Aufbewahrungspflicht

Die Aufbewahrungspflicht stellt die Pflicht des Kaufmanns dar, Daten, Belege oder Handelsbriefe über bestimmte Zeiträume aufzubewahren. In Deutschland sind die Fristen zur Aufbewahrung im Handelsgesetzbuch, in der Abgabenordnung und im Umsatzsteuergesetz festgesetzt. Eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren gilt für Ein- und Ausgangsrechnungen, Bücher, Buchungsbelege, Bilanzen, Inventare und Lageberichte.

Eine Aufbewahrungspflicht von 6 Jahren besteht bei Geschäftsbriefen, Handelsbreifen sowie digitalen Dokumenten wie E-Mails. Die Aufbewahrungspflicht besteht für bestimmte Belege, wie die Bilanz, in Papierform. Im Ursprung elektronisch entstandene Daten müssen auch in elektronischer Form auswertbar vorliegen. Die Aufbewahrungspflicht kann mit zu den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung (GoB) gezählt werden. Diese sind teils ungeschrieben, teils geschriebene Regeln zur Buchführung.

Mit den GoB können Gläubiger sowie Unternehmenseigner, vorallem kurz nach der Existenzgründung, vor unkorrekten Daten und möglichen Verlusten geschützt werden. Wie die Aufbewahrungspflicht ist auch der Grundsatz der Richtigkeit und Willkürfreiheit im HGB geregelt. Die Richtigkeit bedeutet, dass der Jahresabschluss nach den Regeln erstellt wurde, d. h. dass die Positionen den Tatsachen entsprechen sowie Schätzwerte, wenn nicht vermeidbar, möglichst willkürfrei festgesetzt sind.