzgeber in Zukunft Bürokratieentlastung im Antragsverfahren) Außerdem benötigest du ein Gründungsstammkapital von mindestens 25.000 EUR. Als Gesellschafter einer GmbH bist du außerdem verpflichtet, jedes Geschäftsjahr mit einer Gewinn-und-Verlust-Rechnung plus Bilanz abzuschließen.

Die "kleine Schwester der GmbH" ist die Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt) (UG). Die UG kann einzeln oder im Verbund als Rechtsform gewählt werden. Sie ist im Vergleich zur GmbH administrativ entschlackt und kann via Musterformular gegründet werden. Mit bereits 1 EUR Startkapital kannst du deine freiberufliche Tätigkeit starten. Bedenke jedoch, dass dich der Gesetzgeber zur Bildung von Gesellschaftsvermögen verpflichtet hat: Ein Viertel des Jahresgewinns muss deshalb so lange zurückgelegt werden, bis 25.000 EUR Gesellschaftsvermögen erreicht sind. Es besteht hierfür keine zeitliche Vorgabe oder ein entsprechender Umsatzdruck. 

4. Absicherung

Freiberufler müssen entweder in der gesetzlichen oder einer privaten Krankenversicherung versichert sein. Für selbständige Künstler und Publizisten gilt die Versicherungspflicht über die Künstlersozialversicherung (KSK), an die du Beiträge für die Kranken- und Pflegeversicherung leistest. Je nach konkreter Berufssparte sind viele Freiberufler außerdem Pflichtmitglieder in ihrer jeweiligen Berufsgenossenschaft als Träger der gesetzlichen Berufsunfallversicherung.

Pflichtversichert in der gesetzlichen Rentenversicherung sind folgende Freien Berufe und Tätigkeiten:

• selbständige Lehrer
• Erzieher, Ausbilder, Dozenten und Lehrbeauftragte, die auf eigene Rechnung Unterricht erteilen und die keinen versicherungspflichtigen Arbeitnehmer beschäftigen
• Pflegepersonen, die in der Kranken-, Wochen-, Säuglings- oder Kinderpflege tätig sind und im Zusammenhang mit ihrer selbständigen Tätigkeit regelmäßig keinen versicherungspflichtigen Arbeitnehmer beschäftigen
• selbständige Hebammen und Entbindungspfleger
• freiberuflich tätige Seelotsen, die in öffentlichem Auftrag tätig sind
• Künstler und Publizisten
• Selbständige mit einem Auftraggeber

In den Kammerberufen sind die erfassten Freiberufler als Mitglieder in der Regel bei ihrer Kammer pflichtversichert. Dazu zählen insgesamt zwölf freie Berufe - Ärzte, Zahnärzte, Tierärzte, Apotheker, Psychotherapeuten, Notare, Rechtsanwälte, Patentanwälte, Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Architekten und Beratende Ingenieure. Eine Ausnahme gilt für die Psychologischen Psychotherapeuten in Berlin, für die es innerhalb ihrer Kammer kein Versorgungswerk gibt. Sie sind vollständig versicherungsfrei und müssen ihre Altersvorsorge individuell organisieren.

Selbständige Ingenieure können Mitglied ihrer Kammer sein, müssen dies aber nicht sein. Wenn du dich dazu entschließt Kammermitglied zu werden, musst du dich über dein Versorgungswerk auch rentenversichern. Wenn du keiner Kammer angehörst, bist du ebenfalls versicherungsfrei und musst individuell vorsorgen.

Darüber hinaus gibt es weitere berufsständische Versorgungswerke, wie z.B. das Versorgungswerk der Presse für viele Tätigkeitsberufe aus dem Bereich Kommunikation und Medien. Mitglieder können hier zusätzlich zur gesetzlichen Rentenversicherung weitere Maßnahmen zur Altersvorsorge ergreifen. 

5. Zulassung

Um als Freiberufler selbständig arbeiten zu dürfen, bedarf es in einigen Berufsgruppen einer speziellen Zulassung. Dies gilt kardinal für die 12 verkammerten Freien Berufe:

Ärzte, Zahnärzte, Tierärzte, Apotheker, Psychotherapeuten, Notare, Rechtsanwälte, Patentanwälte, Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Architekten und Beratende Ingenieure. 

Angehörige im Berufsstand müssen sich bei Ihrer zuständigen Kammer unter Vorlage folgender Dokumente anmelden:

• Nachweis über den Ausbildungsabschluss (in der Regel erfolgreich abgeschlossenes Studium)
• Nachweis einer Berufshaftpflichtversicherung
• polizeiliches Führungszeugnis

In anderen Berufen ist die Mitgliedschaft in der Berufskammer optional. Dazu zählen Ingenieure und Architekten. Hier bringt die freiwillige Kammermitgliedschaft jedoch einige Vorteile mit sich. So dürfen Berufsbezeichnungen wie "Beratender Ingenieur" oder "Architekt"  öffentlich erst dann geführt werden, wenn eine Mitgliedschaft in der Kammer vorliegt. Dadurch soll ein Qualitätsstandard gewährleistet werden. Bist du kein Mitglied, darfst du dich in der Öffentlichkeit nur unter deinem Berufsabschluss als z.B. "Diplom-Ingenieur" bezeichnen.

Alle anderen freien Berufe sind kammerfrei und bedürfen keiner gesonderten berufsständischen Zulassung. Entweder du erhältst deine Berufszulassung bei öffentlichen Einrichtungen (Heilpraktiker z. B. beim Gesundheitsamt; Öffentlich bestellte und vereidigte Sachverständige bei der IHK und dem jeweils zuständigen Gericht) oder du bist gänzlich zulassungsfrei. (z. B. Journalisten oder Künstler).