Businessplan Tageseltern

Was ist ein Businessplan und warum brauche ich als Tagesmutter/Tagesvater einen Businessplan?

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  • Gründungszuschuss & Einstiegsgeld

In Deutschland herrscht ein massiver Mangel an Betreuungsplätzen für Kinder in jeder Altersklasse. Die Tagespflege bietet Eltern eine interessante Alternative zu klassischen Betreuungskonzepten. Mit einer Selbständigkeit als Tagesmutter oder Tagesvater können Sie sich als zuverlässige, zeitlich flexible und familiennahe Kinderbetreuung auf einem exzellenten Ausgangsmarkt positionieren.

Ihr Businessplan ist Ihre Visitenkarte für Behörden und Finanzpartner im Zuge der Einholung notwendiger Genehmigungen oder bei einer Bewerbung um Fördermittel (z.B. Gründungszuschuss der Arbeitsagentur) .

Auch wenn Ihnen die Vorteile der avisierten Selbständigkeit klar auf der Hand liegen mögen, im Hinblick auf die Langfristigkeit der ausgeübten Tätigkeit dient Ihnen der Businessplan als wichtiger Orientierungsleitfaden. Im Zuge von Vertragsverhandlungen mit interessierten Eltern ist er zusätzliches Vertrauensmoment.

Die Tätigkeit einer Tagesmutter/Tagesvater ist bereits im Sozialgesetzbuch (SGB VIII) unter dem Stichwort der Kindertagespflege als regelmäßige Betreuung von Kindern im Haushalt der Eltern bzw. der Tagesmutter definiert. Die Tagesmutter/Tagesvater erfüllt eine verantwortungsvolle Rolle, indem sie die Familie bei der Erziehung, Bildung und Betreuung des Kindes unterstützt. Der Gesetzgeber hat deshalb sowohl ein Genehmigungsverfahren- als auch spezielle Ausbildungsrichtlinien vorgeschrieben, die in ihrem Businessplan idealerweise als vollständig erfüllt dokumentiert werden. Die 16 Bundesländer können die Regelungen des SGB VIII durch jeweils eigene Verordnungen und Gesetze ausdifferenzieren. Über die aktuell in ihrem Bundesland geltenden Sonderbestimmungen erkundigen Sie sich bitte bei Ihrem zuständigen Jugendamt.

So erstellen Sie Ihren Businessplan

Businessplan Muster: Die Gliederung des Businessplans
Businessplan Muster: Die Gliederung des Businessplans
Ihr Businessplan legt den Grundstein für eine optimale Vorbereitung auf Ihre Existenzgründung und den Weg als Unternehmer. Viele Gründer gelangen hier bereits an Ihre Grenzen. Was gehört in meinen Businessplan? Was muss ich bei den einzelnen Businessplan Kapiteln beachten? Hier finden Sie alle Antworten.

Die wichtigsten Inhalte für Ihren Businessplan

1. Zusammenfassung Ihres Businessplans

Beschreiben Sie kurz und prägnant Ihre Motivation und persönliche Ausgangslage für die avisierte Selbständigkeit. Sollte es bereits ernsthafte Interessenten für Ihr Angebot z.B., aus ihrem persönlichen Umfeld, Nachbarschaft geben, benennen Sie dies. Haben Sie durch persönliche Präferenz und mögliche Zusatzqualifikationen ein besonderes pädagogisches Profil, das am Betreuungsmarkt stark nachgefragt bzw. gewünscht wird? Stellen Sie ein logisch schlüssige Zusammenfassung Ihres Vorhabens zusammen, die eine solide Planung der ersten drei Jahre Ihrer Geschäftstätigkeit sichtbar macht.

2. Gründerprofil

Im Gründerprofil stehen Ihre persönlichen und fachlichen Voraussetzungen für die Betreuungstätigkeit im Vordergrund. Um als Tagesmutter in Deutschland arbeiten zu können sind im ersten Schritt einige Anträge notwendig. Leider gibt es bisher kein einheitliches System. Die Anträge und Ansprechpartner unterscheiden sich von Bundesland zu Bundesland.

Dennoch muss jede Tagesmutter eine Anerkennung vom Jugendamt nach erfolgter Prüfung erhalten. Diese spezielle Erlaubnis, die sogenannte Pflegeerlaubnis, ist in jedem Bundesland Voraussetzung und wird vom Jugendamt nach § 43 des 8. Sozialgesetzbuches erteilt. Diese Pflegeerlaubnis legt fest, wie viele Kinder sie maximal betreuen dürfen. Dies ist abhängig von Ihrer fachlichen, persönlichen, aber auch gesundheitlicher Eignung und variiert bei einer Betreuung von einem bis fünf Kindern.

Des weiteren müssen Sie über eine vordefinierte Ausbildung für Tagesmütter/Väter verfügen, um selbständig als Tagesmutter/Tagesvater arbeiten zu dürfen. Die genauen Rahmenbedingungen hierfür werden weiter unten im Abschnitt über Notwenige Nachweise behandelt.

3. Geschäftsidee und Zielgruppe

Das Jugendamt, Banken und Förderer sowie Eltern können in diesem Abschnitt mehr über die inhaltliche Bandbreite Ihres Betreuungsangebots und über Ihre Zielgruppe erfahren:

  • Welche Altersgruppe wird Ihr Betreuungsangebot nutzen können?
  • Erfolgt die Betreuung im eigenen Haushalt oder einer extra dafür angeworbenen Unterkunft?
  • Welche Verpflegungsmöglichkeit wollen Sie anbieten?
  • Wann findet die Betreuung statt? Ausschließlich wochentags? Zu welchen Zeiten ist die Betreuung möglich? Sind nach individuellen Absprachen Wochenendbetreuungen möglich? Wie sind Ihre Urlaubszeiten geregelt? Gibt es Vertretungsoptionen?
  • Haben Sie evtl. zusätzliche Angebote wie Hol- und Bringdienst im Portfolio?
  • Welchen Zugang haben Sie zu Parks und Grünflächen? Gibt es ein regelmäßiges Spielangebot in der freien Natur und/oder regelmäßige Ausflüge an der frischen Luft?
  • Geben Sie Hinweise darauf, wie Sie Ihr Honorar generieren – als Tagesmutter im Auftrag des Jugendamts oder gänzlich freiberuflich? (Die Bezuschussung des Jugendamtes von Betreuungskosten sowie die teils stark abweichenden Honorare der Tagesmütter sind wichtiges Entscheidungskriterium für Eltern)

4. Markt und Wettbewerb

Vom vollendeten dritten Lebensjahr an bis zum Schuleintritt haben Kinder in Deutschland Anspruch auf einen Platz in einer Tageseinrichtung. Praktisch sieht es jedoch so aus, dass eben dieser Platz oft nicht verfügbar ist bzw. von einem anderen Kind bereits eingenommen wird. Berufstätige Eltern in Deutschland nehmen zusätzliche Betreuungsangebote daher als interessante Alternative zur klassischen Kinderbetreuung wahr. Im Punkt Markt und Wettbewerb sollten Sie jedoch nicht nur diesen Mangel im Angebot benennen. Fokussieren Sie sich außerdem auf die vielen infrastrukturellen und inhaltlichen Vorteile, die Ihr Betreuungsangebot Eltern bieten wird. Da stehen insbesondere das Kleinst- und Kleingruppenangebot mit individueller Fördermöglichkeit im Zentrum des Interesses und je nach definierter Ausrichtung im Bereich Geschäftsidee natürlich Ihre Incentives.

Geben Sie einen aktuellen Überblick der Betreuungslage am Standort. Definieren Sie Mitbewerber in der näheren Umgebung. Dazu zählen

  • andere Tagesmütter/-väter
  • Kindertagesstätten
  • andere spezielle Betreuungsangebote

5. Marketing und Vertrieb

Im Punkt Marketing und Vertrieb listen Sie alle im Vorfeld und parallel zur operations laufenden Werbemaßnahmen.

  • Wie steht es um Ihre Online-Präsenz?
  • Sind Sie Tagesmutter/Tagesvater im Register des Jugendamtes geführt und vermittelbar?
  • Haben Sie Social Media Präsenzen und hier evtl. Geschlossen Gruppen für Eltern zum kurzfristigen Austausch?
  • Bieten Sie Kennenlern-Angebote an ?
  • Besteht die Möglichkeit kurzfristiger Stellvertreter-Angebote im Fall von Krankheit/Umzug etc?

6. Unternehmensorganisation

Als Tagesmutter arbeiten Sie im Normalfall allein. Im Abschnitt Unternehmensorganisation stehen daher eher die rechtlichen Rahmenbedingungen im Vordergrund. Im deutschen Recht ist genauestens festgehalten, welche Voraussetzungen eine Tagesmutter/Tagesvater erfüllen muss:

  • Notwendige Nachweise - Voraussetzungen für die Pflegeerlaubnis
  • Um die Pflegeerlaubnis zu erhalten sind Genehmigungen und Nachweise notwendig. Diese variieren teilweise von Bundesland zu Bundesland. Sie sollten sich bereits im Vorfeld mit Ihrem regionalen Jugendamt in Verbindung setzen, um vor Antritt Ihrer Tätigkeit die jeweils geltenden Bedingungen zu erfahren:
  • Die grundsätzlichen Voraussetzungen für eine Pflegeerlaubnis beinhalten:
  • Ärztliches Attest: Gibt Auskunft über Ihren genauen Gesundheitszustand
  • Polizeiliches Führungszeugnis: *Wenn Sie planen die Kinder in Ihrem eigenen Haushalt zu betreuen, so ist nicht nur Ihr Führungszeugnis Pflicht, sonder auch das aller anderen im Haushalt lebenden volljährigen Personen
  • Aktuelle Schufa-Auskunft
  • Nachweis einer ausreichend pädagogischen Qualifizierung: Als „Qualifizierte Kindertagespflegeperson“ können Sie sich erst bezeichnen, wenn Sie einen diesbezüglichen Vorbereitungskurs und die Basisqualifizierung absolviert haben. Beide zusammen machen in der regel 160 Unterrichtsstunden aus. 30 Stunden entfallen auf die Einführungsphase und 130 Stunden auf die Vertiefungsphase. Alternativ kann Sie auch ein Fernstudium zum Thema „Kindererziehung“ als Tagesmutter/Tagesvater qualifizieren. Viele kommerzielle Anbieter haben weitere Lehrgänge mit pädagogischen Schwerpunkten im Angebot. Erkundigen Sie sich auch über einen Antrag auf Kostenzuschuss oder sogar eine Kostenübernahme beim für Sie zuständigen Jugendamt.
  • Teilnahme und Nachweis eines Erste-Hilfe-Kurses am Kind

Neben den notwendigen Nachweisen und Genehmigungen sind aber auch zahlreiche rechtliche Aspekte wichtig. So müssen Sie als Tagesmutter/Tagesvater verschiedene Erziehungsgesetze einhalten. Dabei steht das körperliche und seelische Wohl des Kindes im Vordergrund. Halten Sie diese ebenfalls in Ihrem Businessplan fest. Zeigen Sie so auf, dass Ihnen Ihre Aufgabe als Betreuungsperson bewusst ist und Sie die dafür notwendigen Voraussetzungen kennen und erfüllen.

Liegen alle Voraussetzungen und Nachweise für eine Pflegeerlaubnis vor, wird diese nach einem ausführlichen Eignungsgespräch mit dem Jugendamt erteilt.

Ebenfalls Teil der Unternehmensorganisation sind ein Überblick zum Thema Absicherung, im Hinblick auf die zu betreuenden Kinder und Sie selbst als Unternehmer*In. Die Themen Unfallversicherung und Sozialversicherung sind besonders wichtig. Sämtliche Gelder, die von Eltern privat oder vom öffentlichen Träger der Jugendhilfe (Jugendamt) an Kindertagespflegepersonen gezahlt werden, sind als Einkommen aus selbstständiger Tätigkeit zu betrachten.

7. SWOT-Analyse

In Ihrer SWOT-Analyse (engl. Akronym für Strengths (Stärken), Weaknesses (Schwächen), Opportunities (Chancen) und Threats (Risiken) können Sie zunächst wie bereits geschildert mit einigen Stärken und Chancen beim Leser punkten. Sowohl der prinzipielle Mangel an Betreuungsmöglichkeiten und damit einhergehende hohe Bedarf an Tagesmüttern/Tagesvätern spricht für Ihre Selbständigkeit, als auch , gleichzeitig zahlreiche Vorteile im Vergleich zur klassischen Kinderbetreuung in einer Kindertagesstätte. So können Sie u.U. Ihrer Zielgruppe eine höhere Flexibilität durch flexible Öffnungszeiten bieten und in diesem Zusammenhang absolut erwähnen.

8. Finanzierung

Im Hinblick auf die Finanzierung Ihrer Selbstständigkeit als Tagesmutter/Tagesvater sollten Sie sowohl die Einnahmen als auch Kostensituation genau im Vorfeld betrachten. Ihre finanzielle Planung sollte sowohl die Anschubfinanzierung als auch die Einnahmen-/Ausgabensituation der ersten drei Jahre Ihrer laufenden Geschäftstätigkeit dokumentieren. Im Hinblick auf steuerrechtliche Vergünstigungen sollten Sie außerdem die aktuellen Freibeträge kennen.

  • Einnahmen als Tagesmutter/Tagesvater können Sie in Deutschland in zwei Varianten generieren -
  • Erhalt eines privaten Betreuungsentgelts durch Vertragsregelung mit den Eltern
  • Erhalt eines öffentlichen Entgelts durch das Jugendamt

Im Falle eines öffentlichen Entgelts wird die Höhe der Einnahmen durch den Staat festgelegt und auch ausgezahlt. Hier haben Sie als Tagesmutter/Tagesvater keinerlei Einfluss auf die Höhe Ihres Verdienstes. Im Falle eines privaten Entgelt tragen die Eltern der zu betreuenden Kinder die mit Ihnen frei verhandelbaren Betreuungskosten.

Die Bezahlung über das Jugendamt birgt häufig Vorteile für die Tagesmutter:

  • Die Bezahlung ist regelmäßig und geregelt
  • Es besteht eine Altersvorsorge sowie Unfallversicherung
  • Fort- und Weiterbildungen werden gefördert
  • Zusätzlich anfallende Kosten werden berücksichtigt

Läuft die Bezahlung der Tagesmutter über das Jugendamt, wird die Gebühr direkt vom Amt an die Tagesmutter gezahlt. Dabei wird die Höhe der Geldleistung, sofern im Landesrecht nichts anderes geregelt ist, vom Jugendamt festgelegt. Die Eltern zahlen den Kostenbeitrag, der zuvor vom zuständigen Jugendamt ausgerechnet und den Eltern per Bescheid mitgeteilt wurde, direkt an das Jugendamt.

Für Tagesmütter gelten grundsätzlich keine verbindlichen festen Gebührensätze, da sie freiberuflich tätig sind. Die Kosten schwanken je nach Umfang der Betreuung, Anzahl der Kinder und Qualifikation der Tagesmutter. Als Marktrichtwerte gelten Sätze zwischen 3,- und 8, Euro pro Kind und Stunde. Hierzu addieren sich noch Kosten für Verpflegung, Ausflüge etc. Bevor Sie in die vorvertragliche Verhandlung mit Eltern gehen, bedenken Sie die Möglichkeit der Geltendmachung von Betreuungskosten und klären Sie Eltern darüber auf. Pro Kind und Jahr können Sie bis zu 6.000 Euro beim Finanzamt geltend gemacht werden. Davon zieht das Finanzamt zwei Drittel, also maximal 4.000 Euro, von der Steuer ab. Keine Rolle spielt, ob das Kind konstant während des gesamten Jahres betreut wurde oder nur für einige Tage.

Die Leistungen einer Tagesmutter/Tagesvaters sind mit §4 Nr. 25 UStG bei entsprechender Vorlage der Qualifikation und kindgerechter Ausstattung der Räumlichkeiten als Leistungen der Jugendhilfe anerkannt und von der Umsatzsteuer befreit.

Trotzdem sind sämtliche Gelder, die von Eltern privat oder vom öffentlichen Träger der Jugendhilfe (Jugendamt) an Kindertagespflegepersonen gezahlt werden als Einkommen aus selbstständiger Tätigkeit zu betrachten und damit via Einkommenssteuererklärung anzugeben. Kindertagespflegepersonen haben ihr zuständiges Finanzamt über ihre selbständige Tätigkeit zu informieren. Das Finanzamt wird dann prüfen, ob und in welcher Höhe Einkommensteuervorauszahlungen zu leisten sind. Liegt Ihr voraussichtlich zu versteuerndes Einkommen nach den Berechnungen des Finanzamtes unter dem Freibetrag (Existenzminimum) oder sind die Vorauszahlungen geringer als 400 Euro im Jahr müssen keine Vorauszahlungen geleistet werden (§ 37 Abs. 5 EStG).

Der Grundfreibetrag im Jahr 2019 beträgt 9.168,00 € (für Verheiratete zusammen 18.336,00 €).

Ihr Finanzierungsplan enthält folgende wichtige Eckdaten:

  • Umsatzplanung (Benennung der geplanten Einkünfte wie eingangs dargelegt)
  • Investitionsplanung: Welche Investitionen müssen Sie für eine „kindergerechte Ausstattung“ vornehmen: Spielzeug, Kindergrippenwagen, evtl. Anmietung einer neuen Immobilie, Anbringung von Kindersicherungen etc.)
  • Kostenplanung: Ausgaben für Miete, Verpflegung der Kinder (Speisen und Getränke), Ausgaben für Spielzeug, Haftpflichtversicherung, Steuerberatung und Buchführung, Reisekosten für Ausbildung und Fortbildung (diese sind in einigen Bundesländern jährlich vorgeschrieben), Genehmigungen, Nachweise
  • Liquiditätsplanung: Vorsorge für umsatzschwächere Zeiten; Wie wollen Sie konstant alle laufenden Kosten decken? Haben Sie Reservekapital? Welche Margen erreichen Sie bei minimaler, optimaler und maximaler Auslastung? Gibt es Überbrückungsoptionen, wenn Kinder unvorhergesehen abgemeldet werden?
  • Finanzierung: Wie viel Eigenmittel stehen Ihnen zur Verfügung? Müssen externe Partner ins Boot geholt werden, um den Kapitalbedarf zu decken? Ermitteln Sie konkrete Zahlen für z.B. die Beantragung des Gründungszuschusses bei der Agentur für Arbeit und/oder zur Beantragung von Finanzierungen und Fördermitteln bei Banken und anderen Institutionen
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