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17.03.2020

Home Office: Methoden und Tools für Remote Work

Welche rechtlichen Bestimmungen gelten im Home Office? Welche Methoden und Tools kann ich nutzen? Wir beantworten wesentliche Fragen zu mobiler Arbeit für Freiberufler und von der aktuellen Coronakrise betroffene Unternehmen.

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Tipps und Tools für´s Home Office

Home Office und Remote Work: Gibt es ein Recht auf Home Office?

Aktuell haben Arbeitnehmer keinen gesetzlichen Anspruch auf Home Office. Auch du als Arbeitgeber kannst Home Office nicht so ohne weiteres anordnen. Entscheidend hierfür sind die individuellen zugrundeliegenden Tarif- bzw. Vertragsoptionen, die Bestimmungen zum Home Office branchenübergreifend oder unternehmensintern regeln. Das bedeutet in der Praxis, dass im Fall fehlender Home Office Klauseln entsprechende Regelungen immer in Absprache mit dem Arbeitnehmer zu erfolgen haben. Ist Home Office bereits tariflich oder im Arbeitsvertrag geregelt, besteht jedoch Weisungspflicht und der Arbeitnehmer muss den Anordnungen zweifelsfrei nachkommen.

Bereits seit 2019 versucht Bundesarbeitsminister Heil ein "Recht auf Home Office" per Gesetz zu definieren. Unterstützung erhielt die SPD dabei inhaltlich zuletzt von den Grünen. Demnach sollen Homeoffice und mobiles Arbeiten künftig für Beschäftigte freiwillig und mit einem Rückkehrrecht an den festen Arbeitsplatz verbunden sein. Arbeitgeber sollen Heimarbeit aber weiterhin aus betrieblichen Gründen ablehnen dürfen. Damit will Heil die Verantwortlichkeiten umkehren und Arbeitgeber stärker in die Pflicht nehmen. Laut einer Studie des Deutschen Instituts für Wirtschaftsforschung (DIW) wäre Home Office für 40 Prozent der hießigen Arbeitsverhältnisse prinzipiell möglich. Die SPD will erreichen, dass Arbeitgeber, die Homeoffice ablehnen, hierfür künftig triftige Gründe angeben müssen, warum dies in ihrem Betrieb nicht möglich ist. Eine Absage an diese Forderung erteilte bislang Koalitionspartner CDU. In einem Interview mit Teleopolis am 12. März 2020 bekräftigte Peter Weiß, Vorsitzender der Arbeitsgruppe Arbeit und Soziales der CDU/CSU-Bundestagsfraktion, erst kürzlich diesen Standpunkt: "Eines ist klar: Ein allgemeines Recht auf Homeoffice wird es nicht geben."

Home Office und Versicherungsschutz: Worauf muss ich achten?

Arbeitsunfälle im Home Office sichert für Freiberufler die private Unfallversicherung bzw. eine Absicherung über die individuelle Berufsgenossenschaft. Arbeitnehmer im Homeoffice genießen prinzipiell Versicherungsschutz in der gesetzlichen Unfallversicherung. Als Arbeitsunfälle gelten gemäß § 8 Abs. 1 Satz 1 SGB VII Unfälle von Versicherten infolge einer den Versicherungsschutz nach § 2 Abs. 1 Nr. 1 SGB VII begründenden Tätigkeit.

Das heisst konkret, dass es einen inneren Zusammenhang zwischen der konkreten Tätigkeit und der versicherten Tätigkeit geben muss. Als versichert gilt eine Tätigkeit dann, wenn der Mitarbeiter zum Zeitpunkt des möglichen Unfalls "eine dem Unternehmen dienende Tätigkeit ausüben wollte und diese Handlungstendenz durch die objektiven Umstände des Einzelfalls bestätigt wird." Das ist regelmäßig der Fall, wenn einem deiner Mitarbeiter z.B. Verletzungen im Zuge der Arbeitsverrichtung beigefügt werden oder es einen dienstlichen Wegeunfall gibt. Die Herausforderung im Homeoffice liegt darin, die Trennung von beruflicher und privater Aktivität und! Räumlichkeit glaubhaft nachzuweisen, da letztere eben nicht versichert sind.

Ein klar definierter Arbeitsbereich sowie sorgsames Differenzieren zwischen privaten und beruflichen Tätigkeiten hilft hier Risiken und Streitpunkte zu minimieren bzw. muss aus Fallbeschreibungen klar hervorgehen.

Geschäftsgeheimnisse schützen: Datensicherheit im Home Office

Eine weitere Herausforderung im Homeoffice ist der sorgsame Umgang mit Geschäftsgeheimnissen. Stelle sicher, dass deine bereitgestellte Hard- und Software nicht für private Zwecke genutzt wird. So minimierst du Sicherheitsrisiken und die Gefahr, dass eingeschleppte Malware von unbekannten Seiten im schlimmsten Fall deinen Server infiltriert. 

Stelle deinen Mitarbeitern alle sicheren Kommunikationstools zur Verfügung, z.B. ein Firmensmartphone, das sich via VPN ins Netz wählt und mit dem Firmenserver verbunden ist. So verhinderst du eine Streuung sensibler Daten.

Vertrauen vs. Kontrolle: Arbeitszeiterfassung im Home Office

Uneinigkeit herrscht immer wieder über die Möglichkeiten der Arbeitszeiterfassung im Home Office. Das Modell der Vertrauensarbeitszeit inklusive Definition klarer Ziele konkurriert hier hart mit Methoden der digitalen Zeiterfassung. Welche Methode für dein Homeoffice praktikabel und effizient ist, musst du selbst in der Praxis entscheiden.

Home Office einrichten

Die essentiellen Schritte für einen optimalen Start im Home Office umfassen einige grundlegende Ausstattungsmerkmale sowie ein Briefing für Arbeitnehmer, damit Prozesse in remote teams ebenso reibungslos ablaufen können.

Sowohl Freiberufler, als auch Arbeitgeber können Kosten im Home Office steuerlich absetzen.

Home Office Start in 7 Schritten:

  1. Arbeitsplatz mit einer guten Sitzgelegenheit und WLAN-Verbindung gewährleisten
  2. Laptop plus stationärer Rechner je nach Tätigkeitsfeld bereitstellen
  3. Headset für Video-Calls sicherstellen
  4. Einen Zugang zum Firmen-Server für Angestellte im Home Office herstellen
  5. Briefing zu Schutz von Geschäftsgeheimnissen unter besonderer Berücksichtigung der IT-Sicherheit vornehmen
  6. Weitere individuelle Unternehmenstools wahlweise einrichten und testen
  7. Verantwortlichkeiten/Erreichbarkeiten klären

Einrichtung und Technik, die der Arbeitgeber für seinen Mitarbeiter im Home Office stellt, sind für diesen auch voll absetzbar. Entspricht das Home Office darüber hinaus den gesetzlichen Anforderungen an einen heimischen Arbeitsplatz, kannst du es als Arbeitgeber teilweise (Betriebskosten anteilig) steuerlich geltend machen.

Asana, Slack und Zoom: Projektmanagement und Kommunikation im Homeoffice

Damit remote work in weit verzweigten Teams gelingen kann, gibt es einige intelligente Tools, die du nutzen kannst:

Asana: Projekte effizient planen 

  • dein digitales Projektmanagementtool für agile Projektplanung

Zoom: Videocalls mit dem gesamten Team

  • Videocalls und -konferenzen; kostenfrei mit bis zu 15 Teilnehmern 40 min lang konferieren; zahlreiche Business Upgrades möglich

Slack: Oder "Tschüss, Inbox"

  • Kommunikationstool mit der Möglichkeit multiple Channels zu erstellen, um Projekte, Themen und Termine an alle Channel-Mitglieder zu kommuniziern sowie für den schnellen digitalen Austausch unter den einzelnen Slack-Teilnehmern 

Weitere Tools für Organsiation, virtuelles Team Work und Kommunikation:

  • GoogleDrive: Erstellen, Synchronisieren und Teilen von Dokumenten
  • Confluence: interaktive Meetings gestalten und in Tools wie Slack oder Asana einbinden
  • Docusign: virtuelle Unterschriften erstellen
  • E-Post von DEUTSCHE POST: Briefe online versenden und empfangen
  • Miro: virtuelle Whiteboards für kreative, virtuelle Zusammenarbeit

Die meisten der genannten Software-Anbieter speichern ihre Unternehmensdaten auf Servern im jeweiligen Zielland. Die hohen Anforderungen der DSGVO sind dadurch gewährleistet und deine sensiblen Daten geschützt. 

Homeoffice in Zeiten von Corona: Zwischen Laptop und Kinderbetreuung

Der Einbruch des wirtschaftlichen Regelverkehrs und zahlreiche Einschnitte im öffenlichen Leben zwingen aktuell viele Unternehmen ihre Mitarbeiter in die verordnete Heimarbeit zu schicken. Wer damit bislang keine Erfahrung hatte, wird zunächst technische Infrastruktur, Mitarbeiterorganisation und Kommunikation anpassen müssen. 

Bedenke, dass besonders unter den aktuellen Bedingungen (bundesweite Schul- und Kitaschließungen) auch für deine Mitarbeiter neue Herausforderungen im Alltag entstehen können. Wer Kinder im Home Office betreuen muss, weil behördliche Schulschießungen ihn oder sie dazu zwingen, sollte bestmöglich unterstützt werden. Dies haben zuletzt auch die Mitglieder der Bundesregierung in einem solidarischen Aufruf an Arbeitgeber und Arbeitnehmer gefordert.

Wenn am Anfang mit der Technik nicht sofort alles läuft, keine Panik. Es soll laut Telekom keine Einschränkungen im Datenverkehr geben. Der Internetknoten DE-CIX in Frankfurt hat zwar bereits am 11. März einen Datendurchsatz von neun Terabit pro Sekunde gemessen und damit einen Wert, den die Betreiber erst zum Ende des Jahres erwartet hatten.  Entsprechende "Notfallpläne" der Telekom sollen aber in jedem Falle gleichbleibend Qualität auch im aktuellen Ausnahmezustand gewährleisten.

Bleibe in Kontakt mit deinen Mitarbeitern durch entweder regelmäßige TeamCalls oder die schnelle Inhouse-Kommunikation via Slack. Feste Sprechzeiten können ebenfalls etabliert werden. So bist du immer nah an deinem Team.

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Über den Autor
Kathleen Händel

Kathleen Händel

Die studierte Kulturwissenschaftlerin arbeitet seit ihrem Master als Redakteur u.a. in den Bereichen Tourismus, für verschiedene Stiftungen und Kommunikationsagenturen. Die Themen responsible tourism, innovative Entwicklungskonzepte und eine nachhaltige economy 4.0 bildeten ihre bisherigen redaktionellen Schwerpunkte. Im unternehmenswelt.de Team schreibt sie seit 2018 u.a. über die digitale Evolution durch Bitcoin, Blockchain und deren gesellschaftliche Bedeutungen. Seit 2019 verantwortet Kathleen Händel den Content-Bereich auf unternehmenswelt.de.