Homeoffice: Kostenerstattungen durch den Arbeitgeber

Homeoffice und Kostenerstattungen: Das müssen Arbeitgeber wissen

Grundsätzlich empfiehlt sich eine vertragliche Regelung zwischen Arbeitgebern und Arbeitnehmern, welche die Einzelheiten zur Überlassung von Arbeitsmitteln und Kostenerstattungen im Homeoffice schriftlich belegt. Hier können beide Parteien vereinbaren, welche Arbeitsmittel unter Ausschluss einer privaten Nutzung vom Arbeitgeber steuerfrei zur Verfügung gestellt werden, ob eine pauschale Kostenübernahme vereinbart wird oder welche Sondervereinbarungen im Einzelfall gelten. Dies schafft Transparenz für beide Seiten und beseitigt Unklarheiten darüber, ob es sich um steuerfreie Kostenerstattungen handelt oder aber um steuerpflichtigen Arbeitslohn.

Steuerfreie Kostenerstattungen für Arbeitsmittel im Homeoffice

Überlässt ein Arbeitgeber seinen Beschäftigten Arbeitsmittel (z. B. Computer, Laptop, Büroausstattung) unentgeltlich zur Nutzung und ist eine private Mitbenutzung ausgeschlossen, liegt kein Arbeitslohn vor (R 19.3 Abs. 2 Nr. 1 LStR).

Voraussetzung hierfür ist, dass sämtliche zur Verfügung gestellten Arbeitsmittel:

im Eigentum des Arbeitgebers verbleiben sowie
eine private Mitbenutzung durch den Arbeitnehmer ausgeschlossen ist.

Sowohl Arbeitgeber, als auch Arbeitnehmer können die jeweiligen Arbeitsmittel selbst anschaffen. Ist letzteres der Fall, kann der Arbeitgeber diese Kosten unter Vorlage der genannten Bedingungen als steuerfreier Ersatz gem. § 3 Nr. 50 EStG erstatten.

Sonderfall private Mitnutzung

Nutzen Beschäftigte zur Verfügung gestellte Arbeitsmittel auch privat, legt der Gesetzgeber jedoch regelmäßig lohnsteuerpflichtigen Arbeitslohn zugrunde. Lediglich bei der privaten Mitnutzung von betrieblichen Telekommunikations- und Datenverarbeitungsgeräten kann in diesen Fällen Steuerfreiheit nach § 3 Nr. 45 EStG vorliegen.

Sonstige Kostenerstattungen durch den Arbeitgeber

Die Übernahme sonstiger Kosten durch den Arbeitgeber gilt regelmäßig als Arbeitslohn und ist grundsätzlich steuerpflichtig. Ersetzt z.B. ein Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die Kosten für ein Arbeitszimmer in der Wohnung des Arbeitnehmers, handelt es sich um steuer- und beitragspflichtigen Arbeitslohn. Ergänzend hierzu steht dem Arbeitnehmer dann aber gegebenenfalls ein Werbungskostenabzug im Rahmen seiner privaten Steuererklärung zu, so zum Beispiel Werbungskosten für ein häusliches Arbeitszimmer.

Homeoffice-Pauschale im Jahressteuergesetz 2020

Mit Verabschiedung des Jahressteuergesetz 2020 wurde auch die hierin formulierte Homeoffice-Pauschale rechtskräftig. Demnach darf jede Steuerpflichtige, die eine betriebliche oder berufliche Tätigkeit ausschließlich in der häuslichen Wohnung ausübt, einen Betrag von 5 EUR pro Tag steuerlich geltend machen, höchstens jedoch 600 EUR im Wirtschafts- oder Kalenderjahr. Die Homeoffice-Pauschale wird in die Werbungskostenpauschale für Arbeitnehmer eingerechnet.

Die Regel gilt für alle nach dem 31.12.2019 und vor dem 1.1.2022 in der heimischen Wohnung ausgeübten Tätigkeiten und kann in der Steuererklärung 2020 und 2021 angewendet werden. Der Abzug der Homeoffice-Pauschale gilt dabei unabhängig vom Vorhandensein eines steuerlich berücksichtigungsfähigen häuslichen Arbeitszimmers.

Hinweis: Eine steuerfreie Erstattung der Homeoffice-Pauschale durch den Arbeitgeber kommt nicht in Betracht.

Kostenerstattungen für ein Jobticket trotz Tätigkeit im Homeoffice

Zuschüsse des Arbeitgebers, die zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn zu den Aufwendungen von Arbeitnehmern für Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte gewährt werden, bleiben steuerfrei (§ 3 Nr. 15 EStG). Das Gleiche gilt für die unentgeltliche oder verbilligte Nutzung des ÖPNV. Die Begünstigung gilt auch für private Fahrten im öffentlichen Personennahverkehr. An der Steuerbefreiung der Arbeitgeberleistungen ändert eine zeitweise Tätigkeit im Homeoffice grundsätzlich nichts. Zu beachten ist jedoch, dass die als Jobticket steuerfreien Arbeitgeberleistungen den in der Steuererklärung als Entfernungspauschale abziehbaren Betrag mindern.

Bekommen Arbeitnehmer keine Ersatzleistung durch ihren Arbeitgeber, können sie die Aufwendungen für ein Jobticket auch in der Corona-Krise und bei geltender Homeoffice-Pflicht als Werbungskosten geltend machen.