Café eröffnen: Wie du ein Café gründest.

Das eigene Café eröffnen, leckere Heiss- und Kaltgetränke verkaufen sowie selbstkreierte Speisen kredenzen, damit dieser Traum in Erfüllung geht, gilt es Einiges zu beachten. Wir zeigen dir, welche rechtlichen Rahmenbedingungen für selbständige Gastronomen gelten und was du bei einem Café gründen sowie dessen Leitung unbedingt beachten musst.

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Gründungsvorhaben: Wie du erfolgreich ein Café eröffnest

Kaffe trinken und Kuchen essen sind beliebte Freizeitbeschäftigungen

Wenn du dir Gedanken machst, einen Businessplan für ein Café zu erstellen, sind die grundlegenden Marktgegebenheiten wichtig. Diese stehen gut. 

Denn der weltweite Kaffeumsatz beträgt laut Statista 2021 rund 387 Milliarden Euro. Bis zum Jahr 2025 soll dieser auf über 532 Milliarden Euro steigen, was einem jährlichen Umsatzwachstum von 8,28 Prozent entspräche. Dazu kommt, das in Europa der weltweit grösste Kaffeeverbrauch stattfindet. Wobei die Deutschen im Pro-Kopf-Verbrauch in Europa auf Platz acht landen.

Aber nicht nur, dass den Deutschen ihr liebstes Heissgetränk der Kaffee ist. Für rund 57 Prozent von ihnen ist Kaffee trinken und Kuchen essen eine beliebte wöchentliche Freizeitaktivität.

Man kann also sagen, dass die allgemeinen Marktgegebenheiten günstig sind, um ein Café zu eröffnen.

Vor der Gründung gilt es eine "Checkliste Café eröffnen" abzuarbeiten, inklusive genauer Recherchen und Analysen. Denn der regionale Markt kann sich anders und ein Einstieg schwieriger darstellen.

Es gilt somit einen grundlegenden Businessplan für dein Café zu erstellen. In diesem feilst du an deiner Geschäftsidee, erstellst eine umfangreiche Markt- und Wettbewerberanalyse und schliesslich einen schlüssigen Finanzplan. Einerseits dient dir dein Businessplan als Leitfaden bei deiner Existenzgründung und im Verlauf aber als wichtiger Soll/Ist-Vergleich in deiner Selbständigkeit.

Dieser Businessplan kann dann abgewandelt, auch für die Beantragung von Förderungen genutzt werden.

Bei der Eröffnung eines Cafés musst du leider jede Menge gesetzliche Vorschriften beachten. Nachfolgend zeigen wir dir einige grundlegende:

  • Vorschriften aus Gaststättenverordnung
  • Hygienevorschriften
  • Jugendschutzgesetz
  • Vorschriften zu Preiskennzeichnungen
  • GEMA-Gebühren
  • EU Einwegplastik-Verbot

Du kannst auch ein bestehendes Café übernehmen. Dabei gilt es aber umso genauer hinzuschauen und die Zahlen zu analysieren. Manchmal macht es mehr Sinn, nur das Inventar, Rezepte, Personal, Lieferanten, usw. mit deinem eigenen Unternehmen abzukaufen. So kannst du die Haftung für versteckte Verbindlichkeiten oder Steuerschulden des Alteigentümers umgehen.

Bei der Wahl der Rechtsform für dein Unternehmen, gilt es die unternehmerischen Risiken gegenüber dem Gründungs- und Verwaltungsaufwand zu vergleichen. Dabei können auch Beiteiligungen oder Finazierungen eine Rolle spielen.

Solltest du bei der Übernahme eines Cafés größere Umbauten oder Änderungen an der Raumaufteilung vornehmen wollen, brauchst du dafür meist neue Genehmigungen und Handwerker.

Was als Gast eines Cafés so einfach aussieht, erfordert in Wahrheit viele präzise abgestimmte Abläufe und Prozesse, wie etwa die folgenden:

  • optimale Laufwege
  • Minimierung der Wartezeiten
  • gute Organisation der Speisenzubereitung
  • freundlicher und professioneller Service
  • richtige Personalplanung und -einteilung

Wenn es dir persönlich in bestimmten Bereichen an Erfahrung fehlen sollte, sorge dafür, dass du bereits vor Gründung, aber spätestens zur Eröffnung, die entsprechenden Kompetenzen in deinem Team hast.

Die Kosten für Gründung und Investitionsmaßnahmen bedingen meist hohe fünfstellige Eurobeträge. Wobei dies individuell niedriger oder höher liegen kann. Maßgebliche Investitions- und Anschaffungskosten für dein geplantes Café sind u.a. folgende Positionen:

  • behördengerechte Ausstattung des Gäste- und Sanitärbereichs 
  • Ausstattung der Tresen- und Thekenelemente
  • Kücheneinrichtung
  • Ausstattung für Service (Teller, Besteck, Gläser)
  • Erstellung einer Webseite sowie weitere Marketingmaßnahmen
  • Design eines Logos und der Speisekarten
  • Laufende Kosten durch Wareneinkauf
  • Personalkosten
  • Gebühren für Genehmigungen (Erteilung einer Gaststättenkonzession; Gewerbanmeldung; Rechtsform bezogene Gründungskosten
  • Versicherungen (Betriebshaftpflichtversicherung; Inhalteversicherung; Gewerberechtsschutzversicherung)
  • dein eigenes Gehalt und anfallende Kosten wie Kranken- und Pflegeversicherung

Du solltest stets realistisch kalkulieren und eine Anlaufzeit deines Cafés bedenken, genauso wie saisonale Schwankungen in der Auslastung, je nach deinem Konzept. Vor Start, solltest du unbedingt mögliche Fördermittel, Zuschüsse oder Finanzierungen prüfen. Diese schützen deine  Liquidität und helfen dir über die Anlaufphase. 

Zwar ist für selbständige Cafébetreiber bei einem vergleichsweise geringen Wareneinsatz, eine große Umsatzspanne zu erreichen. Jedoch solltest du bei deiner Umsatzerwartung und Kalkulation bedenken, dass auch der Konsumentenverbrauch deines Angebotes wie etwa Kaffee und Kuchen pro Kunden beschränkt ist. Dadurch kann der durchschnittliche Umsatz weit geringer als erwartet ausfallen.

Um deinen Mindestumsatz zur Deckung der laufenden Kosten zu ermitteln, solltest du daher realistisch sein. Hast du einen grossen Aussenbereich, kann dir auch schonmal das Wetter einen Strich durch deine Rechnung machen.

Kalkuliere deinen durchschnittlichen Umsatz pro Gast in deinem Café also nicht so hoch. Rechne aus, wie viel Mindestumsatz du brauchst. Entsprechend solltest du deine Speise- und Getränkekarte gestalten. Reichen deine Sitzplätze für einen Mindestumsatz zur Kostendeckung nicht aus, dann kannst du einen zusätzlichen Strassenverkauf prüfen.

Bedenke, dass zum Wareneinsatz noch weitere Kosten hinzukommen, die du vom Umsatz abziehen musst. Miete, Personal, Energie, Wasser, Küchenausstattung, Geschirr, Abfall, Wartungen etwa. Rechne deine fixen und variablen Kosten aus und leite daraus ab, wie viel Umsatz du mit deinem Kernangebot pro Stunde mindestens machen müsstest, um kein Minus zu machen.

Sind die Verkaufszahlen realistisch? Vergleiche sie auf jeden Fall immer mit deinem Businessplan. Falls nicht, solltest du an den Kosten, am Angebot bzw. am Marketing nachbessern. Anderenfalls erwäge vor einer vernünftigen Schliessung eine Kooperation oder die Aufnahme eines kostenreduzierenden Franchise. 

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Über den Autor
René Wendler

René Wendler

René hat die letzten 20 Jahre erfolgreich Geschäftsmodelle zur Betreuung von Gründern und Unternehmern aufgebaut. Damals wie heute adressiert er gemeinsam mit seinem Team Solo-Selbstständige und Unternehmen mit weniger als 10 Mitarbeitern, welche weder die mediale noch politische Aufmerksamkeit haben, obwohl sie 95% aller Unternehmen in Deutschland stellen und 60% aller Arbeitsplätze absichern. Daraus entstanden ist auch unternehmenswelt.de, die mittlerweile größte Anlaufstelle für Gründer und Unternehmer in der D/A/CH Region mit über 500.000 Mitgliedern.

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