5 Tipps, wie du als Chef Aufgaben leichter delegierst

Führungskraft statt Mikromanager: Aufgaben leichter delegieren

Besonders in kleinen inhabergeführten Unternehmen ist der Chef häufig die zentrale Figur für sämtliche operativen Belange, sei es aus eigenem Antrieb oder aufgrund vermeintlich kurzer Wege zwischen allen Beteiligten im Team. 

Mal schnell den Chef sprechen, ob ich das richtig verstanden habe. Nochmal kurz das OK vom Chef einholen, ob das Angebot so rausgehen kann. Versäumen es Führungskräfte, klare Verantwortlichkeiten für die wesentlichen Bereiche ihres Tagesgeschäfts zu benennen, läufst du Gefahr, der 24h-Mikromanager deines eigenen Unternehmens zu sein. Dies geht letztlich zu Lasten deiner eigentlichen Führungsaufgabe und der strategischen Ausrichtung deines Unternehmens.

Natürlich kann es schwerfallen, das Zepter aus der Hand zu geben, besonders, wenn du ein Unternehmen aus dem Nichts aufgebaut hast. Wer sollte Prozesse besser durchschauen, als du selbst? Umgekehrt, wem es nicht gelingt Verantwortung abzugeben, der hemmt die Entwicklung fähiger Mitarbeiter und ihre Loyalität zu einem Unternehmen, das sie ohnehin nicht selbst mitgestalten können.

1. Vertrauen und Kontrolle gegeneinander abwägen

Bevor du ganz praktisch mit der Aufgabendelegation beginnst, solltest du dir überlegen, welche besonderen Fähigkeiten einzelne Mitarbeiter auszeichnen. So kannst du besser entscheiden, für welche Aufgaben der oder die Einzelne am besten geeignet ist. Gleichzeitig kannst du dir in einer vergleichenden Ansicht deiner Personalstruktur vergegenwärtigen, welche Expertise du für das Erledigen einzelner Aufgaben erwarten kannst.

Mitarbeiter, die bereits langjährig beschäftigt sind, kennen Strukturen und Prozesse besser, als ein Angestellter in Probezeit. Individuelles Fachwissen und Betriebszugehörigkeit geben dir eine gute Basis für das Maß an Kontrolle, das du trotz Aufgabenverteilung weiterhin anwenden willst.

2. Mitarbeiter nach ihren Fähigkeiten mit Aufgaben betrauen

Hast du dir einen Überblick über alle Kompetenzen im Team verschafft, geht es in die praktische Umsetzung deiner Aufgabenverteilung, die immer noch stark an dich als Weisungsperson gebunden bleibt. Um das bestmögliche Ergebnis für das schnelle Erledigen von Aufgaben zu erreichen, adressierst du Mitarbeiter gemäß ihrer Fähigkeiten. Das beugt Fehlern aufgrund von möglicher Überforderung vor und erlaubt dir ein Maximum an Kontrolle trotz Aufgabendelegation. 

Mitarbeiter die noch jung im Team sind bzw. wenig Erfahrung in ihrem Aufgabenbereich aufweisen, sollten zunächst klare Handlungsanweisungen zur Ausführung einzelner Aufgaben erhalten. Fachkräfte, die ihre Fähigkeiten bereits unter Beweis gestellt haben, kannst du stärker ins Vertrauen ziehen und gleich mit der Erarbeitung von Lösungsvorschlägen für ein Problem beauftragen. Bist du dir sicher, dass du mit dem Ergebnis zufrieden sein wirst bzw. nur minimale Abstimmungen notwendig sein werden, kannst du die Verantwortung für ein konkretes Projekt oder einen Arbeitsbereich auch komplett auf einen Mitarbeiter übertragen. 

3. Mit der 80/20-Regel unterwegs in sicherem Fahrwasser

Verabschiede dich von zu perfektionistischen Ansprüchen bei der Erledigung alltäglicher Aufgaben bzw. entwickle ein Bewusstsein für das Wesentliche. Das Pareto-Prinzip hilft dir dabei. Demnach reichen in der Regel nur 20 Prozent Einsatz, um in vielen Arbeitsbereichen ein 80-prozentiges Ergebnis zu erreichen. Wichtig oder nichtig ist die Frage. Dein Mitarbeiter kennt vielleicht nicht die ganze Vision, die du für einzelne Projekte oder dein Unternehmen entworfen hast, sein Handeln nach der 80/20-Regel im Bewusstsein um die wichtigsten Ziele einer Aufgabe liefert gleichbleibend wirtschaftlich tragfähige Ergebnisse.

4. Akzeptanz für Fehler entwickeln 

Ich hab´s doch gleich gewusst! Chefs, die Aufgaben delegieren, müssen Fehler zulassen können. Es nützt dir wenig, wenn du das Prinzip der Aufgabenverteilung beim ersten Misserfolg in Frage stellst. Auch wollen deine Mitarbeiter nicht ständig den Chef im Nacken sitzen wissen. Gib dir und deinem Team Zeit, um herauszufinden, wer dich in welchem Bereich nachhaltig entlasten kann. Geht es einmal schief, kannst du jederzeit flexibel Hierarchien oder Berichtspflichten im Team anpassen.   

5. Dem Affen keinen Zucker geben

Jetzt heißt es standhaft bleiben: Du hast alle 4 Tipps befolgt und meinst dich auf einem guten Weg für mehr Konzentration auf deine essentiellen Führungsaufgaben? Schon klopft es an der Tür und dein Mitarbeiter hat eine Frage, scheut die Entscheidung oder meint, ein aufgetretenes Problem sei ausschließlich Chefsache.

Laut William Oncken, Jr.  und Donald L. Wass musst du jetzt genau aufpassen, damit deine kostbare Zeit nicht erneut in die Beschäftigung mit bereits verteilten Aufgaben fließt. In ihrem Beitrag über "Management Time: Who’s got the monkey?“ verglichen die Autoren schon 1974 das Erledigen von Aufgaben mit dem Tragen eines anspruchsvollen Klammeraffen. Der, der ihn trägt, wie die Verantwortung für ein erteiltes Projekt, empfinde dies häufig als eine Bürde. Verführerisch daher der Gedanke, jene zurückzugeben. 

Hier hilft es, Konsequenz in der gefällten Entscheidung zu behalten, "Nein!" sagen zu können und gleichzeitig das gesetzte Vertrauen in deine Mitarbeiter zu bekräftigen. Gelingt dir das nicht, landet der Affe wieder auf deinem Rücken und weder du noch dein Team erzielen einen Erkenntnisgewinn.