Kurzarbeitergeld: Neue (alte) Regeln & Abschlussprüfung

Kurzarbeit erklärt: reguläre Bedingungen ab 1. Juli 2023

Durch den erleichterten Zugang zum Kurzarbeitergeld konnten zahlreiche kleine Unternehmen in der Corona-Krise stabilisiert werden. Unternehmen profitierten u.a. von einem geringeren Arbeitsausfall, der vollständigen Erstattung der Sozialversicherungsbeiträge oder dem Verzicht auf den Aufbau negativer Arbeitszeitkonten.

Da sich die Situation am Arbeitsmarkt inzwischen verbessert habe, gelten ab 1. Juli 2023 wieder die regulären Zugangsvoraussetzungen zum Erhalt von Kurzarbeitergeld.

Das sind die Bedingungen: 

1. Entgeltausfall

Kurzarbeitergeld wird nur gezahlt, wenn der Arbeitsausfall dazu führt, dass die betroffenen Beschäftigten weniger Entgelt erhalten. 

• Regelung bis zum 30. Juni 2023: Bei mindestens 10 Prozent der Beschäftigten müssen im Monat jeweils ein Entgeltausfall von mehr als 10 Prozent vorliegen. 
• Regelung ab 1. Juli 2023: Bei mindestens einem Drittel der Beschäftigten muss im Monat jeweils ein Entgeltausfall von mehr als 10 Prozent vorliegen. 

2. Gründe für einen Arbeitsausfall

Die Gründe, warum Arbeit in deinem Betrieb wegfällt, sind wesentlich dafür, ob Kurzarbeitergeld gezahlt werden kann.

Beschäftigte können Kurzarbeitergeld nur dann erhalten, wenn:

• wirtschaftliche Ursachen dafür gesorgt haben, dass die Arbeit ruhen muss (zum Beispiel Auftragsmangel, Auftragsstornierungen oder fehlendes Material) oder
• ein unabwendbares Ereignis dazu geführt hat, dass Arbeit weg- oder ganz ausfällt. Das ist der Fall, wenn zum Beispiel aufgrund behördlich veranlasster Maßnahmen, außergewöhnlicher Witterungsverhältnisse oder Brand deine Beschäftigten nur noch weniger als zuvor oder gar nicht mehr arbeiten können.

Kurzarbeitergeld kann nicht gezahlt werden, wenn der Arbeitsausfall branchen- beziehungsweise betriebsüblich oder saisonbedingt ist.

3. Arbeitsausfall vermeiden

Du musst grundsätzlich Maßnahmen ergreifen, um Arbeitsausfälle in deinem Betrieb zu vermeiden. Deine Mitarbeiter können beispielsweise Lager- oder Aufräumarbeiten durchführen oder vorübergehend in anderen Bereichen eingesetzt werden. Wenn dadurch Kurzarbeit vermieden werden kann, müssen Mitarbeitende auch Überstunden abbauen oder Urlaubstage nehmen, um ihre Arbeitszeitkonten auszugleichen.

Ab dem 1. Juli 2023 gilt: Um Kurzarbeit zu vermeiden, ist es erforderlich, dass Minusstunden angesammelt werden, sofern dies gemäß den Arbeitszeitvereinbarungen erlaubt ist.

4. Kurzarbeit und Weiterbildung

Die Bundesregierung unterstützt weiterhin Unternehmen, die dennoch Kurzarbeit in Anspruch nehmen müssen. Gemäß dem Weiterbildungsgesetz werden Sozialversicherungsbeiträge für betriebliche Weiterbildungen während der Kurzarbeit für ein weiteres halbes Jahr erstattet.

Voraussetzungen für geförderte Weiterbildungen

Voraussetzung für die Erstattung von Sozialversicherungsbeiträgen ist:

• die Beschäftigten nehmen an einer beruflichen Weiterbildungsmaßnahme teil, die während der Kurzarbeit begonnen wurde
• die Weiterbildung muss mehr als 120 Stunden umfassen
• sowohl die Maßnahme selbst, als auch der Anbieter müssen zugelassen sein

Alternativ ist eine Zulassung auch dann möglich, wenn die Maßnahme auf ein Fortbildungsziel vorbereitet, das gemäß dem Aufstiegsfortbildungsförderungsgesetz förderfähig ist und der Anbieter dafür geeignet ist.

Abschlussprüfung Kurzarbeit: Ablauf, Inhalt & Unterlagen

Ähnlich wie die Corona-Hilfen wird das Kurzarbeitergeld grundsätzlich vorläufig bewilligt und an dich ausgezahlt. Als Subventionsleistung unterlieg es einer Abschlussprüfung. Wenn du die Kurzarbeit in deinem Betrieb beendet hast, wird deine Agentur für Arbeit deshalb alle Nachweise und Unterlagen überprüfen, die du zuvor eingereicht hast.

Dies geschieht, um sicherzustellen, dass die Voraussetzungen für die Kurzarbeit erfüllt waren und du die finanzielle Unterstützung in der korrekten Höhe erhalten hast. Unter Umständen muss Kurzarbeitergeld zurückgezahlt werden.

Gegenstand der Abschlussprüfung Kurzarbeit

Geprüft wird zum Beispiel, ob…

• Soll- und Ist-Entgelt sowie Entgelte für Feiertage korrekt berechnet wurden,
• ungeschützte Arbeitszeitguthaben und Urlaub zunächst aufgebraucht wurden, um Kurzarbeit zu vermeiden,
• Kurzarbeitergeld für Personen abgerechnet wurde, deren Beschäftigungsverhältnis endete.

Relevant sind dabei nur Angaben zu Beschäftigten, die tatsächlich von Kurzarbeit betroffen waren. 

Wichtig: Die Agentur für Arbeit prüft am Sitz deiner Lohnabrechnungsstelle. Das ist die Stelle, wo die Arbeitszeit- und Entgeltunterlagen deiner Beschäftigten geführt werden.

Unterlagen zur Abschlussprüfung Kurzarbeit

Folgende Unterlagen müssen Arbeitgeber/-innen bereithalten:

• Arbeitszeitnachweise und Arbeitszeitkonto
• Entgeltabrechnungen (Gehalts- oder Lohnabrechnung)
• Einzelvereinbarungen mit den Beschäftigten beziehungsweise die Betriebsvereinbarung mit einem Betriebsrat über die Einführung von Kurzarbeit
• Kündigungsschreiben und/oder Aufhebungsverträge
• Urlaubspläne oder Urlaubslisten

In bestimmten Fällen können weitere Nachweise erforderlich sein, zum Beispiel:

• Lohnjournale
• Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen
• Berechnungsprotokolle von Soll- und Ist-Entgelt für das Kurzarbeitergeld
• Nachweis des Kinderfreibetrags bei Beschäftigten der Steuerklasse V und VI (zum Beispiel durch Kindergeldbescheid oder Lohnsteuermerkmale des Ehepartners)
• Auftragsbücher und betriebswirtschaftliche Auswertungen
• Dokumente, die nachweisen, dass du das Kurzarbeitergeld an deine Beschäftigten ausgezahlt hast (zum Beispiel Kontoauszüge oder Quittungen)

Welche Betriebe werden überprüft?

Die Bundesagentur für Arbeit überprüft alle Arbeitsausfälle nach Abschluss der Kurzarbeitsperiode.

Ausnahmen von der Abschlussprüfung

Auf die Abschlussprüfung für die Monate März 2020 bis Juni 2022 kann verzichtet werden, wenn die Auszahlungssumme für den Arbeitsausfall höchstens 10.000 Euro (= Summe Kurzarbeitergeld und Erstattung der Sozialversicherungsbeiträge) beträgt. Dies wird möglich durch eine gesetzliche Neuregelung mit Wirkung zum 1. Januar 2023 (Paragraph 421c SGB III).

Abschlussprüfung Kurzarbeit: Kontakt

Auf der Webseite der Bundesagentur für Arbeit findest du weitere Informationen zur Abschlussprüfung von Kurzarbeitergeld in der Corona-Pandemie und Kurzarbeitergeld in der Energiekrise.