Bewirtungskosten clever absetzen: So geht's!

Das Einkommensteuergesetz (EStG) definiert Bewirtungskosten als:

Aufwendungen für Speisen, Getränke, Trinkgelder, die Aufbewahrung von Garderobe, Tabakwaren sowie Unterhaltungsleistungen, die im Rahmen einer Bewirtung anfallen. Diese Ausgaben können – je nach Veranlassung – als Betriebsausgaben oder Werbungskosten in der Steuererklärung steuerlich geltend gemacht werden.

Typische Anlässe für Bewirtungskosten sind:

1. Geschäftsessen

Bewirtest du Geschäftspartner oder Kunden, kannst du 70 % der entstandenen Kosten als Betriebsausgaben absetzen. 30 % bleiben steuerlich außen vor. Das gilt für Ausgaben im Restaurant ebenso wie für Unternehmer und teilnehmende Mitarbeiter.

Wer darf bewirtet werden?

Geschäftspartner sind alle Besucher deines Unternehmens, wie zum Beispiel: Journalisten, Finanzprüfer oder Behördenvertreter. Es spielt keine Rolle, ob du schon eine Geschäftsbeziehung mit ihnen hast oder diese erst aufbaust.

Wichtig: Nicht nur direkte Ansprechpartner zählen als Geschäftspartner für das Finanzamt. Auch Begleitpersonen deiner Geschäftspartner, wie Ehepartner, zusätzliche Mitarbeiter, Assistenten oder externe Berater, die für ein Projekt relevant sein könnten, zählen dazu. Für sie kannst du ebenfalls 70% der Bewirtungskosten als Betriebsausgabe absetzen.

2. Betriebsfeiern, Dienstreisen und besondere Arbeitseinsätze

Bei Betriebsfeiern, Dienstreisen oder besonderen Arbeitseinsätzen entstehen Bewirtungskosten für Mitarbeiter. Diese sind vollständig als Betriebsausgaben abziehbar. Überschreiten die Kosten 60 Euro (Dienstreisen) oder 110 Euro pro Mitarbeiter (Betriebsfeiern), wird auf den Mehrbetrag Lohnsteuer fällig – der volle Abzug als Betriebsausgabe bleibt dennoch erhalten.

Der Gesetzgeber legt keine festen Beträge für angemessene Bewirtungskosten fest. In der Praxis orientiert man sich jedoch an üblichen Richtwerten aus der Geschäftswelt:

1. die Größe des Unternehmens
2. der erzielte Umsatz und Gewinn

Faustregel: Mit steigendem Umsatz erkennt das Finanzamt auch höhere Bewirtungskosten als angemessen an. Das gilt auch dann, wenn es sich bei den Gästen um kleinere Geschäftspartner handelt.

Je nach spezifischer Geschäftslage betrachten Steuerfachleute Bewirtungskosten von 100 EUR bis 200 EUR pro Person und Anlass in der Regel als angemessen.

• Geschäftliche Bewirtungskosten: zu 70 % abzugsfähig (Einzelnachweis erforderlich)
• Betriebliche Bewirtungskosten: zu 100 % abzugsfähig

Für Betriebsfeiern, wie Weihnachts- oder Jubiläumsfeiern, erkennt das Finanzamt anfallende Bewirtungskosten vollständig als abzugsfähige Betriebsausgaben an. Das gilt auch, wenn du Familienangehörige der Mitarbeiter einlädst.

Ausnahme: Solltest du Personen des öffentlichen Lebens, wie Prominente, einladen, kannst du nur 70% der Kosten für Essen und Getränke steuerlich abschreiben.

Besonderheiten beim 110-Euro-Freibetrag beachten

Für Betriebsveranstaltungen gibt es einen 110-Euro-Freibetrag pro Mitarbeiter. Ermittle diesen, indem du die Gesamtkosten der Feier durch die tatsächlich anwesenden Teilnehmer teilst. Bei Überschreiten des Freibetrags wird Lohnsteuer fällig.

Du darfst bis zu zwei Betriebsfeiern im Jahr steuerfrei veranstalten. Jede weitere Feier musst du vollständig versteuern.

Beachte diese Punkte:

• Bei Überschreiten der 110-Euro-Grenze pro Teilnehmer ist der Mehrbetrag lohnsteuerpflichtig.
• Der Vorsteuerabzug fällt ganz weg.
• Die 110-Euro-Berechnung basiert auf den tatsächlich Anwesenden, nicht den Eingeladenen.

Stand 2025 – mögliche Anpassungen künftig beachten

Hinweis: Im laufenden Steuerjahr könnten aufgrund der neuen Legislaturperiode einer CDU-geführten Bundesregierung unter einem SPD-geführten Finanzministerium Anpassungen an der 110-Euro-Freigrenze für Betriebsveranstaltungen erfolgen (Koalitionsvertrag 2025). Bitte behalte mögliche gesetzliche Änderungen im Blick.

Je nach Branche unterscheiden sich die häufigsten abzugsfähigen Bewirtungssituationen. Du solltest in allen Fällen auf einen klar erkennbaren geschäftlichen Anlass sowie eine vollständige Dokumentation achten!

Einige typische Branchen-Beispiele:

1. Freie Berufe (z.B. Berater, Anwälte, Ärzte)

• Projektbesprechung: Arbeitsessen mit Mandanten zur Vorbereitung oder Abstimmung laufender Aufträge.
• Akquisegespräch: Einladung potenzieller Neukunden oder Kooperationspartner zum Erstgespräch in einem Restaurant.
• Fachlicher Austausch: Treffen mit Kollegen oder Netzwerkpartnern zur Besprechung gemeinsamer Mandate oder Kooperationen.

2. Handwerk, Bau & Dienstleistung

• Baustellenbesprechung: Verpflegung von Auftraggebern oder Bauleitern bei Projektbegehungen und Abschlussgesprächen.
• Kundengespräch: Einladung von Geschäftskunden zur Abstimmung über Zusatzaufträge oder spätere Wartungsverträge.
• Lieferantentreffen: Bewirtung bei Preisverhandlungen oder bei der Präsentation neuer Materialien oder Technologien.

3. Onlinehandel und E-Commerce

• Logistikabsprachen: Geschäftsessen mit Versanddienstleistern oder Lagerdienstleistern zur Optimierung der Lieferkette.
• Partnertreffen: Bewirtung von Plattformbetreibern (z. B. Amazon, Shopify) oder Großhändlern bei Kooperationstreffen.
• Agenturmeeting: Essen mit Marketing- oder SEO-Agenturen zur Besprechung von Optimierungsstrategien für den Online-Shop.

4. Gastronomie und Eventbranche

• Sponsorenakquise: Bewirtung potenzieller Sponsoren bei der Präsentation von Eventkonzepten.
• Lieferantengespräche: Treffen mit Lebensmittel- oder Getränkelieferanten zur Verhandlung neuer Lieferkonditionen.
• Netzwerktreffen: Abendessen mit Veranstaltern, Künstlern oder externen Dienstleistern zur Planung gemeinsamer Projekte.

5. Kreativwirtschaft (Designer, Agenturen)

• Kundenvorstellung: Präsentation von Designentwürfen oder Kampagnenideen bei einem Geschäftslunch.
• Projektabstimmung: Essen mit externen Freelancern (z. B. Texter, Entwickler) zur Koordination eines Auftrags.
• Portfolio-Meeting: Treffen mit potenziellen Kunden oder Agenturen zur Vorstellung eigener Dienstleistungen.

Nicht jede Bewirtung ist steuerlich absetzbar. Bewirtungskosten gelten als privat veranlasst und sind nicht abzugsfähig, wenn:

• kein geschäftlicher Anlass vorliegt, etwa bei privaten Feiern oder Einladungen,
• der Aufwand unangemessen hoch ist,
• Pflichtangaben und Belege fehlen,
• keine klare Trennung zu anderen nicht abzugsfähigen Ausgaben möglich ist.

Achte auf vollständige Nachweise und einen klar erkennbaren geschäftlichen Zweck, damit das Finanzamt deine Bewirtungskosten anerkennt!

MwSt. und Bewirtungskosten: So sicherst du dir den Vorsteuerabzug

Bist du zum Vorsteuerabzug berechtigt, kannst du die gesamte Umsatzsteuer aus Bewirtungskosten geltend machen – nicht nur anteilig die 70 %. Grundlage dafür ist § 15 Abs. 1a UStG sowie ein Urteil des Bundesfinanzhofs (Az. V R 76/03).

Wichtig:

• Trinkgelder sind vom Vorsteuerabzug ausgeschlossen.
• Ertragsteuerlich musst du freiwillige Trinkgelder trotzdem den Bewirtungskosten zurechnen.

Kurz gesagt: Nutze deinen vollen Vorsteuerabzug – aber nur für korrekt belegte Bewirtungskosten!

Für die steuerliche Anerkennung deiner Bewirtungskosten brauchst du einen Eigenbeleg, der folgende Angaben enthält (§ 4 Abs. 5 S. 1 Nr. 2 S. 2 EStG):

• Ort der Bewirtung
• Datum der Bewirtung
• Teilnehmer und Anlass der Bewirtung
• Höhe der Kosten

Tipp: Erstelle den Beleg direkt nach dem Essen und unterschreibe ihn.

Besonderheiten Bewirtungsbeleg bei Restaurantbesuchen

Wenn du in einem Restaurant bewirtest, reicht auf deinem Eigenbeleg die Angabe von Anlass und Teilnehmern. Die maschinell erstellte und elektronisch aufgezeichnete Restaurantrechnung dokumentiert das geschäftliche Treffen zusätzlich.

Neu seit 2023: Achte darauf, dass der Bewirtungsbeleg einen Hinweis auf die zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) enthält – das fordert das Finanzamt seit dem 01.01.2023 (BMF-Schreiben vom 30.6.2021).

Kleinbetragsrechnungen bis 250 €: Diese Angaben sind Pflicht

Bei Rechnungen bis 250 € (nach § 33 UStDV) gelten vereinfachte Regeln. Die Rechnung muss enthalten:

• vollständige Kontaktdaten des Bewirtungsbetriebs,
• Datum der Ausstellung,
• Menge und Art der gelieferten Speisen oder Dienstleistungen,
• Gesamtbetrag inklusive Umsatzsteuer und Angabe des Steuersatzes.

Hinweis: Bei steuerfreien Leistungen muss ein entsprechender Vermerk auf der Rechnung stehen.

Vermeide Stress mit dem Finanzamt – diese Detailangaben im Rechnungsbeleg sind Pflicht:

1. Name & Adresse des Bewirtungsbetriebs: Jede Rechnung sollte den vollen Namen und die Anschrift des Bewirtungsbetriebs beinhalten. Auch bei Kleinbetragsrechnungen.
2. Steuernummer/Umsatzsteuer-ID: Die Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Bewirtungsbetriebs muss aufgeführt sein, außer bei Kleinbetragsrechnungen.
3. Datum der Rechnung: Jede Rechnung muss das Datum ihrer Ausstellung beinhalten. Dies gilt ebenso für Kleinbetragsrechnungen.
4. Rechnungsnummer: Die Rechnung muss eine eindeutige, fortlaufende Nummer zur Identifizierung haben. Bei Kleinbetragsrechnungen ist dies nicht notwendig.
5. Beschreibung der Leistung: Die genaue Beschreibung der gelieferten Produkte oder Dienstleistungen muss angegeben sein. Generische Bezeichnungen wie "Speisen und Getränke" sind nicht ausreichend. Eindeutige Abkürzungen oder Bezeichnungen wie "Menü 1" sind akzeptabel.
6. Datum der Bewirtung: Das Datum, an dem die Bewirtung stattfand, muss angegeben sein. Eine einfache Referenz zum Rechnungsdatum ist ausreichend, handschriftliche Notizen reichen jedoch nicht aus.
7. Rechnungssumme: Der Gesamtbetrag inklusive Trinkgeld muss auf einer maschinell erstellten und elektronisch aufgezeichneten Rechnung stehen. Für nicht ausgewiesenes Trinkgeld sollte eine Bestätigung vom Empfänger auf der Rechnung vorliegen.
8. Name des Bewirtenden: Bei Bewirtungskosten über 250 EUR ist der Name des bewirtenden Steuerpflichtigen auf dem Beleg zu nennen. Eine handschriftliche Ergänzung vom Bewirtungsbetrieb ist dabei akzeptabel.

Sonderfälle Bewirtungsbeleg Elster

Sonderfall Unbare Zahlungen:

Bei unbaren Zahlungen, z. B. bei geschlossenen Veranstaltungen, ist die Vorlage eines elektronischen Belegs nicht immer erforderlich. Hier reicht die Kombination aus Rechnung und Zahlungsbeleg.

Sonderfall Verzehrgutscheine:

Bei Verzehrgutscheinen genügt zur steuerlichen Anerkennung die Vorlage der Abrechnung dieser Gutscheine.

Clever bewirten heißt –  Beziehungen stärken & gleichzeitig Steuervorteile nutzen! Mit klaren Regeln und vollständigen Belegen kannst du Bewirtungskosten einfach und sicher absetzen. Ob Geschäftsessen, Betriebsfeier oder Dienstreise – wer sauber dokumentiert und auf die steuerlichen Details achtet, spart bares Geld und bleibt stressfrei beim Finanzamt. 

Weniger Bürokratie für KMU ab 2025

Das Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) bringt seit dem 1. Januar 2025 zudem eine wichtige Neuerung:

Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege wie Rechnungen, Quittungen, Kassenbelege und Bewirtungsnachweise wurde von zehn auf acht Jahre verkürzt.

Diese Änderung betrifft alle Buchungsbelege, deren ursprüngliche zehnjährige Aufbewahrungsfrist am 1. Januar 2025 noch nicht abgelaufen ist. Für Unternehmen, die der Aufsicht der BaFin unterliegen, gilt die verkürzte Frist ein Jahr später – ab dem 1. Januar 2026. Überprüfe regelmäßig deine Archivbestände und passe deine Aufbewahrungspraxis an – so schaffst du mehr Freiraum für dein Kerngeschäft!