Starte deine Eventagentur: Businessplan Leitfaden

Du beginnst deinen Businessplan mit einer klaren Zusammenfassung deines Vorhabens (Executive Summary).

Beschreibe kurz und prägnant, was deine Eventagentur einzigartig macht. Beantworte Schlüsselfragen, wie:

1. Was ist deine Vision?
2. Was ist deine Mission?
3. Was sind deine wichtigsten Unternehmensziele?

Hier geht es darum, deine Nische im Eventbereich zu definieren. Bist du spezialisiert auf Großveranstaltungen, Firmenevents, Hochzeiten oder vielleicht kulturelle Events? Erläutere, warum du dich für diese Nische entschieden hast und wie du dich von der Konkurrenz abheben willst.

Stelle dich und gegebenenfalls dein Gründerteam vor. Was sind eure Qualifikationen und Erfahrungen im Eventbereich? Warum bist du der/die Richtige, um diese Agentur zu leiten?

Definiere deine Zielgruppe. Wer wird deine Dienstleistungen in Anspruch nehmen? Überlege, wie du die Bedürfnisse und Wünsche deiner Kunden erfüllen kannst.

Führe eine Marktanalyse durch:

Wie groß ist der Markt für deine Dienstleistungen? Wer sind deine Hauptkonkurrenten? – Analysiere Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken (SWOT-Analyse).

Beispiel für eine Markt- und Wettbewerbsanalyse inkl. SWOT

1. Marktanalyse

• Marktgröße und Wachstumspotenzial: Schätze die Größe des Eventmarktes in deiner Region ab. Wie viele Events finden jährlich statt? Gibt es Wachstumstrends, wie z.B. eine Zunahme von Firmenevents oder kulturellen Festivals?
• Markttrends: Welche Trends sind im Eventbereich erkennbar? Denke an digitale Integration, Nachhaltigkeit, personalisierte Erlebnisse oder Outdoor-Events. Wie kannst du diese Trends in deinem Angebot nutzen?
• Kundenbedürfnisse: Verstehe die Bedürfnisse deiner Zielkunden. Suchen sie nach Full-Service-Agenturen oder spezialisierten Anbietern? Welche Art von Events bevorzugen sie?

2. Wettbewerbsanalyse

• Direkte Konkurrenten: Identifiziere andere Eventagenturen in deiner Region. Was bieten sie an? Wie positionieren sie sich? Was sind ihre Stärken und Schwächen?
• Indirekte Konkurrenten: Denke auch an andere Unternehmen, die indirekt mit dir konkurrieren könnten, wie Veranstaltungsorte, die eigene Planungsservices anbieten.
• Unique Selling Proposition (USP): Was macht deine Agentur einzigartig? Bist du spezialisiert auf bestimmte Eventtypen, wie nachhaltige oder technologiebasierte Events? Hast du besondere Kompetenzen oder Netzwerke?

3. SWOT-Analyse

Erstelle abschließend eine SWOT-Analyse, um Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken im Vergleich zum Wettbewerb zu bewerten:

• Stärken: Vielleicht hast du starke lokale Netzwerke oder eine innovative Eventplanungs-App.
• Schwächen: Sind deine Ressourcen begrenzt? Fehlt es an Bekanntheit in der Branche?
• Chancen: Gibt es unerschlossene Marktsegmente? Kannst du von neuen Technologien profitieren?
• Risiken: Beachte Risiken wie saisonale Schwankungen oder potenzielle neue Wettbewerber.

Entwickle eine Marketingstrategie, die über traditionelle Werbung hinausgeht. Denke an Netzwerkveranstaltungen, Online-Marketing, Social Media, Partnerschaften und Kundenbeziehungen.

Beschreibe, wie deine Agentur strukturiert sein wird. Dies umfasst im Wesentlichen:

• Rechtsform bzw. Organisationsstruktur,
• Personalplanung,
• Management und
• operative Prozesse.

Sei dir über die Stärken deines Unternehmens im Klaren, aber ignoriere die Risiken nicht. Dies könnte saisonale Schwankungen, Abhängigkeit von wenigen Großkunden oder Änderungen im Verbraucherverhalten umfassen (vgl. Markt und Wettbewerb, hier weiter oben).

Ein gut strukturierter Finanzplan ist entscheidend für den Erfolg deines Unternehmens. Er gibt dir nicht nur einen Überblick über deine finanziellen Bedürfnisse, sondern hilft dir auch, Investoren und Kreditgeber zu überzeugen. 

Finanzplan erstellen: Erstelle einen detaillierten Finanzplan, der Startkosten, laufende Kosten, erwartete Einnahmen und Break-Even-Analyse beinhaltet. Fasse entsprechend zusammen wie viel Eigenkapital du in die Gründung einbringen kannst und wie viel Fremdkapital du benötigst.

Finanzplan Inhalt

Hier ist eine Übersicht der wichtigsten Positionen im Finanzplan für die Gründung deiner Eventagentur:

1. Startkapitalbedarf

• Anschaffungskosten: Dazu gehören Büroausstattung, Computer, Software für Eventmanagement, eventuell Fahrzeuge und Anfangsbestände an Dekorationsmaterialien.
• Renovierungskosten: Falls du ein Büro oder einen Showroom einrichten musst.
• Gründungskosten: Notargebühren, Kosten für Gewerbeanmeldung und eventuelle Beratungskosten.

2. Laufende Kosten

• Miete: Kosten für Büroräume oder Lager.
• Personal: Gehälter für Mitarbeiter, freie Mitarbeiter oder Aushilfen.
• Betriebskosten: Telefon, Internet, Versicherungen, Marketing, Website-Pflege.
• Materialkosten: Kosten für Eventmaterialien, die regelmäßig ersetzt werden müssen.
• Reisekosten: Besichtigung von Veranstaltungsorten, Treffen mit Kunden und Lieferanten.

3. Einnahmen

• Event-Gebühren: Einnahmen aus der Planung und Durchführung von Events.
• Beratungsgebühren: Für die Beratung bei Eventkonzepten oder -strategien.
• Verleih- oder Vermietungsgebühren: Falls du Equipment oder Dekoration vermietest.

4. Finanzierung

• Eigenkapital: Geld, das du selbst investierst.
• Fremdkapital: Bankdarlehen, Kredite von Familienmitgliedern oder Freunden, Fördermittel.
• Investoren: Falls du Geschäftspartner oder Investoren hast.

5. Liquiditätsplanung

• Monatliche Aufstellung deiner Einnahmen und Ausgaben, um sicherzustellen, dass du stets genügend Liquidität hast, um deine Rechnungen zu bezahlen.

6. Rentabilitätsvorschau

• Prognose deiner Gewinne und Verluste über einen bestimmten Zeitraum, üblicherweise drei bis fünf Jahre.

7. Break-Even-Analyse

• Berechnung, wann deine Eventagentur voraussichtlich den Break-Even-Punkt erreicht, also die Einnahmen die Ausgaben decken.

8. Abschließende Hinweise

• Berücksichtige stets einen Puffer für unvorhergesehene Ausgaben (Liquidität sichern!)
• Regelmäßige Überprüfung und Anpassung deines Finanzplans sind wichtig, um auf Veränderungen im Geschäftsumfeld reagieren zu können.

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