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Businessplan Café – endlich den Traum vom eigenen Café verwirklichen

Ein gemütliches Café ist für die eigenen Gäste geprägt von gutem Kaffee und leckeren Kuchen und Snacks. Der Weg dahin bedarf vor allem einer guten Planung und meist auch etwas Fremdkapital. Hier bietet sich ein Businessplan an. Wir erklären Schritt für Schritt wie Sie dabei vorgehen können.

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Gastronomie ist harte Arbeit, auch wenn das Café sehr klein ist. Umso wichtiger ist es, sich vor der Existenzgründung mit einem Café mit allen relevanten Punkten zu beschäftigen und nicht später überrascht zu werden.

In der Planungsphase kann ein Businessplan für Ihr neues Café hilfreich sein. Während der Erstellung haben Sie die Chance, sich mit allen Themen, angefangen von der Finanzierung bis hin zum konkreten Konzept für Ihren Laden zu beschäftigen.

Ein fertiger Businessplan kann auch sehr nützlich zur Vorlage gegenüber potentiellen Geschäftspartnern sein:

  • zur Beantragung von Finanzierungen oder Fördermitteln bei Banken,
  • Kooperationen mit und Kredite von Getränkelieferanten,
  • zur Beantragung des Gründungszuschusses bei der Arbeitsagentur,
  • bei Übernahme eines bestehenden Cafés.

Ein Businessplan hat diverse formelle und inhaltliche Anforderungen, die unabhängig davon gelten, ob Sie ein Café, einen Friseursalon oder einen Kiosk eröffnen. Wichtig ist dann vor allem, die einzelnen Punkte sehr individuell zu beleuchten und ihr Konzept verständlich zu beschreiben.

Dieser Teil des Businessplans ist eine Zusammenfassung aller Informationen zu Ihnen als Gründer oder Gründerin und Ihrem geplanten Café-Konzept. Am einfachsten lässt sich dieser Abschnitt formulieren, wenn der übrige Businessplan schon steht. So stellen Sie sicher, dass Sie keine wichtigen Informationen vergessen.

Gerade in der Gastronomie gibt es einige behördliche Voraussetzungen, die bei der Planung zu beachten sind (siehe Punkt 6 Unternehmensorganisation). Die Kenntnis über behördliche Voraussetzungen ist aber nur die Basis. In diesem Kapitel müssen Sie vor allem dafür sorgen, dass der Leser von Ihnen als Gründer und zukünftigem Café-Betreiber überzeugt wird. Berichten Sie in diesem Abschnitt von den Stärken, die Sie mitbringen, um Ihren Plan erfolgreich umzusetzen und ein gut laufendes Café zu betreiben. Verschweigen Sie aber nicht eventuelle Schwächen und nutzen Sie die Chance, auch direkt zu beschreiben, wie Sie planen diese (z.B. durch Weiterbildung) anzugehen.

In diesem Kapitel geht es nun endlich um Ihre konkrete Geschäftsidee. Stellen Sie dabei Ihre Zielgruppe in den Mittelpunkt. Wen wollen Sie mit Ihrem Café-Konzept insbesondere ansprechen?

Beschreiben Sie dann, wie das Konzept für Ihr Café aussieht. Welche Speisen wollen Sie anbieten? Welche Besonderheiten wird es geben (z.B. vegane Angebote, zuckerfreie Kuchen etc.)?

Haben Sie schon eine Kaffeerösterei als Partner in Planung oder werden Sie den Kaffee sogar selbst rösten? Beschreiben Sie hier welche Getränke und Speisen Sie anbieten möchten.

Erklären Sie hier auch gern schon besondere Abläufe, z.B. wo der Kuchen bezogen werden soll, wie Sie sich Ausstattung und Ambiente im Café vorstellen und was Sie konkret vom Wettbewerb abhebt.

Der Markt des Gaststättengewerbes ist riesig. Laut den Berechnungen des DEHOGA Bundesverbandes lag der Jahresumsatz im Gaststättengewerbe in 2016 bei rund 46 Milliarden Euro, rund 165.000 Gaststätten gibt es aktuell in Deutschland, davon rund 11.500 Cafés.

Umso wichtiger ist es, sich mit seinem geplanten Standort und dem dort vorhandenen Wettbewerb im Detail zu befassen. Nutzen Sie die Chance, sich genaue Gedanken dazu zu machen, wie der Wettbewerb rund um Ihren Standort aussieht und wie Sie sich mit Ihrem Konzept davon abheben wollen.

Dieser Bereich ist besonders wichtig im Businessplan, schließlich nützt das schönste Café nichts, wenn es niemand kennt und sich zu wenig Gäste zu Ihnen verirren.

Überlegen Sie an dieser Stelle also genau, wie Sie es schaffen können, durch clevere Kooperationen und Werbemaßnahmen auf sich aufmerksam zu machen. Zum Marketing gehört aber auch immer eine zur Zielgruppe und zum Wettbewerb passende Preisstrategie.

Beachten Sie in Ihrem Marketing Konzept die wichtigsten Faktoren (4 P´s):

  • Produkt (Product)
  • Preis (Price)
  • Standort (Place)
  • Werbung (Promotion)

In unserem Artikel zu den 4 P´s im Marketing erhalten Sie noch mehr Tipps zu dem Thema. 

Beschreiben Sie im Kapitel, wie Sie planen z.B. mit Social Media Aktionen (eigenes Instagram Profil für das Café) oder PR in lokalen Medien Ihre Zielgruppe auf sich aufmerksam zu machen.

Planen Sie hier voraus, wie Ihr Café zukünftig organisiert werden soll. Wie viele Mitarbeiter werden Sie benötigen? Welche Aufgaben können Sie selbst übernehmen und welche Produkte werden geliefert? Wie sollen Ihre Öffnungszeiten aussehen?

Zur Unternehmensorganisation gehört im Gastronomiebereich auch das Thema Recht. Für nahezu alle Existenzgründer im Gastrobereich gilt das Gaststättengesetz. Eine Konzession (Gaststättenerlaubnis) ist im Allgemeinen immer dann zwingend notwendig, wenn Alkohol ausgeschenkt und Essen zubereitet und am gleichen Ort verzehrt wird. Wird im Café kein Alkohol ausgeschenkt ist (je nach Bundesland) zwar eventuell keine Konzession nötig, das Café gilt aber trotzdem als Gaststätte und unterliegt dann der Anzeigepflicht laut Gewerbeordnung. Auch bei solchen ggf. erlaubnisfreien Gaststätten gelten dann nach wie vor die Verordnungen des Gaststättengesetzes. Prüfen Sie im Vorfeld also genau, ob Sie eine Konzession benötigen.

Unabhängig von der Notwendigkeit einer Konzession sind weitere Vorschriften zu beachten, die zum Teil vom Veterinär- und Lebensmittelaufsichtsamt geprüft werden:

  • Unterweisung durch das Gesundheitsamt und Belehrung der Mitarbeiter nach dem Infektionsschutzgesetz (IfSG)
  • Räumlichkeiten inkl. Küche und Lager müssen den Anforderungen der EU-Verordnung zur Lebensmittelhygiene entsprechen. Mitarbeiter müssen zudem nach dieser EU-Verordnung geschult werden.
  • Verbrauchsfristen und Regeln zur Warenpflege (Lagerung, Kühlung) sind einzuhalten
  • Korrekte Abfallentsorgung
  • Verordnung zur Regelung von Preisangaben (Einhalten von Regeln zur Preiskalkulation der im Café angebotenen Produkte und transparente Kommunikation der Preise gegenüber dem Gast)

Zeigen Sie hier auf, dass Sie sich mit dem Thema im Detail auseinandergesetzt haben, genau wissen, welche rechtlichen Vorschriften auf Sie zukommen und wie Sie planen, diese in Ihrem Café umzusetzen.

In diesem Kapitel legen Sie den Fokus auf die Bewertung der Stärken, Schwächen und Chancen und Risiken Ihres Unternehmens. Zeigen Sie vor allem auch auf, wie Sie mit Hilfe Ihrer Stärken die Risiken mildern und die Chancen optimal nutzen können.

Neben dem Konzept für Ihr Café ist die finanzielle Planung der wichtigste Schritt. In diesem Zahlenteil des Businessplans können Sie die finanzielle Entwicklung Ihres Cafés, von der kostenintensiven Startphase bis hin zum Verlauf der nächsten Jahre planen.

Falls Sie für den Start Ihres Cafés Fremdkapital benötigen, prüfen Sie vorab auch, ob ein Bankkredit die einzige Möglichkeit für Sie ist oder ob Sie Kredite/Zuschüsse auch durch Verträge z.B. mit Getränkelieferanten erhalten können. Werden Sie kreativ. Teilweise verwenden Cafés auch Designermöbel zur Ausstattung, die vom Label selbst gestellt werden und in Ihrem Laden direkt gekauft werden können. Sie können außerdem prüfen, ob Sie Fördermittel beantragen können. Sie sollten bei der Planung alle relevanten Investitionen und laufenden Kosten bedenken.

Dabei sollten sowohl einmalige Gründungskosten als auch laufende Kosten bedacht werden. Einige Beispiele zu planender Kosten:

Einmalige Ausgaben

  • Ausstattung des Gästebereichs im Café (Bestuhlung, Tische, Dekoration)
  • Ggf. Renovierungskosten
  • Ausstattung der Theke, inkl. Geräte wie Kaffeemaschine etc.
  • Kücheneinrichtung
  • Ausstattung für Service (Teller, Besteck, Gläser)
  • Erstellung einer Webseite sowie weitere Marketingmaßnahmen
  • Design eines Logos und der Speisekarten
  • Gebühren für Genehmigungen

Laufende Ausgaben

  • Miete für die Räumlichkeiten des Cafés
  • Gehälter
  • Wareneinkauf
  • Gebühren (z.B. GEMA)
  • Ihr eigenes Gehalt und anfallende Kosten wie Kranken- und Pflegeversicherung
  • Versicherungen
  • Ausgaben für Werbung

Aus den vielen Tipps können Sie sich eine eigene Vorlage für den Businessplan Ihr Café erstellen. Noch einfacher geht es über unser Businessplan Tool. Darin finden Sie zahlreiche Textbausteine, die schon fertig sind und nur darauf warten, individuell auf Ihr Konzept angepasst zu werden. Im Ergebnis erhalten Sie einen fertig formatierten, umfassenden Businessplan. Und das kostenlos.

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