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03.03.2020

Das sind deine Rechte und Pflichten, wenn ein Kunde nicht zahlt

Gerade Einzelunternehmer und KMU können schnell in eine finanzielle Schieflage geraten, wenn ein Kunde verspätet oder überhaupt nicht zahlt. Wir erklären, was du im Fall offener Zahlungsforderungen tun kannst, welche steuerlichen Konsequenzen eintreten können und wie du externe Unterstützung erhältst.

Rechte und Pflichten für Unternehmer bei Zahlungsausfällen

Forderungen effektiv managen: Deine Rechte und Pflichten als Unternehmer

Im Fall säumiger Kunden oder Dienstleister bleibst du als Unternehmer und Steuerpflichtiger handlungsfähig, wenn du von Rechnungslegung bis Inkasso einige grundsätzliche Punkte beachtest:

  1. Achte immer auf vollständige Rechnungen mit klarer Angabe des Zahlungsziels
  2. Richte ein internes Mahnwesen mit unterschiedlichen Eskalationsstufen ein, das deinem finanziellen Bedarf gerecht wird.
  3. Plane einen regelmäßigen Kassensturz ein, um den Überblick über deine offenen Forderungen zu behalten.
  4. Spätestens zum Ende des laufenden Geschäftsjahres solltest du einen Gesamtcheck machen und überprüfen, welche deiner Kunden mit der Bezahlung ihrer Rechnungen immer noch im Rückstand sind. 
  5. Richte ein System für deine offenen Forderungen ein, um Berichtigungen bzw. Abschreibungen gegenüber dem Finanzamt ordnungsgemäß geltend machen zu können.
  6. Du kannst deine Forderungen in drei Kategorien einteilen: einwandfreie Forderungen, deren Zahlungseingang nahezu vollständig sichergestellt ist, zweifelhafte Forderungen, die du bereits mehrfach erfolglos angemahnt hast sowie uneinbringliche Forderungen, die mit an Sicherheit grenzender Wahrscheinlichkeit ein Totalausfall sein werden.
  7. Je nach Rechtsform (bilanzierende Unternehmen) und steuerlicher Erfassung (Einnahmen-Überschuss-Rechner) kannst du zweifelhafte und uneinbringliche Forderungen prozental oder sogar vollständig abschreiben bzw. die bereits vorausgezahlte Umsatzsteuer berichtigen.

Steuerliche Folgen bei Zahlungsausfällen: Darauf musst du achten

Bilanzierende Unternehmen wie insbesondere Kapitalgesellschaften, aber auch Einzelunternehmen und Unternehmen, die ein selbstständiges Handelsgewerbe betreiben, können zweifelhafte und uneinbringliche Forderungen gegenüber dem Finanzamt bei Vorlage der Voraussetzungen und entsprechenden Nachweisen abschreiben. Folgen Sie hier auch den Neuregelungen für die elektronische Buchhaltung.

Freiberufler und Gewerbetreibende, die eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung und damit eine einfache Buchhaltung durchführen können, dürfen uneinbringliche Forderungen auf bereits gezahlte Umsatzsteuervorauszahlungen anwenden.

Forderungen, die prozentual bzw. vollständig anerkannt werden, sind die bereits genannten zweifelhaften und uneinbringlichen Forderungen.

Wann gilt eine Forderung als zweifelhaft und wann als uneinbringlich?

Als zweifelhaft gilt eine Forderung, wenn dein Kunde bereits mehrfach angemahnt wurde und dennoch nicht zahlt. In diesem Fall erkennt das Finanzamt eine prozentuale Wertberichtigung an.

Als uneinbringlich und damit zu 100% abschreibungsfähig gilt eine Forderung beispielsweise dann, wenn

  • eine eidesstattliche Versicherung gemäß § 807 ZPO vorliegt,
  • Zwangsvollstreckungsmaßnahmen erfolglos verlaufen sind,
  • der Forderungeinzug nur mit unverhältnismäßigem Kostenaufwand erreichbar wäre,
  • die Insolvenz mangels Masse abgelehnt wurde oder sobald
  • der Kunde unbekannt verzogen oder ausgewandert ist, ohne Vermögen zu hinterlassen.

Forderungsmanagement auslagern: So nutzt du Factoring

Der Deutsche Factoring-Verband führt regelmäßig Studien durch zur Nutzung von Factoring in deutschen Unternehmen. Im Rahmen der jüngsten Erhebung wurden in Zusammenarbeit mit der Universität Köln über 900 Unternehmen befragt – unter ihnen rund 400 aktive Factoringnutzer sowie 436 Unternehmen, die Factoring bislang noch nicht genutzt hatten. Die Unternehmer nannten drei maßgebliche Gründe, warum sie Factoring für sich entdeckt hatten:

  1. Liquiditätssicherung steht unangefochten auf Platz 1 der genannten Motive (86%).
  2. Der zweithäufigste Nutzungsgrund ist der Schutz vor Zahlungsausfällen (53%).
  3. Am dritthäufigsten nennen die Unternehmer mehr Unabhängigkeit gegenüber Banken als positiven Effekt. 42% der Befragten nutzen Factoring als Bestandteil in ihrem Finanzierungsmix und sind damit im Vergleich zu Nichtnutzern gegenüber Banken stärker aufgestellt.

Jene Unternehmen, die Factoring bislang nicht nutzten, griffen dafür in stärkerem Maße auf Auskunfteien, Inkassobüros oder Forfaitierung zurück. Die Digitalisierung wird die Verbreitung von Factoring als Dienstleistung allerdings weiter befördern, darin war sich die Mehrheit der Befragten einig. Fast alle Factoringanbieter verfügen mittlerweile über IT-Schnittstellen mit ihren Kunden. Das bedeutet für Factoring-Nutzer und Unternehmer aller Größen noch automatisiertere Prozesse bei intuitiver Bedienung. Die Übermittlung offener Posten wird weiter erleichtert und ein starkes Hemmnis in der Nutzung von Factoring in gerade kleinen Unternehmen minimiert.  

Wie du Factoring für dich nutzen kannst, welche Formen von Factoring einzelne Dienstleister anbieten sowie eine Auswahl relevanter Factoring-Partner haben wir für dich zusammengefasst.

 

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Über den Autor
Kathleen Händel

Kathleen Händel

Kathleen schreibt seit 2018 im Magazin von Unternehmenswelt. Neue Ideen und Konzepte, disruptive Technologien und nachhaltiges Unternehmertum bilden ihre Interessenschwerpunkte. Zuvor war Kathleen als Content Creator für die Social StartUp-Szene, verschiedene Stiftungen und Kommunikationsagenturen tätig. Seit 2019 recherchiert die studierte Kulturwissenschaftlerin für dich alle Fakten und Zusammenhänge, die du in deinem Tagesgeschäft brauchst.