13.11.2019

Digitalisierung in der Gastronomie: Methoden, Tools & Trends

Digitale Kassensysteme, Service-am-Platz Messengerdienste oder Booking by Michelin

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Gastronomen haben ein forderndes Tagesgeschäft und häufig knappe und wechselnde personelle Ressourcen. Erleichterung bieten hier digitale Systeme für Bestell- und Bezahlprozesse oder allgemeine Verwaltungssysteme im Backoffice. Damit diese Ihr Effizienzversprechen einlösen können, bedarf es einer gründlichen Planung und Schulung der Mitarbeiter. Wir geben Ihnen einen Überblick relevanter Methoden und Tools für eine erfolgreiche digitale Transformation.

Digital Hospitality

Wie setze ich Digitalisierung im Unternehmen erfolgreich um?

Viele Gastronomen wollen interne Prozesse effizienter gestalten, um dadurch Kosten zu senken und ein besseres Kundenerlebnis zu gewährleisten. Neue Technologien, Plattformen und Softwaredienste für gastronomische Einrichtungen versprechen die gewünschten Verbesserungen. Damit eine digitale Transformation erfolgreich ist und nicht an zu knappem Budget, mangelnder Motivation der Belegschaft oder Abneigung unter den Kunden scheitert, gilt es im Vorfeld einige Schritte zu beachten. Stellen Sie sich zunächst zwei Fragen:

  1. Erleichtert das Produkt Ihre tägliche Arbeit und optimiert es die Abläufe im Restaurant/Café/Bar oder Club?
  2. Wie hoch ist die zu erwartende Akzeptanz des digitalen Angebots unter Ihren Gästen?

Was ist in der Planungsphase außerdem zu beachten? 

Oftmals steckt der Teufel im Detail. Gerade in der Gastronomie sind wechselnde gesetzliche Anforderungen und Kennzeichnungspflichten zu beachten. Hier muss die Möglichkeit bestehen digitale Systeme einfach und schnell rechtskonform auf den neusten Stand zu bringen. Kalkulieren Sie eine ausreichende Test- und Schulungsphase für Ihre Mitarbeiter ein und identifizieren Sie sogenannte „Key-User“, die Ihr Team führen. Dadurch fördern Sie eine breite Akzeptanz der veränderten Prozesse

Schließlich müssen Sie noch entscheiden, wie Sie das neue System integrieren wollen. Dafür gibt es prinzipiell 2 Optionen:

Sofortumsetzung

  • Vorteil: kurze Ausfalldauer des bestehenden Systems
  • Nachteil: möglicher Totalausfall durch technische Komplikationen des neuen Systems; umfassende Planung, Schulungen im Vorfeld sowie umfangreiche Tests vor Live-Start sind für reibungslose Abläufe daher unabdingbare Vorarbeit

Schritt-für-Schritt

  • Vorteil: vermindert das Risiko eines Totalausfalls des Systems; frühzeitiges Learning-by-Doing
  • Nachteil: längerere Zeiträume der Einführung mit unzureichenden Zwischenlösungen; eventuell müssen Sie mehrere Systeme parallel bedienen

Digitalisierung: So schaffen Sie die richtigen Rahmenbedingungen

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Was sind die häufigsten digitalen Anwendungen und Tools?

Gastronomische Betriebe und Veranstaltungseinrichtungen in Deutschland betreiben in einigen Feldern bereits aktiv eine Digitalisierung ihrer internen Prozesse (z.B. im Bereich Kassen- und Buchungssysteme). Der Trend der Anwendungsbandbreite verschiebt sich mittlerweile immer weiter von der klassischen Kundeninteraktion hin zu einer Digitalisierung des BackOffice und damit sämtlicher Verwaltungsaufgaben, die Gastronomen täglich zu bewältigen haben.

Die 10 häufigsten Anwendungen für digitale Tools und Systemsoftware:

  1. digitale Kassensysteme (Tablet-PC-basierte Lösungen; Funkbonierung zur Verkürzung von Laufzeiten und für mehr persönliche Interaktion am Kunden; App- und Cloud-basierte Systeme, die jederzeit updatebar sind; Zusatzfunktionen für betriebswirtschaftliche Auswertungen möglich etc.)
  2. responsive Internetseite (mit NAP-Daten, Speisekarte, Veranstaltungskalender etc.)
  3. Onlinevermarktung/Social Media (Google My Business)
  4. Reservierungssysteme (z.B. OpenTable; BookaTable oder das interne Buchchungssystem verknüpft über Google My Business oder Google Maps)
  5. Kalkulation (für Unternehmen mit vielen wechselnden Gerichten auf der Karte; Wareneinsatz, Wareneinsatzquote, Umsatz oder Deckungsbeitrag lassen sich für jedes einzelne Getränk und jede Speise kalkulieren)
  6. IT-gestützte Buchhaltung ( Bearbeitung der Eingangsrechnungen; Vorkontierung und die Prüfung auf Plausibilität finden automatisch statt; sämtliche Rechnungen werden in einem einheitlichen Format gespeichert, sind revisionssicher und steuerkonform)
  7. Personalplanung (akkurate Arbeitszeiterfassung und digitale Dienstverteilung)
  8. Bewerbermanagement (Offene Stellen auf Ihrer Website werden von Suchmaschinen platziert und von potentiellen Bewerbern gefunden)
  9. mobiles Bestellen und Bezahlen (Digitale Bestell- und Bezahlsysteme für Service-am-Platz z.B. in der Hotelerie und Erlebnsigastronomie; z.B. tableduck)
  10. E-Learning

Checkliste: In 7 Schritten zur Digitalisierung in gastronomischen Betrieben

  1. Definieren Sie mögliche Einsatzfelder digitaler Technologien als Unterstützung im Tagesgeschäft, Verwaltung oder Bewerbermanagement. Legen Sie fest, welchen konkreten Nutzen der Einsatz eines Tools im Unternehmen bringen soll. Formulieren Sie klare Ziele und kommunizieren Sie diese an Ihre Mitarbeiter.
  2. Benennen Sie einen Projektleiter und "Key-User", die die weitere Belegschaft führen und koordinieren können.
  3. Legen Sie ein Budget für die Anschaffung und Implementierung digitaler Tools und Methoden fest.
  4. Entscheiden Sie nach sorgfältiger Planung, ob Sie eine unmittelbare oder Schritt-für-Schritt-Umstellung interner Prozesse vornehmen wollen.
  5. Gleichen Sie fachliche Mängel oder fehlendes Know-how eventuell durch externe Beratung aus und nutzen Sie staatliche Fördermaßnahmen zur Digitalisierung.
  6. Erstellen Sie ein Schulungskonzept für Ihre Mitarbeiter und führen Sie eine Testphase für neue Anwendungen ein.
  7. Gehen Sie als gutes Beispiel voran und gewinnen Sie so die Akzeptanz und Unterstützung Ihrer Mitarbeiter.

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Über den Autor

Kathleen Händel

Kathleen Händel

Die studierte Kulturwissenschaftlerin arbeitet seit ihrem Master als Redakteur u.a. in den Bereichen Tourismus, für verschiedene Stiftungen und Kommunikationsagenturen. Die Themen responsible tourism, innovative Entwicklungskonzepte und eine nachhaltige economy 4.0 bildeten ihre bisherigen redaktionellen Schwerpunkte. Im unternehmenswelt.de Team schreibt sie seit 2018 u.a. über die digitale Evolution durch Bitcoin, Blockchain und deren gesellschaftliche Bedeutungen. Seit 2019 verantwortet Kathleen Händel den Content-Bereich auf unternehmenswelt.de.

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