Weihnachtsfeier im Unternehmen: So nutzen Sie steuerliche Freibeträge

Bin ich verpflichtet eine Weihnachtsfeier im Betrieb auszurichten?

Prinzipiell gelten für Weihnachtsfeiern die gleichen Bedingungen wie für die Zahlung von Weihnachtsgeld. Es besteht keine gesetzliche Pflicht. Bei wiederholter Ausrichtung von Weihnachtsfeiern in Ihrem Unternehmen kann jedoch aufgrund des Prinzips der “betrieblichen Übung” ein Gewohnheitsrecht ausgelöst werden.

Wie hoch ist der steuerliche Freibetrag für Weihnachtsfeiern?

Für Betriebsveranstaltungen hat der Gesetzgeber einen steuerlichen Freibetrag von 110 EUR inklusive Umsatzsteuer je Betriebsfeier festgelegt. Der Freibetrag wird für bis zu 2 Veranstaltungen im Jahr gewährt. Wird der Freibetrag überschritten, ist nur die Summe steuerpflichtig, die über der Freibetragsgrenze von 110 EUR liegt.

Der Freibetrag kann nur dann in Anspruch genommen werden, wenn Ihre Weihnachtsfeier prinzipiell allen Angehörigen des Betriebs oder eines Betriebsteils offen steht.

Wenn Ihre Mitarbeiter Ehe- und Lebenspartner mitbringen sollen, dann müssen Sie bei der Berechnung des Freibetrages die hierfür aufgewendeten Mehrkosten immer den jeweiligen Angestellten zurechnen, denn für Angehörige greift der Freibetrag nicht.

Wie berechnet sich der Freibetrag für die Weihnachtsfeier in der Praxis?

Die Kostenermittlung pro Teilnehmer anlässlich Ihrer Weihnachtsfeier unter Berücksichtigung der 110-EUR-Freibetragsgrenze können Sie unkompliziert ermitteln:

• Ermitteln Sie die Gesamtkosten für die Betriebsveranstaltung
• Berechnen Sie den Pro-Kopf-Aufwand je Teilnehmer, indem Sie die Gesamtkosten zu gleichen Teilen unter den Teilnehmern aufteilen
• Ermitteln Sie abschließend noch die Teilnehmer mit Angehörigen und rechnen Sie diesen den jeweiligen Mehraufwand für die Begleitperson zu (Angehörige genießen keinen Freibetrag)

Welche Kosten für die Weihnachtsfeier fallen unter den Freibetrag?

Alle Kosten einschließlich Umsatzsteuer, die Sie als Arbeitgeber für Zuwendungen anlässlich einer Weihnachtsfeier aufwenden müssen, werden im Freibetrag erfasst. Dazu zählen u.a.

• Speisen und Getränke
• Übernachtungs- und Fahrtkosten (steuerfreie Reisekostenerstattungen können nur geltend gemacht werden, wenn Ihre Weihnachtsfeier außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte stattfindet und die Anreise der Mitarbeiter zur Teilnahme an der Veranstaltung dient sowie eigenverantwortlich erfolgt)
• alle Aufwendungen für den äußeren Rahmen (Raummiete; Ton- und Beleuchtung; behördengerechte Ausstattung), aber auch scheinbar sekundäre Kosten wie Trinkgelder
• Musikalische und künstlerische Darbietungen oder Eintrittskarten für kulturelle und sportliche Veranstaltungen, wenn diese nicht der Selbstzweck der Feier sind
• Sachgeschenke von beliebigem Wert, die anlässlich der Weihnachtsfeier an Mitarbeiter und Angehörige verteilt werden sollen
• Barzuwendungen, die statt Sachzuwendungen ebenfalls zweckgebunden im Rahmen einer Weihnachtsfeier erteilt werden

Was kann ich tun, wenn der Freibetrag überschritten wurde?

Alle Aufwendungen einer Weihnachtsfeier, die den Freibetrag je Teilnehmer von 110 EUR überschreiten, gelten als steuerpflichtiger Arbeitslohn. Bei Überschreiten des Freibetrages ist jedoch eine Pauschalbesteuerung des Restbetrags mit 25 Prozent nach § 40 Abs. 2 Nr. 2 EStG möglich.

Das bedeutet in der Praxis, wenn Sie für Ihre Weihnachtsfeier pro Teilnehmer z.b. 130 EUR zahlen. So wird eine Besteuerung lediglich auf die über dem Freibetrag liegenden 20 EUR fällig. Das ergibt bei einer Pauschalbesteuerung von 25% einen Lohnsteuerbetrag von 5 EUR je Teilnehmer.

Die Pauschalbesteuerung kann formlos ohne Antrag beim zuständigen Finanzamt erfolgen und ist für jedwede Personenkreise zulässig. Zuzüglich zur pauschalen Lohnsteuer müssen einstweilen noch der Solidaritätszuschlag von 5,5% und gegebenenfalls pauschale Kirchensteuer abgeführt werden. Im Gegensatz zur individuellen Besteuerung stellt eine pauschal besteuerte Zuwendung anlässlich einer Weihnachts- oder allgemeinen Betriebsfeier kein Arbeitsentgelt im Sinne der Sozialversicherung dar.

Wie sieht es mit der steuerlichen Geltendmachung von Weihnachtsgeschenken aus?

Geschenke und Sachbezüge an Ihre Mitarbeiter, die Sie nicht in einem zeitlichen Zusammenhang mit der Weihnachtsfeier übergeben, sind selbstverständlich auch im Dezember bis zu einem Betrag von 44 EUR lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei (§ 8 Abs. 2 Satz 11 EStG). Sollten Sie diesen monatlichen Freibetrag für Dezember noch nicht für andere Sachleistungen aufgewendet haben, können Sie bis zu diesem Wert Sachgeschenke steuer- und sozialversicherungsfrei erteilen. Hier gilt es lediglich den direkten Zusammenhang zwischen Aufwendung und Weihnachtsfeier eben nicht zu bezeichnen.

Alle Sachbezüge oder Barzuwendungen, die im Rahmen der Weihnachtsfeier ausgegeben werden, fallen unter die Freibetragsgrenze von 110 EUR.