Homeoffice: Arbeitsrecht, Kosten und Steuern

Homeoffice: Vorteile, Risiken und Absicherung für Mobile und Remote Work

Für den „CEO Outlook 2020“  befragte die Wirtschaftsprüfungsgesellschaft KPMG zweifach in diesem Jahr und weltweit 1.300 CEOs zu ihren Erfahrungen in der Corona-Krise sowie der perspektivischen Entwicklung der Arbeitswelt. Die globale Pandemie habe laut KPMG-Ergebnissen deutliche Auswirkungen auf die Zukunft der Arbeitswelt.

Zwei von drei der befragten CEOs gaben an, dass sich ihre Kommunikation mit ihren Angestellten während der Corona-Krise verbessert habe. Drei Viertel der CEOs wollten ihre Mittel zur digitalen Zusammenarbeit und Kommunikation in Zukunft weiter aufbauen (77 Prozent). Ebenso viele gingen davon aus, dass ihr Unternehmen künftig weniger Büroflächen benötigen wird (69 Prozent). 

"Der Neugestaltung der Arbeitswelt mit den unterschiedlichsten Modellen der Zusammenarbeit kommt eine immer wichtigere Rolle zu. Insofern ist es nachvollziehbar, dass die CEOs Personalfragen höchste Priorität einräumen, um ihr Geschäft sichern und auszubauen zu können. Immerhin hat das verstärkte Homeworking im Zuge der Pandemie dafür gesorgt, dass das Potenzial qualifizierter Arbeitskräfte deutlich gestiegen ist. Drei von vier CEOs wollen deshalb auch ihre Recrutingstrategien überdenken."

(Angelika Huber-Straßer, Bereichsvorstand Corporates, Head of Automotive, Deutschland und EMA, KPMG AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft)

Flexible Arbeitsorte und -zeiten sparen Kosten, beschleunigen die digitale Transformation insbesondere von kleinen Unternehmen und bieten Arbeitgebern in der Gewinnung neuer Mitarbeiter einen guten Hebel für die Erwartungen vorallem junger Arbeitnehmer und Azubis. 

Gibt es ein Recht auf Homeoffice?

Bereits seit 2019 versucht Bundesarbeitsminister Hubertus Heil ein "Recht auf Home Office" per Gesetz zu definieren. Die SPD will dadurch erreichen, dass Arbeitgeber, die Homeoffice in der Vergangeneheit ablehnten, hierfür künftig triftige Gründe angeben müssen, warum dies in ihrem Betrieb nicht möglich sei. Am Widerstand der CDU scheiterte diese Forderung bislang. Der bereits bestehende Gesetzesrahmen sei ausreichend und das Prinzip der Freiwilligkeit maßgebend. Es ist also immer der Arbeitsvertrag bzw. darüber hinausgehende individuelle Vereinbarungen maßgeblich ob und in welchem Umfang Homeoffice angeboten wird und werden kann.

Gibt es ein Recht des Arbeitnehmers auf eine bestimmte Ausstattung?

Die Frage, welche Ausstattung Arbeitgeber im Homeoffice bereitstellen müssen, ist nicht so eindeutig zu beantworten bzw. hängt genau davon ab, was vertraglich vereinbart wird: Mobile Arbeit, Homeoffice oder Telearbeit? Die gesetzliche Definition unterscheidet zwischen Telearbeit im engeren Sinne und "mobilem Arbeiten". In § 2 Abs.7 Arbeitsstättenverordnung ArbStättV heißt es wie folgt:

"Telearbeitsplätze sind vom Arbeitgeber fest eingerichtete Bildschirmarbeitsplätze im Privatbereich der Beschäftigten, für die der Arbeitgeber eine mit den Beschäftigten vereinbarte wöchentliche Arbeitszeit und die Dauer der Einrichtung festgelegt hat. Ein Telearbeitsplatz ist vom Arbeitgeber erst dann eingerichtet, wenn Arbeitgeber und Beschäftigte die Bedingungen der Telearbeit arbeitsvertraglich oder im Rahmen einer Vereinbarung festgelegt haben und die benötigte Ausstattung des Telearbeitsplatzes mit Mobiliar, Arbeitsmitteln einschließlich der Kommunikationseinrichtungen durch den Arbeitgeber oder eine von ihm beauftragte Person im Privatbereich des Beschäftigten bereitgestellt und installiert ist."

Telearbeit, Homeoffice oder mobile Arbeit?: Der Arbeits- oder Tarifvertrag entscheidet

Mobile Arbeit oder Remote Work sind bislang vom Gesetzgeber hingegen nicht definiert. Mobiles Arbeiten zeichnet sich gerade dadurch aus, dass Arbeitnehmer frei entscheiden können, an welchem Ort sie mithilfe von Laptop, Tablet oder Smartphone über ein mobiles Netz mit ihrem Arbeitgeber in Kontakt stehen bzw. erforderliche Arbeiten in freier Zeiteinteilung selbstverantwortlich erledigen. Entscheidend ist hierfür immer der individuelle Arbeits- oder Tarifvertrag und die hier formulierten Regelungen zu Arbeitsort und Arbeitszeitgestaltung. 

Nur, wenn du mit einem Arbeitnehmer eine regelmäßige Arbeit an einem definierten Telearbeitsplatz beziehungsweise im Homeoffice vereinbarst, bist du für die Ausstattung des Arbeitsplatzes im Sinne der Arbeitsstättenverordnung verantwortlich.

Wie sind Arbeitnehmer zu Hause und unterwegs versichert?

Arbeitsunfälle im Home Office sichert für Arbeitnehmer im Homeoffice die gesetzliche Unfallversicherung. Als Arbeitsunfälle gelten gemäß § 8 Abs. 1 Satz 1 SGB VII Unfälle von Versicherten infolge einer den Versicherungsschutz nach § 2 Abs. 1 Nr. 1 SGB VII begründenden Tätigkeit.

Das heisst konkret, dass es einen inneren Zusammenhang zwischen der konkreten Tätigkeit und der versicherten Tätigkeit geben muss. Als versichert gilt eine Tätigkeit dann, wenn der Mitarbeiter zum Zeitpunkt des möglichen Unfalls "eine dem Unternehmen dienende Tätigkeit ausüben wollte und diese Handlungstendenz durch die objektiven Umstände des Einzelfalls bestätigt wird."

Das ist regelmäßig der Fall, wenn einem deiner Mitarbeiter z.B. Verletzungen im Zuge der Arbeitsverrichtung beigefügt werden oder es einen dienstlichen Wegeunfall gibt. Die Herausforderung im Homeoffice liegt darin, die Trennung von beruflicher und privater Aktivität und! Räumlichkeit glaubhaft nachzuweisen, da letztere eben nicht versichert sind.

Ein klar definierter Arbeitsbereich sowie sorgsames Differenzieren zwischen privaten und beruflichen Tätigkeiten hilft hier Risiken und Streitpunkte zu minimieren bzw. muss genau das aus den Fallbeschreibungen deiner Mitarbeiter klar hervorgehen.

Welche steuerlichen Vorteile gibt es?

Ein Arbeitnehmer, der ausschließlich im Homeoffice arbeitet und die Regeln für eine steuerliche Absetzung eines Arbeitszimmers erfüllt, kann hier deutliche Kosten sparen. Immer ist die Anschaffung von Geräten wie Drucker, Toner oder Schreibtisch steuerlich absetzbar. Die flächendeckende Ausbreitung des Homeoffice als legitimer dauerhafter Arbeitsplatz in der Corona-Krise hat darüber hinaus zu Diskussionen um eine Erweiterung der steuerlichen Abschreibungsmöglichkeiten geführt. Die zwingende Voraussetzung für eine Geltendmachung ist jedoch aktuell und nach wie vor das Vorhandensein eines "abgeschlossenen Raumes". Nur so können Arbeitnehmer oder selbstständige Freiberufler Geld vom Staat zurück erhalten. 

Welche Gefahren birgt das Homeoffice bzw. Mobile Arbeit?

Du musst eine sichere Infrastruktur und Schulung deiner Mitarbeiter gewährleisten, um sensible Daten zu schützen und den Zugriff auf Geschäftsgeheimnisse zu verhindern. Dies hat unmittelbare Auswirkung auf die Geltendmachung deiner Rechte im Fall eines unberechtigten Zugriffs durch z.B. Wettbewerbsbetrüger und Hacker.

Ganz aktuell sind kriminelle Versuche des Datenzugriffs auf große Unternehmen, die als Fake-President-Angriffe bekannt sind. Betrüger kontaktierten Mitarbeiter im Homeoffice per Telefon oder E-Mail und gaben sich als Mitglied der Geschäftsleitung aus. Die Angestellten wurden dann laut Medienberichten dazu "gedrängt", Zahlungen auf bestimmte externe Konten vorzunehmen. Mit dem Ergebnis, dass das Geld - selbstredend - anschließend verschwand.

Für kleine Unternehmen mag dies weniger gefahrenrelevant zu sein. Doch wenn auch hier eine flache Hierarchie seltener dazu führt, dass der Anruf des Chefs nicht als solcher wahrgenommen wird. Der unberechtigte Zugriff auf Digitale Kommunikationstools und Online Meeting Software sowie ungeschützte Cloud Management und  Projektmanagement Tools sind für kleine Unternehmen realistische Angriffs- und Schmerzpunkte.

Die vollständige Verlagerung deiner Büro-Infrastruktur ins digitale Homeoffice erfordert in jedem Fall eine umfangreiche Schulung deiner Mitarbeiter in Daten- und Passwortschutz sowie sicherer Handhabung der bereitgestellten Arbeitsmittel.