Businessplan Eventagentur: So erstellst du eine gute Planung

Ein Businessplan für deine Eventagentur ist der perfekte Einstieg in eine lukrative, zukunftsträchtige Branche und hilft dir im Geschäftsalltag klare Entscheidungen zu treffen. Dabei ist es egal, in welchem der vielen Branchenzweige du dich verwirklichen willst. Wir zeigen dir, welche Struktur und Inhalte dein Businessplan unbedingt enthalten sollte.

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Warum brauche ich als Eventagentur einen Businessplan?

Ein Businessplan fasst deine Geschäftsidee zur Gründung deiner eigenen Eventagentur übersichtlich zusammen. Die Branche bietet viele Möglichkeiten sich zu positionieren und sich auf bestimmte Events zu fokusieren. Deshalb solltest du soviel Informationen über deine Eventidee sammeln und diese in eine klare Geschäftsstrategie einbringen. Deine Planung sollte sich an deinen geplanten Events entlanghangeln.

Bei Gründung möchtest du wissen, ob es für deine Eventagentur auch wirklich einen Markt gibt und ob du in diesem auch bestehen kannst. Nach den Start deiner Selbständigkeit dient dir dein Businessplan dann als roter Faden, etwa in Sachen Kerngeschäft, Werbemassnahme und vor allem als objektiver Finanzplan.

In deinem Businessplan solltest du alle rechtlichen und unternehmerischen Punkte gut darstellen und strukturieren. Dieser dient damit in erster Linie für dich als wichtigster Anhaltspunkt. Businessplan Muster helfen dir bei der Erstellung.

Brauchst du für Investitionen externe Geldgeber oder kannst gar Fördermittel für deine Eventagentur beantragen, dann musst du meist auch einen Businessplan vorweisen. Dieser unterscheidet sich dann jedoch von deinem eigentlichen Businessplan. Für eine Bankfinanzierung oder für die Beantragung von Fördermitteln musst du speziell auf den von der geldgebende Institution vorgegebenen Zweck einen extra Businessplan anfertigen.

Dieser Punkt in deinem Businessplan ist die Kurzvorstellung deiner Geschäftsidee und beinhaltet somit alle wichtigen Informationen zu dir als Gründerperson, der Besonderheit deiner Tätigkeit als Eventmanager, die unternehmerische Organisation und Finanzierung.

Bei der Erstellung deines Businessplans werden dir viele neue Ideen kommen oder du wirst aus finanziellen Gründen deine Planung vielleicht komplett umwerfen müssen. Damit du deine Zusammenfassung dabei nicht ständig ändern musst, solltest du diese ganz am Ende anfertigen.

Deine Geschäftsidee bildet den Mittelpunkt in deinem Geschäftsplan. An diese knüpfen nahtlos die folgenden Kapitel des Konzepts inhaltlich an.

Beschreibe daher hier ausführlich, welche Art von Eventagentur du an welchem Standort eröffnen möchtest. Beschreibe deine Eventangebote und Servicedienstleistungen sehr detailliert. Als Eventagentur kannst du in fast jeder Branche tätig werden.

Überlege an dieser Stelle auch genau, was deine Pläne für dein Eventangebot in den nächsten Jahren sind. Planst du von kleineren Events auf grössere umzusteigen? Bietest du neben Alleinunterhalter, Hüpfburg auch noch Catering an. Spezialisierst du dich auf Kunstevents, planst du im Metaverse mit NFT aktiv zu werden? Oder planst du mit deinen gesammelten Musikerkontakten dann neben einzelnen Gigs auch Festivals? Wie verhalten sich dabei deine Umsätze und Kosten?

Deine Aufgabe ist es hier, deine Eventagentur mit deiner Gründerperson zu untermauern.

Beschreibe daher detailliert, welche Fähigkeiten du mitbringst, die dir bei der Gründung helfen werden. Hast du etwa eine bestimmte Ausbildung in der Branche? Bist du Experte in einem Bereich, hast ein entsprechendes Netzwerk und daher für eine bestimmte Eventart bestens geeignet?

Erwähne hier auch Weiterbildungen und die sogenannten Soft Skills. Damit also auch, wenn du Stärken in der Mitarbeiterführung oder in der Bewältigung administrativer Aufgaben hast. Lasse dabei auch deine Schwächen nicht unerwähnt. Versuche aber gleichzeitig Pläne zu erläutern, wie du deine eventuell vorhandenen Schwächen oder fehlenden Erfahrungen etwa durch Weiterbildung zu deinen Stärken machen kannst.

Bedenke, das du auch als Eventmanager grundlegende rechtliche und betriebswirtschaftliche Kenntnisse haben solltest.

Je nachdem, mit welchem Eventangebit du dich positionieren möchtest,  ergibt sich ein klarer Umriss deiner Zielgruppe. Diese gilt es entsprechend so genau wie möglich zu analysieren. Einkommen, evtl. Alter, Zeitbudget, Motive, Nachhaltigkeit, Qualitätsbewusstsein, Nachfragezyklen, sind nur einige Faktoren, welche du wissen solltest.

Die genaue Analyse deiner Zielgruppe hilft dir beim Aufbau deines Marketingmix sowie bei wichtigen Entscheidungen in deinem Unternehmeralltag. Die Zielgruppe ist in deinem Businessplan ein wichtiger Punkt.

Wie ist der Markt aufgestellt, indem du mit deiner Eventagentur tätig werden möchtest? Welches Volumen und welche Mitbewerber hat dieser? Welche Chancen siehst du für deine Agentur, im Ringen um Marktanteile? 

Gehe hier auch auf die Preisentwicklung deiner Branche ein. Beschreibe zudem, wie der Wettbewerb speziell an deinem Standort oder deinem Tätigkeitsgebiet eingeschätzt werden kann. Aus dem Abschnitt muss unbedingt hervorgehen, dass du dich in deinem Bereich und mit deinen Mitbewerbern bestens auskennst.

Dein Alleinstellungsmerkmal als Eventagentur ist deine Überlebensgarantie in einem sich rasant verändernden Markt. Entsprechend deiner Zielgruppe und der Marktsituation entwickelst du einen Marketingmix, der ein wichtiger Bestandteil deines Businessplans ist.

Denke daran, das dein Unternehmen zum Start ein klares Angebotsportfolio haben sollte. Dieses solltest du entsprechend deiner langfristigen Zielsetzung, hinsichtlich Lieferanten, Angebots- und Preisgestaltung sowie Serviceleistungen von Zufriedenheitsabfrage bis Empfehlungsnahme erstellen. Erst dann erfolgt die Planung deiner entsprechenden Werbemassnahmen.

Beschreibe in diesem Punkt von deinem Unternehmenskonzept, wie du deine Agentur strukturieren willst. Bist du ausschließlich selbst im Geschäft tätig oder hast du auch Angestellte? Welche Kontakte hast du schon zu Firmen für die Beschaffung deiner Eventausstattungen? Versuche so konkret wie möglich, die zukünftigen Abläufe und Strukturen zu erläutern. Beachte dabei immer auch die rechtlichen Vorgaben zu deinem Gewerbe, etwa in Hinblick auf Gastronomie, GEMA oder GEZ.

Ausserdem gehst du in diesem Punkt auf die Rechtsform deines Unternehmens ein. Je nachdem, welche unternehmerischen Risiken du stemmen möchtst, gilt sich genauestens Gedanken über eine haftungsbeschränkende Rechtsform zu machen und notwendige Gewerbeversicherungen zu sondieren. Ebenso musst du auf eine Beschäftigung von Mitarbeitern, Onlinetools, dienstleistenden Geschäftspartnern und sonstigen Massnahmen zur Bewältigung deiner unternehmerischen Pflichten eingehen.

In diesem Kapitel legst du den Fokus auf die Bewertung der Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken deines Unternehmens. Zeige hier vor allem auf, wie du mit Hilfe von Weiterbildungen, Beratungen oder deinen persönlichen Stärken die unternehmerischen Risiken mildern und die Chancen deiner Eventagentur optimal nutzen willst.

Neben der Geschäftsidee und der Kundengewinnung ist die Finanzierung deiner Existenzgründung in den ersten Geschäftsjahren entscheidend. In diesem Businessplan Inhalt planst du daher die finanzielle Zukunft deiner Eventagtur. Fasse entsprechend zusammen wie viel Eigenkapital du in die Gründung einbringen kannst und wie viel Fremdkapital du benötigst.

Dabei solltest du sowohl einmalige Gründungskosten als auch laufende Kosten bedenken. Nachfolgend einige Beispiele zu den kalkulierender Kosten:

  • Gewerbeanmeldung
  • Kaution für Gewerberäume
  • Geschäftsausstattung
  • Wareneinkauf
  • Webseite erstellen (lassen)
  • Gehälter
  • Mieten
  • Strom und weitere Nebenkosten
  • Versicherungen
  • Werbeausgaben
  • GEZ
  • GEMA
  • rechtliche Genehmigungen
  • TÜV Überprüfungen

In den Kosten sind auch unbedingt deine privaten Lebenshaltungskosten aufzuführen. Schliesslich musst du von deinem Eventgeschäft leben.

Damit dein finanzieller Spielraum während deiner Selbständigkeit nicht verloren geht, solltest du von Anfang an deine Liquidität schützen. Daher gilt es von Anfang an alle möglichen Fördermittel und geeigneten Finanzierungsmöglichkeiten auszuschöpfen. Diese gilt es jedoch erst nach deren Bewilligung mit in deine Finanzplanung zu übernehmen. Deine Eventagentur muss sich spätestens nach einer anfänglichen Anlaufzeit von allein und ohne Zuschüsse finanzieren.

Mit unserem kostenlosen Businessplan Tool kannst du schnell und einfach einen individuellen Businessplan für die Eröffnung deiner Eventagentur erstellen. Denn die händige Erstellung eines Businessplans ist trotz vieler Businessplan Beispiele immer eine mühselige und fehleranfällige Angelegenheit.

Unser Tool leitet dich automatisch durch deinen Businessplan. Du kannst flexibel alle Anpassungen vornehmen, die du dir wünschst. Mit unseren bewährten Formulierungen und deinen Angaben erhältst du deinen Businessplan anschließend perfekt formatiert als PDF zu downloaden und ausdrucken.

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Ein Businessplan Muster spart dir Zeit und Unannehmlichkeiten bei der Erstellung deines individuellen Businessplans für deine eigene Geschäftsidee. Was gehört in meinen Businessplan? Was muss ich bei den einzelnen Abschnitten beachten? Wie ist die Anordnung? All diese Fragen bekommst du einfach durch unsere Businessplan Muster beantwortet.

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Ein Businessplan ist Muss für jeden Gründer und Unternehmer, denn er legt den Grundstein sowie die Richtschnur für das eigene Unternehmen. Dabei gilt es ihn ständig anzupassen. Zusätzlich wird er für die Beantragung von Finanzhilfen und anderen Massnahmen benötigt. Schritt für Schritt begleiten wir dich auf dem Weg zu deinem eigenen Businessplan.

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Jeder Businessplan ist im Aufbau ähnlich gegliedert, jedoch ist die damit dargelegte Geschäftsidee einzigartig, was sich in der inhaltlichen Ausformulierung widerspiegelt. Was ein Businessplan für Inhalte haben sollte und wie diese nach Abschnitten in einer sinnvollen sowie anerkannten Reihenfolge angeordnet werden, zeigen wir dir nachfolgend.

Über den Autor
René Wendler

René Wendler

René hat die letzten 20 Jahre erfolgreich Geschäftsmodelle zur Betreuung von Gründern und Unternehmern aufgebaut. Damals wie heute adressiert er gemeinsam mit seinem Team Solo-Selbstständige und Unternehmen mit weniger als 10 Mitarbeitern, welche weder die mediale noch politische Aufmerksamkeit haben, obwohl sie 95% aller Unternehmen in Deutschland stellen und 60% aller Arbeitsplätze absichern. Daraus entstanden ist auch unternehmenswelt.de, die mittlerweile größte Anlaufstelle für Gründer und Unternehmer in der D/A/CH Region mit über 500.000 Mitgliedern.

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