Vertriebsmanagement: Das gehört in Ihren Kostenvoranschlag

KMU müssen auf Wunsch ihrer Kunden vor Vertragsabschluss oft einen Kostenvoranschlag erstellen. Dieser beziffert die voraussichtlich entstehenden Auftragskosten anhand vorab definierter Geltungsbestimmungen. Wir erläutern Ihnen, welche Punkte Ihr Kostenvoranschlag unbedingt enthalten muss und welche rechtlichen Konsequenzen bei wesentlichen Abweichungen u.U. auf Sie zukommen können.

Kostenvoranschlag rechtskonform erstellen

Kostenvoranschlag erstellen: Fünf FAQs kleiner und mittlerer Unternehmen

1. Ist mein Kostenvoranschlag bindend?: Jein

Ein Kostenvoranschlag ist eine grobe Vorausberechnung der entstehenden Auftragskosten anhand definierter Vorbedingungen, die keinen Rechtsanspruch darstellen. In der praktischen Rechtssprechnung hat die Erfahrung jedoch gezeigt, dass “wesentliche Abweichungen” ab Überschreitungen von 15 bis 20 Prozent vom vorab genannten Preis in der Regel vom Unternehmer an den Kunden mitgeteilt werden müssen. Dieser kann im Anschluss entscheiden, ob er den Vertrag außerordentlich kündigen will. Entscheidend dafür, wie wesentlich die Abweichung als solche wahrgenommen wird, ist außerdem der gesamte vorkalkulierte Rechnungsbetrag. Abweichungen von 15% wiegen bei Beträgen über 100.000 EUR schwerer, als bei vergleichsweise geringeren Auftragsvolumina im z.B. vierstelligen Bereich.

2. Kann ich den Kostenvoranschlag in Rechnung stellen?: Nein

Paragraf 632 Absatz 3 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) besagt: “Ein Kostenanschlag ist im Zweifel nicht zu vergüten.” 

Bedeutet die Erstellung des Kostenvoranschlags jedoch gleichzeitig das Entwerfen komplexer Pläne oder Maps und einen deutlichen Personalaufwand, müssen Sie die auftretenden Kosten explizit einfordern und vertraglich festhalten. Eine schlichte Klausel in Ihren AGBs ist hierfür nicht ausreichend.

3. Was muss im Kostenvoranschlag drinstehen?: 5 Punkte für Ihren Kostenvoranschlag

  1. Art und Umfang der angeforderten Arbeiten
  2. die hierfür geschätzte notwendige Arbeitszeit
  3. die geschätzten Arbeitskosten
  4. die Materialkosten/Materialeinsatz en Detail
  5. der Zeitraum, innerhalb dessen der formulierte Kostenvoranschlag gilt

4. Wie lange ist mein Kostenvoranschlag gültig?: in der Kürze liegt Ihr Vorteil

Es gibt keine rechtlichen Vorgaben darüber, wie lange ein Kostenvoranschlag gültig ist. Um keine Diskussionen mit Ihren Kunden zu riskieren, sind kurze Zeiträume zum Ausschluss sekundärer Preistreiber (steigende Materialkosten oder steigender Aufwand bei aufwendigen Reparaturen z.B. im KfZ-Bereich) empfehlenswert. Beachten Sie außerdem Auftragsspitzen in Ihrer jeweiligen Branche und bedenken Sie, ob Sie u.U. Spätentscheider unter Ihren Kunden (z.B. im Weihnachtsgeschäft) tatsächlich operativ bedienen können. Kalkulieren Sie nicht länger als sechs Wochen.

5. Warum muss ich einen Kostenvoranschlag erstellen, ich schreibe doch ein Angebot?

Im Gegenteil zum finalen Angebot ist Ihr Kostenvoranschlag eine auf Kundenwunsch formulierte Schätzung des avisierten Auftragsvolumens. Ein Angebot ist im Umfang und der Höhe des Preises für Sie als Unternehmer immer bindend. Nachgestellte Preiskorrekturen sind hier nicht mehr möglich.

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Über den Autor
Kathleen Händel

Kathleen Händel

Kathleen schreibt seit 2018 im Magazin von Unternehmenswelt. Neue Ideen und Konzepte, disruptive Technologien und nachhaltiges Unternehmertum bilden ihre Interessenschwerpunkte. Zuvor war Kathleen als Content Creator für die Social StartUp-Szene, verschiedene Stiftungen und Kommunikationsagenturen tätig. Seit 2019 recherchiert die studierte Kulturwissenschaftlerin für dich alle Fakten und Zusammenhänge, die du in deinem Tagesgeschäft brauchst.