Checkliste Betriebsprüfung: unverhofft kommt oft!

Deine kompakte 10-Punkte-Checkliste für Betriebsprüfungen

Eine Betriebsprüfung stellt für kleine Unternehmen eine nervenaufreibende Angelegenheit dar. Um sicherzustellen, dass alles reibungslos verläuft, ist gute Vorbereitung essentiell. Unsere Checkliste Betriebsprüfung unterstützt dich dabei, dich optimal auf eine Prüfung einzustellen und deine Buchhaltung laufend im Blick zu behalten.

Diese 10 Punkte sind elementar für eine straffreie Betriebsprüfung:

1. Dokumentation: Stelle sicher, dass alle Dokumente, die für die Steuererklärung relevant sind, ordentlich sortiert und leicht zugänglich sind. Dazu gehören unter anderem Belege, Rechnungen, Kontoauszüge und Gehaltsabrechnungen.
2. Buchführung: Achte darauf, dass die Buchführung sauber und korrekt geführt wird. Gewährleiste eine ordnungsgemäße Erfassung und Buchung aller Geschäftsvorgänge (Kassengesetz).
3. Steuern: Sorge dafür, dass alle Steuererklärungen korrekt ausgefüllt und eingereicht wurden. Überprüfe, ob alle Steuern pünktlich bezahlt wurden.
4. Arbeitsverträge: Hast du alle Arbeitsverträge korrekt ausgestellt und alle Mitarbeiter ordnungsgemäß angemeldet und entlohnt?
5. Versicherungen: Sind alle notwendigen Versicherungen abgeschlossen und die entsprechenden Beiträge pünktlich bezahlt?
6. Betriebsausgaben: Wurden alle Betriebsausgaben korrekt verbucht und belegt? Überprüfe, dass keine privaten Ausgaben als Betriebsausgaben deklariert wurden.
7. Kassenbuch: Ist das Kassenbuch sauber geführt und bist du sicher, dass alle Einnahmen und Ausgaben korrekt erfasst wurden?
8. Lohnabrechnungen: Überprüfe, ob alle Lohnabrechnungen mit den notwendigen Abgaben korrekt berechnet und bezahlt wurden?
9. Umsatzsteuer: Stelle sicher, dass du die Umsatzsteuer richtig berechnet und abgeführt hast.
10. Sonderausgaben: Verschaffe dir einen Überblick über die korrekte Verbuchung deiner Sonderausgaben, z. B. Abschreibungen oder Investitionen.

Wann wird das Finanzamt stutzig?

Jährlich erstellt das Bundesfinanzministerium aufgrund der Meldungen der Länder eine Statistik über die Ergebnisse der steuerlichen Betriebsprüfung. Umfasst werden ausschließlich die von den Ländern verwalteten Besitz- und Verkehrssteuern. Unberücksichtigt bleiben die Einfuhrumsatzsteuer, die Zölle und die besonderen Verbrauchsteuern sowie die Gemeindesteuern. 

Schwerpunkte der Betriebsprüfung waren u.a.:

• die Veräußerung von Anteilen an Kapitalgesellschaften, u.a. entgeltliche und unentgeltliche Übertragung von Anteilen
• Einkünfte aus der Auflösung oder Kapitalherabsetzung bei GmbHs
• Beteiligung von Kapitalgesellschaften an anderen Körperschaften und Personenvereinigungen
• Verlustabzug bei Körperschaften 
• Berichtigung des Vorsteuerabzugs nach Paragraf 15a des Umsatzsteuergesetzes

Welche Mitwirkungspflichten hast du bei einer Betriebsprüfung?

Du bist verpflichtet, aktiv an der Betriebsprüfung mitzuwirken. Dazu gehört, dass du der prüfenden Person einen geeigneten Arbeitsplatz zur Verfügung stellst und alle relevanten Unterlagen, Bücher und Geschäftspapiere bereithältst. Elektronische Daten müssen in einem maschinell auswertbaren Format übergeben werden. Außerdem bist du zur Auskunftserteilung und Erläuterung deiner Aufzeichnungen verpflichtet.

Falls du nicht mitwirkst, kann das Finanzamt Sanktionen wie Mitwirkungsverzögerungsgelder verhängen oder Besteuerungsgrundlagen schätzen. Um unnötige Komplikationen zu vermeiden, solltest du frühzeitig Rückfragen mit der prüfenden Stelle klären und dich mit deiner Steuerberatung abstimmen.

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