Businessplan Tagesmutter und Tagesvater

Beschreibe in dem ersten Abschnitt von deinem Businessplan kurz und prägnant deine Motivation und persönliche Ausgangslage für die avisierte Selbständigkeit. Sollte es bereits ernsthafte Interessenten für dein Angebot etwa aus deinem persönlichen Umfeld, Nachbarschaft geben, benenne dies. Hast du durch persönliche Präferenz und mögliche Zusatzqualifikationen ein besonderes pädagogisches Profil, das am Betreuungsmarkt stark nachgefragt bzw. gewünscht wird? Stelle eine logisch schlüssige Zusammenfassung deines Vorhabens zusammen, welche eine solide Planung der ersten drei Jahre deiner Selbständigkeit sichtbar macht.

Es empfiehlt sich die Zusammenfassung erst nach der Absolvierung der folgenden Abschnitte zu verfassen. So kommst du bei Änderungen im Verlauf der Erstellung nicht durcheinander und gewährleistest, das die Zusammenfassung und Inhalte stimmig sind.

In diesem Abschnitt von deinem Geschäftsplan steht deine persönliche und fachliche Voraussetzungen für die Betreuungstätigkeit im Vordergrund. Um als Tagesmutter oder Tagesvater in Deutschland arbeiten zu können, sind im ersten Schritt einige Anträge notwendig. Ein deutschlandweit einheitliches System vemisst man hier jedoch. Anträge und Ansprechpartner unterscheiden sich von Bundesland zu Bundesland und muss von dir beim zuständigen Jugendamt vor Ort erfragt werden.

Jede Kinderbetreung als Tagesmutter oder Tagesvater muss eine Anerkennung vom Jugendamt nach erfolgter Prüfung erhalten. Diese spezielle Erlaubnis, die sogenannte Pflegeerlaubnis, ist bundesweit Voraussetzung und wird vom Jugendamt nach § 43 des 8. Sozialgesetzbuches erteilt. Diese Pflegeerlaubnis legt fest, wie viele Kinder du maximal betreuen darfst. Was abhängig von deiner fachlichen, persönlichen, aber auch gesundheitlichen Eignung ist. Die mittels Pflegeerlaubnis zulässige Anzahl betreubarer Kinder variiert von einem bis fünf Kindern.

Die erteilte Pflegeerlaubnis ist Zertifikat einer erfolgreich abgeschlossenen Ausbildung für Tagesmütter oder Tagesväter. Diese ist verpflichtend, um selbständig als Tagesmutter bzw. Tagesvater arbeiten zu dürfen.

Neben der fachlichen Vorraussetzungen müssen in diesem Punkt auch deine betriebswirtschaftlichen Kenntnisse zur Geltung kommen. Offenbare Wissensmängel müssen dabei mit konkretem Lösungsvorschlägen wie Weiterbildungen und Coachings angesprochen werden.

Das Jugendamt, Banken und Förderer sowie Eltern sollten in diesem Abschnitt mehr über die inhaltliche Bandbreite deines Betreuungsangebots und über deine Zielgruppe erfahren. Behandle in diesem Punkt folgende Fragestellungen:

• Welche Altersgruppe wird dein Betreuungsangebot nutzen können?
• Bist du befähigt Kinder mit Handicaps zu betreuen?
• Erfolgt die Betreuung im eigenen Haushalt oder einer extra dafür angeworbenen Unterkunft?
• Welche Verpflegungsmöglichkeit möchtest du anbieten?
• Wann findet die Betreuung statt? Ausschließlich wochentags? Zu welchen Zeiten ist die Betreuung möglich? Sind nach individuellen Absprachen Wochenendbetreuungen möglich? Wie sind deine Urlaubszeiten geregelt? Gibt es Vertretungsoptionen?
• Hast du evtl. zusätzliche Angebote wie Hol- und Bringdienst im Auge?
• Welchen Zugang hast du zu Parks und Grünflächen? Gibt es ein regelmässiges Spielangebot an der frischen Luft und regelmässige Ausflüge in die umliegende Natur?

Geben hier auch schon einen Hinweise darauf, wie du dein Honorar generieren willst. Ob als Tagesmutter/ Tagesvater im Auftrag des Jugendamts oder gänzlich freiberuflich? Die Möglichkeit der Bezuschussung von Betreuungskosten durch das Jugendamt sowie die teils stark abweichenden Honorare der Tagesmütter sind mit ein wichtiges Entscheidungskriterium für Eltern, sprich deine Zielgruppe.

Vom vollendeten dritten Lebensjahr an bis zum Schuleintritt haben Kinder in Deutschland Anspruch auf einen Platz in einer Tageseinrichtung. Praktisch sieht es jedoch so aus, dass eben dieser Platz oft nicht verfügbar ist bzw. von einem anderen Kind bereits eingenommen wird. Berufstätige Eltern in Deutschland nehmen zusätzliche Betreuungsangebote daher als interessante Alternative zur klassischen Kinderbetreuung wahr.

In diesem solltes du jedoch nicht nur diesen Mangel im Angebot konkret an deinem Standort benennen. Fokussiere dich auch auf die vielen infrastrukturellen und inhaltlichen Vorteile, welche deine Kinderbetreuung den Eltern bieten wird. Da stehen insbesondere das Kleinst- und Kleingruppenangebot mit individueller Fördermöglichkeit im Zentrum des Interesses und je nach definierter Ausrichtung im Bereich Geschäftsidee natürlich deine Incentives.

Gebe daher einen aktuellen Überblick der Betreuungslage am Standort. Definiere deine Mitbewerber in der näheren Umgebung. Dazu zählen:

• andere Tagesmütter/-väter
• Kindertagesstätten
• andere spezielle Betreuungsangebote (Kinderturnen, Musikschulen,..)

Wie unterscheidest du dich von diesen Mitbewerbern? Was sind deine Alleinstellungsmerkmale mit denen du eine Auslastung erreichen wirst.

Bevor du in diesem Punkt zur Werbung kommst, gilt es dein Angebot zusammenzustellen. Was sind die Inhalte und der Umfang deiner Kinderbetreuung. Wer sind deine Zulieferer von Verbrauchsmaterial, Catering oder Kinderaussatattung.Bietest du Kennenlern-Angebote an? Wer sind deine Kooperationen bzgl. kurzfristiger Stellvertreter-Angebote im Fall von Krankheit?

Hast du dein Angebot zusmmengestellt, gilt es an eine gezielte und vertrauensbildende Öffentlichkeitsarbeit. Dabei solltest du folgende Fragen beantworten:

• Wie steht es um dein Online-Präsenz?
• Bist du als Tagesmutter/ Tagesvater im Register des Jugendamtes geführt und vermittelbar?
• Hast du Social Media Präsenzen und hier evtl. geschlossene Gruppen für Eltern zum kurzfristigen Austausch?

Als Tagesmutter oder Tagesvater arbeitest du im Normalfall allein. In diesem Abschnitt von deinem Unternehmenskonzept stehen daher eher die betriebswirtschaftlichen Rahmenbedingungen im Vordergrund.

Um eine Pflegeerlaubnis zu erhalten, sind Genehmigungen und Nachweise notwendig. Auch wenn diese in Deutschland uneinheitlich geregelt sind, beinhalten sie folgende grundsätzliche Voraussetzungen:

• Ärztliches Attest: Gibt Auskunft über deinen genauen Gesundheitszustand
• Polizeiliches Führungszeugnis: Wenn du planst die Kinder in deinem eigenen Haushalt zu betreuen, so ist nicht nur die Vorlage deines Führungszeugnisses Pflicht, sondern auch das aller anderen im Haushalt lebenden volljährigen Personen
• Aktuelle Schufa-Auskunft
• Nachweis einer ausreichend pädagogischen Qualifizierung. Als „Qualifizierte Kindertagespflegeperson“ kannst du dich erst bezeichnen, wenn du einen diesbezüglichen Vorbereitungskurs und die Basisqualifizierung absolviert hast. Beide zusammen machen in der Regel 160 Unterrichtsstunden aus. 30 Stunden entfallen auf die Einführungsphase und 130 Stunden auf die Vertiefungsphase. Alternativ kannst du dich auch über ein Fernstudium zum Thema „Kindererziehung“ als Tagesmutter/ Tagesvater qualifizieren. Viele kommerzielle Anbieter haben weitere Lehrgänge mit pädagogischen Schwerpunkten im Angebot. Erkundige dich auch über einen Antrag auf Kostenzuschuss oder sogar eine Kostenübernahme von deinem zuständigen Jugendamt.
• Teilnahme und Nachweis eines Erste-Hilfe-Kurses am Kind

Neben den notwendigen Nachweisen und Genehmigungen sind aber auch zahlreiche rechtliche Aspekte wichtig. So musst du als Tagesmutter/ Tagesvater verschiedene Erziehungsgesetze einhalten. Dabei steht das körperliche und seelische Wohl des Kindes im Vordergrund. Halte diese ebenfalls in deinem Businessplan fest. Zeige so auf, dass du dir deiner Aufgabe als Betreuungsperson bewusst bist und du die dafür notwendigen Voraussetzungen kennst und erfüllst.

Liegen alle Voraussetzungen und Nachweise für eine Pflegeerlaubnis vor, wird diese nach einem ausführlichen Eignungsgespräch mit dem Jugendamt erteilt.

Ebenfalls Teil der Unternehmensorganisation ist ein Überblick zum Thema Absicherung, im Hinblick auf die zu betreuenden Kinder und dich selbst. Die Themen Unfallversicherung und Sozialversicherung sind hier besonders wichtig. Solltest du durch das Jugendamt bezahlt werden, sind sowohl ein regelmäßiges fixes Honorar, Altersvorsorge und Zugang zur Landes-Unfallkasse Teil der Kooperation. Prinzipiell gelten sämtliche Zahlungen, die von Eltern privat oder vom öffentlichen Träger der Jugendhilfe (Jugendamt) an Kindertagespflegepersonen geleistet werden, als Einkommen aus einer selbständigen Tätigkeit.

Neben der betreuungstechnischen Abläufen bei Gründung und danach, sind in diesem Punkt auch deine betriebswirtschaftlichen Abläufe zu strukturieren. Wie willst du deine Buchhaltung umsetzen, welchen Dienstleister für Reinigung, Beförderung, usw. setzt du ein? 

In der sogenannten SWOT-Analyse zeigst du deine unternehmerischen Stärken/ Schwächen und Chancen/ Risiken auf. Sowohl der prinzipielle Mangel an Betreuungsmöglichkeiten und damit einhergehende hohe Bedarf an Tagesmüttern/ Tagesvätern spricht für deine Selbständigkeit, als auch gleichzeitig zahlreiche Vorteile im Vergleich zur klassischen Kinderbetreuung in einer Kindertagesstätte. So kannst du dich durch die Möglichkeit flexibler Öffnungszeiten mit einem attraktiven Alternativangebot gegenüber weniger agilen, öffentlichen Einrichtungen bei einer beruflich stark eingespannten Zielgruppe etablieren.

Je nachdem, welchen Fokus du auch für dich selbst definierst, gilt es diesen mit Betonung auf die hierfür besonders zum Tragen kommenden persönlichen und fachlichen Qualifikationen zu benennen. Ebenfalls solltest du Schwächen oder Risiken mittels Weiterbildungen, Coachings, Kooperationen, Partnerschaften regelmässig auf den Prüfstand stellen. 

In Hinblick auf die Finanzierung deiner Selbständigkeit als Tagesmutter oder Tagesvater solltest du sowohl die Einnahmen als auch deine Kostensituation genau im Vorfeld betrachten. Dabei sollte deine finanzielle Planung sowohl die Anschubfinanzierung als auch die Einnahmen-/Ausgabensituation der ersten drei Jahre deiner Selbständigkeit dokumentieren. Im Hinblick auf steuerrechtliche Vergünstigungen solltest du ausserdem die aktuellen Freibeträge kennen. 

Einnahmen als Tagesmutter/ Tagesvater kannst du in Deutschland in zwei Varianten generieren:

• Erhalt eines privaten Betreuungsentgelts durch Vertragsregelung mit den Eltern
• Erhalt eines öffentlichen Entgelts durch das Jugendamt

Im Falle eines öffentlichen Entgelts wird die Höhe der Einnahmen durch den Staat festgelegt und auch ausgezahlt. Hier hast du als Tagesmutter/ Tagesvater keinerlei Einfluss auf die Höhe deines Verdienstes. Im Falle eines privaten Entgelt tragen die Eltern der zu betreuenden Kinder die frei verhandelbaren Betreuungskosten.

Die Bezahlung über das Jugendamt birgt  jedoch auch Vorteile für dich, denn:

• Die Bezahlung ist regelmäßig und geregelt
• Es besteht eine Altersvorsorge sowie Zugang zur Landes-Unfallversicherung
• Fort- und Weiterbildungen werden gefördert
• Zusätzlich anfallende Kosten werden berücksichtigt

Läuft die Bezahlung der Tagesmutter/ des Tagesvaters über das Jugendamt, wird die Gebühr direkt vom Amt an diese gezahlt. Dabei wird die Höhe der Geldleistung, sofern im Landesrecht nichts anderes geregelt ist, vom Jugendamt festgelegt. Die Eltern zahlen den Kostenbeitrag, der zuvor vom zuständigen Jugendamt ausgerechnet und den Eltern per Bescheid mitgeteilt wurde, direkt an das Jugendamt.

Für Tagesmütter und Tagesväter gelten grundsätzlich keine verbindlichen festen Gebührensätze, da sie freiberuflich tätig sind. Die Kosten schwanken je nach Standort, Umfang der Betreuung, Anzahl der Kinder und Qualifikation. Zu dem Preis pro Kind und Stunde addieren sich noch Kosten für Verpflegung, Ausflüge etc.

Bevor du in die vorvertragliche Verhandlung mit Eltern gehst, bedenke die Möglichkeit der Geltendmachung von Betreuungskosten und kläre die Eltern darüber auf. Pro Kind und Jahr können diese bis zu 6.000 Euro beim Finanzamt geltend machen. Davon zieht das Finanzamt dann zwei Drittel, also maximal 4.000 Euro von der Einkommenssteuer ab. Keine Rolle spielt, ob das Kind konstant während des gesamten Jahres betreut wurde oder nur für einige Tage.

Die Leistungen einer Tagesmutter oder eines Tagesvaters sind nach Umsatzsteuergesetz bei entsprechender Vorlage der Qualifikation und kindgerechter Ausstattung der Räumlichkeiten als Leistungen der Jugendhilfe anerkannt und von der Umsatzsteuer befreit.

Trotzdem sind sämtliche Gelder, die von Eltern privat oder vom öffentlichen Träger der Jugendhilfe (Jugendamt) an Kindertagespflegepersonen gezahlt werden, als Einkommen aus selbständiger Tätigkeit zu betrachten und damit via Einkommenssteuererklärung anzugeben.

Kindertagespflegepersonen haben ihr zuständiges Finanzamt über ihre freiberufliche Tätigkeit zu informieren. Das Finanzamt wird dann prüfen, ob und in welcher Höhe Einkommensteuervorauszahlungen zu leisten sind. Liegt dein voraussichtlich zu versteuerndes Einkommen nach den Berechnungen des Finanzamtes unter dem Freibetrag (Existenzminimum) oder sind die Vorauszahlungen geringer als 400 Euro im Jahr, musst du keine Vorauszahlungen leisten. Genaueres solltest du mit einem Steuerberater klären und dich auf dem Laufenden halten lassen.

Der Businessplan Inhalt umfasst schliesslich einen umfassenden Finanzierungsplan mit folgenden wichtigen Eckdaten:

• Umsatzplanung: Benennung der geplanten Einkünfte
• Investitionsplanung: Welche Investitionen musst du für eine „kindergerechte Ausstattung“ vornehmen: Spielzeug, Kindergrippenwagen, evtl. Anmietung einer neuen Immobilie, Anbringung von Kindersicherungen etc.)
• Kostenplanung: Ausgaben für Miete, Verpflegung der Kinder (Speisen und Getränke), Ausgaben für Spielzeug,
• Haftpflichtversicherung, Steuerberatung und Buchführung, Reisekosten für Ausbildung und Fortbildung (diese sind in einigen Bundesländern jährlich vorgeschrieben), Genehmigungen, Nachweise
• Liquiditätsplanung: Vorsorge für umsatzschwächere Zeiten; Wie willst du konstant alle laufenden Kosten decken? Hast du Reservekapital? Welche Margen erreichst du bei minimaler, optimaler und maximaler Auslastung? Gibt es Überbrückungsoptionen, wenn Kinder unvorhergesehen abgemeldet werden?
• Finanzierung: Wie viel Eigenmittel stehen dir zur Verfügung? Müssen externe Partner ins Boot geholt werden, um den Kapitalbedarf zu decken? Ermittle konkrete Zahlen für z.B. die Beantragung des Gründungszuschusses bei der Agentur für Arbeit und/ oder zur Beantragung von Finanzierungen und Fördermitteln bei Banken und anderen Institutionen (ERP-Gründerkredit StartGeld; betriebliche Neuanschaffungen via Leasingangebot von KfW und UniCredit Leasing).

Am Ende deiner Finanzplanung sollte die Tragfähigkeit deiner Selbständigkeit klar sichtbar sein. Ansonsten musst du nochmal über die vorhergehenden Punkte gehen und Anpassungen vornehmen.

Selbst alle Businessplan Beispiele zusammen, ersetzen nicht die mühsame Ausformulierung eines eigenen Businessplans. Zur Erleichterung haben wir ein Businessplantool entwickelt. Mit diesem wird man Schritt für Schritt durch den eigenen Businessplan geleitet. Am Ende erhält man anhand seiner eigenen Angaben und mit unseren geprüften Formulierungen eine Businessplan zum downloaden und ausdrucken.