Mit einem guten Businessplan dein Café eröffnen

Mit einem gut sortierten Businessplan ein gemütliches und trendiges Café auf die Beine stellen, ist der beste Weg zu zufriedenen Gästen, Umsatz und Erfolg. Nicht nur die Wahl des Kaffee und der leckeren Kuchen oder Snacks steht dabei auf dem Programm. Auch Ambiente, Küchentechnik, Personal, Marketing und die Finanzen gilt es klar zu strukturieren.

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Businessplan Café - kostenfreies Muster inkl. Finanzplan

Was ist ein Businessplan und für wen brauche ich in der Gastronomie einen Businessplan?

Gastronomie ist harte Arbeit, auch wenn dein geplantes Café sehr klein ist. Umso wichtiger ist es, dass du dich vor der Existenzgründung eines Cafés mit allen relevanten Punkten beschäftigst, um später nicht überrascht zu werden.

In der Planungsphase ist daher ein Businessplan für dein neues Café hilfreich. Während der Erstellung hast du die Chance, dich mit allen Themen, angefangen von der Finanzierung bis hin zum konkreten Konzept für dein Lokal zu beschäftigen. Dafür geben wir dir hiermit ein Businessplan Muster an die Hand.

Ein fertiger Businessplan kann auch sehr nützlich zur Vorlage gegenüber potentiellen Geschäftspartnern sein:

  • zur Beantragung von Finanzierungen oder Fördermitteln bei Banken,
  • Kooperationen und Kredite von Getränkelieferanten,
  • zur Beantragung des Gründungszuschusses bei der Arbeitsagentur,
  • bei Übernahme eines bestehenden Cafés.

Inhalte eines Businessplans für ein Café

Ein Businessplan hat diverse formelle und inhaltliche Anforderungen, die unabhängig davon gelten, ob du ein Café, einen Friseursalon oder einen Kiosk eröffnest. Wichtig ist deshalb vor allem, die einzelnen Punkte sehr individuell zu beleuchten und dein Konzept entsprechend der Branche klar zu beschreiben.

Dieser Teil des Businessplans ist eine Zusammenfassung aller Informationen zu dir als Gründer und deinem geplanten Café-Konzept. Am einfachsten lässt sich dieser Abschnitt formulieren, wenn der übrige Businessplan schon steht. So stellst du sicher, dass du keine wichtigen Informationen vergisst.

Gerade in der Gastronomie gibt es einige behördliche Voraussetzungen, die bei der Planung zu beachten sind. Die Kenntnis über behördliche Voraussetzungen ist aber nur die Basis. In diesem Kapitel musst du vor allem dafür sorgen, dass der Leser von dir als Gründer und zukünftigem Café-Betreiber überzeugt wird.

Berichte in diesem Abschnitt von deinen Stärken, die du mitbringst, um deinen Plan erfolgreich umzusetzen und ein gut laufendes Café zu betreiben. Verschweige aber nicht eventuelle Schwächen, sondern beschreibe, wie du planst diese für dein Geschäft zu beseitigen, etwa durch Weiterbildungen, Personal oder Berater.

In diesem Kapitel des Geschäftsplans geht es nun endlich um deine konkrete Geschäftsidee. Stelle dabei deine Zielgruppe in den Mittelpunkt. Wen willst du mit deinem Café-Konzept insbesondere ansprechen?.

Beschreibe, wie das Konzept für dein Café ausehen soll. Welche Speisen willst du anbieten? Welche Besonderheiten wird es geben, wie etwa vegane Angebote, zuckerfreie Kuchen etc.?

Hast du schon eine Kaffeerösterei als Partner in Planung oder wirst du den Kaffee sogar selbst rösten? Beschreibe hier auch, welche saisonalen Unterschiede es bei Getränken und Speisen geben soll.

Erkläre hier auch gern schon besondere Abläufe, etwa wo der Kuchen bezogen werden soll, wie die Ausstattung und das Ambiente in deinem Café aussehen soll, sprich, was dich konkret vom Wettbewerb abhebt.

Hast du keine Idee, wie du das mit deinem eigenen Café angehen sollst, dann lohnt es sich bei den Franchisegebern mal umszuschauen. Hier gibt es ganz viele verschiedene Franchisekonzepte, welche du umsetzen kannst. Der Vorteil bei einem Franchising ist, dass du auf ein erprobtes Geschäftsmodell umsetzen kannst und dabei aktive Hilfe bekommst.

Der Markt des Gaststättengewerbes ist riesig. Laut dem DEHOGA Bundesverband gab es im Jahr 2019 rund 11.761 Cafés in Deutschland.

Deshalb ist es wichtig, dass du dich detailiert mit deinem geplanten Standort und dem dort vorhandenen Wettbewerb befasst. Nutze die Chance, sich genaue Gedanken dazu zu machen, wie der Wettbewerb rund um deinen Standort aussieht und wie du dich mit deinem Konzept davon abheben willst. Ist noch Bedarf in dem lokalen Markt oder gilt es bestehende Player mit einem besseren Konzept zu verdrängen, bzw. ihnen Marktanteile abzujagen.

Dieser Bereich ist besonders wichtig im Businessplan, schließlich nützt das schönste Café nichts, wenn es niemand kennt und dich zu wenig Gäste besuchen.

Überlege an dieser Stelle also genau, wie du es schaffen kannst, durch clevere Kooperationen und Werbemassnahmen auf dich aufmerksam zu machen. Zum Marketing gehört aber auch immer eine zur Zielgruppe und zum Wettbewerb passende Preisstrategie.

Beachte in deinem Marketing Konzept die wichtigsten Faktoren (4 P´s):

  • Produkt (Product)
  • Preis (Price)
  • Standort (Place)
  • Werbung (Promotion)

Beschreibe in dem Kapitel, wie du planst, auf dich aufmerksam zu machen, etwa mittels Social Media Aktionen wie einem eigenen Instagram Profil für das Café oder PR in lokalen Medien welche deine Zielgruppe konsumiert.

Plane in diesem Teil deines Unternehmenskonzepts voraus, wie dein Café zukünftig organisiert werden soll. Wie viele Mitarbeiter wirst du in welcher Anstellungsart benötigen? Welche Aufgaben übernimmst du selbst und welche Produkte werden geliefert? Wie sollen deine Öffnungszeiten aussehen?

Zur Unternehmensorganisation gehört im Gastronomiebereich auch das Thema Recht. Für nahezu alle Existenzgründer im Gastrobereich gilt das Gaststättengesetz. Eine Konzession/ Gaststättenerlaubnis ist im Allgemeinen immer dann zwingend notwendig, wenn Alkohol ausgeschenkt, Essen zubereitet und am gleichen Ort verzehrt wird. Wird im Café kein Alkohol ausgeschenkt, ist je nach Bundesland zwar keine Konzession nötig, das Café gilt aber trotzdem als Gaststätte und unterliegt dann der Anzeigepflicht laut Gewerbeordnung. Auch bei solchen ggf. erlaubnisfreien Gaststätten gelten dann nach wie vor die Verordnungen des Gaststättengesetzes. Prüfe im Vorfeld also genau die Auflagen deines Bundeslandes und ob du eine Konzession benötigst.

Unabhängig von der Notwendigkeit einer Konzession sind weitere Vorschriften zu beachten, die zum Teil vom Veterinär- und Lebensmittelaufsichtsamt geprüft werden:

  • Unterweisung durch das Gesundheitsamt und Belehrung der Mitarbeiter nach dem Infektionsschutzgesetz (IfSG)
  • Räumlichkeiten inkl. Küche und Lager müssen den Anforderungen der EU-Verordnung zur Lebensmittelhygiene entsprechen. Mitarbeiter müssen zudem nach dieser EU-Verordnung geschult werden.
  • Verbrauchsfristen und Regeln zur Warenpflege (Lagerung, Kühlung) sind einzuhalten
  • Korrekte Abfallentsorgung
  • Verordnung zur Regelung von Preisangaben (Einhalten von Regeln zur Preiskalkulation der im Café angebotenen Produkte und transparente Kommunikation der Preise gegenüber dem Gast)

Zeige hier auf, dass du dich mit dem Thema im Detail auseinandergesetzt hast. Du solltest genau wissen, welche rechtlichen Vorschriften auf dich zukommen und wie du planst, diese in deinem Café umzusetzen.

In diesem Kapitel liegt der Fokus auf der Bewertung der Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken (auf englisch SWOT) deines Unternehmens. Zeige hier vor allem auch auf, wie du mit Hilfe deiner Stärken die Risiken mildern und die Chancen optimal nutzen willst.

Neben dem Konzept für dein Café ist die finanzielle Planung einer der wichtigsten Businessplan Inhalte. In diesem Zahlenteil des Businessplans kannst du die finanzielle Entwicklung deines Cafés, von der kostenintensiven Startphase bis hin zum Verlauf der nächsten Jahre planen.

Falls du für den Start deines Cafés Fremdkapital benötigst, prüfe vorab auch, ob ein Bankkredit die einzige Möglichkeit für dich ist oder ob du Kredite/ Kommisionen auch durch Verträge  mit Getränkelieferanten erhalten kannst. Werde kreativ. Teilweise verwenden Cafés auch Designermöbel zur Ausstattung, die vom Label selbst gestellt werden und dann auch in deinem Lokal direkt gekauft werden können.

Du musst du unbedingt prüfen, ob du staatliche Zuschüsse oder Fördermittel beantragen kannst. Schliesslich solltest du bei der Planung alle relevanten Investitionen und laufenden Kosten bedenken.

Dabei sollten sowohl einmalige Gründungskosten als auch laufende Kosten bedacht werden. Einige Beispiele zu planender Kosten:

Einmalige Ausgaben

  • Ausstattung des Gästebereichs im Café (Bestuhlung, Tische, Dekoration)
  • Ggf. Renovierungskosten
  • Ausstattung der Theke, inkl. Geräte wie Kaffeemaschine etc.
  • Kücheneinrichtung
  • Ausstattung für Service (Teller, Besteck, Gläser)
  • Erstellung einer Webseite sowie weitere Marketingmaßnahmen
  • Design eines Logos und der Speisekarten
  • Gebühren für Genehmigungen

Laufende Ausgaben

  • Miete für die Räumlichkeiten des Cafés
  • Gehälter
  • Wareneinkauf
  • Gebühren (z.B. GEMA)
  • Dein eigenes Gehalt und anfallende Kosten wie Kranken- und Pflegeversicherung
  • Versicherungen
  • Ausgaben für Werbung

Aus den vielen Businessplan Beispielen können Sie sich händig einen Businessplan für Ihr Café erstellen. Noch einfacher geht es über unser Businessplan Tool. Darin finden Sie zahlreiche Textbausteine, die schon fertig sind und nur darauf warten, individuell auf Ihr Konzept angepasst zu werden. Im Ergebnis erhalten Sie einen fertig formatierten, umfassenden Businessplan. Und das kostenlos.

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Über den Autor
René Wendler

René Wendler

René hat die letzten 20 Jahre erfolgreich Geschäftsmodelle zur Betreuung von Gründern und Unternehmer aufgebaut. Damals wie heute adressiert er gemeinsam mit seinem Team Solo-Selbstständige und Unternehmen mit weniger als 10 Mitarbeitern, welche weder die mediale noch politische Aufmerksamkeit haben, obwohl sie 95% aller Unternehmen in Deutschland stellen und 60% aller Arbeitsplätze absichern. Daraus entstanden ist auch unternehmenswelt.de, die mittlerweile größte Anlaufstelle für Gründer und Unternehmer in der D/A/CH Region mit über 500.000 Mitgliedern.