Wie Sie bei offenen Rechnungen an Ihr Geld kommen

Sie warten auf eine Zahlung eines Kunden, die aber nicht zur vorgesehenen Zeit kommt. Gerade wenn Ihr Unternehmen klein ist oder Sie freiberuflich arbeiten, kann das schnell Ihre Liquidität gefährden. Also müssen Sie handeln, auch wenn das unangenehm sein kann. Aber Kunden sollten merken, dass Sie dranbleiben, wenn es um Ihr Geld geht. Das setzt natürlich voraus, dass Sie einen Überblick über ausstehende Zahlungen Ihrer Kunden haben und planvoll vorgehen.

Erst einmal nachfragen

Bevor Sie anfangen, böse Briefe zu schreiben, sollten Sie abwägen, wie gravierend der Fall ist. Wie hoch ist der Betrag, dessen Zahlung aussteht? Handelt es sich um einen neuen Kunden oder gibt es mit dem säumigen Zahler schon eine längere Geschäftsbeziehung, die Sie nicht gefährden wollen? Rufen Sie den Kunden am besten an und fragen Sie nach. Vielleicht ist die Rechnung nicht richtig angekommen, wurde vergessen oder bereits beglichen, ist aber noch nicht auf Ihrem Konto angekommen.

Zahlungserinnerungen und Mahnungen

In Deutschland ist es üblich, in drei aufeinanderfolgenden Schreiben an eine Zahlung zu erinnern bzw. zu mahnen. Eine feste Form für Zahlungserinnerungen und Mahnungen gibt es allerdings nicht. Oft folgen aber eine erste freundliche Zahlungserinnerung, ein als Mahnung benanntes Schreiben und ein-zwei weitere Mahnschreiben aufeinander.

Die Zahlungserinnerung oder erste Mahnung kann theoretisch direkt mir Ablauf der Zahlungsfrist versandt werden. Der Versand einer Zahlungserinnerung ist nicht zwingend notwendig, zeigt aber einen freundlichen Kundenumgang.

Nach der Zahlungserinnerung sind 3 Mahnstufen üblich. Der Ton Ihrer Formulierungen sollte dabei von Brief zu Brief bestimmter werden. Auch die neu gesetzten Zahlungsfristen sollten sich zwischen den Schreiben verkürzen. Außerdem muss klar aus Ihren Schreiben hervorgehen, auf welche Rechnung und welche juristische oder natürliche Person sie sich beziehen und dass Sie eine Zahlung einfordern. Vor Gericht haben Zahlungserinnerungen die gleiche Bedeutung wie Mahnungen, solange der Zahlungsverzug eindeutig formuliert wurde.

Wenn Sie das Mahnverfahren starten, sollten Sie zudem überdenken, die Lieferungen und Leistungen an den säumigen Kunden vorerst zu unterbrechen, bis die offene Forderung beglichen wird.

Wann tritt Verzug ein?

Damit rechtlich ein Zahlungsverzug eintritt, muss dieser Verzug in der Mahnung konkret benannt werden. Zudem sollten in den Mahnungen neue klare Zahlungstermine genannt sein. Zudem muss ein Verweis auf die Originalrechnung (inkl. Rechnungsnummer, ursprünglichem Fälligkeitstermin und offener Forderung) erfolgen.

Erst wenn die neu gesetzte Zahlungsfrist nicht eingehalten werden, kann von Verzug die Rede sein. Aber auch wenn Sie die Zahlungsfrist bereits vertraglich vereinbart haben und in der Rechnung auf sie verwiesen haben, kann Verzug eintreten. Erst wenn sich Kunden in Verzug befinden, können Sie Verzugszinsen von fünf Prozent (bei privaten Verbrauchern) bzw. neun Prozent (bei Unternehmen) über dem Basiszinssatz fordern.

Gerichtliches Mahnverfahren

Zahlt der Kunde dann immer noch nicht, können Sie als nächstes ein gerichtliches Mahnverfahren in Gang setzen. Mit einem schriftlichen Antrag beantragen Sie dazu beim zuständigen Zentralen Mahngericht ohne Anwalt und Zivilprozess ein gerichtliches Mahnverfahren. Dann erlässt das Gericht einen Mahnbescheid und falls der Schuldner nicht widerspricht, einen Vollstreckungsbescheid. Bevor Sie das Gerichtsverfahren starten, kann auch ein anwaltliches Inkassoschreiben hilfreich sein, um offene Forderungen letztmalig anzumahnen.

Vorlagen für Mahnschreiben

Wir haben für Sie Vorlagen für die verschiedenen Mahnstufen erstellt. Die Mahnungen können Sie sich hier herunterladen:

Vorlage erste Mahnung

Vorlage zweite Mahnung

Vorlage dritte Mahnung