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10.10.2012

Print Services: Papierloses Büro vs. Effizientes Drucken

Obwohl der Wunsch nach einem papierlosen Büro schon seit Jahren ganz oben auf der Wunschliste steht, ist effizientes Drucken im Büro heute wichtiger denn je. Dabei schließt das eine das andere nicht aus, sondern muss sich sogar ergänzen, um ein optimales Ergebnis zu erzielen. Print Services bauen auf die Optimierung der Prozesse und Infrastruktur eines Unternehmens.

Obwohl der Wunsch nach einem papierlosen Büro schon seit Jahren ganz oben auf der Wunschliste steht, ist effizientes Drucken im Büro heute wichtiger denn je. Dabei schließt das eine das andere nicht aus, sondern muss sich sogar ergänzen, um ein optimales Ergebnis zu erzielen.

Wer bei Print Services daran denkt, dass er seine Dokumente einem Dienstleister überlässt, damit dieser sie ausdruckt, der irrt. Print Services bauen vielmehr auf die Optimierung der Prozesse und Infrastruktur eines Unternehmens. Im täglichen Umgang mit den verschiedensten Dokumenten gibt es so manches Optimierungspotenzial. Wie oft war der Druckertoner schon leer, bevor die gesamte Präsentation ausgedruckt war. Natürlich kurz vor Feierabend und ein Ersatztoner war weit und breit nicht in Sicht. Großraumbüros mit vielen Einzelplatzdruckern verbrauchen nicht nur Unmengen von Ressourcen, sie multiplizieren auch den Wartungsaufwand und die Fehlerhäufigkeit. Dies sind nur einige Bereiche in denen Print Services optimierend eingreifen können.

Nach einer individuellen Analyse der Druckgewohnheiten und der Workflows in einem Unternehmen bieten Print Services ein optimal angepasstes Dienstleistungspaket. Werden Dokumente eingescannt oder kopiert, nur um sie nachher zu verteilen? Warum nicht gleich in ein Filesystem scannen und die Dokumente als Mail weiterleiten? Sie haben teure Farbdrucker an Arbeitsplätzen, die eigentlich keine farbigen Ausdrucke benötigen? Sie haben einen Mitarbeiter abgestellt, der sich nur darum kümmert, dass es ausreichend Toner gibt und diesen dann auch bei Bedarf austauscht? Warum lassen Sie nicht Ihre Kopierer eine automatische Nachricht an den Service leiten, der rechtzeitig erscheint und die Tonerkartusche tauscht? Was halten Sie von einem Kopierer, der selbstständig den Servicetechniker informiert, sobald er einen Defekt feststellt? So kann der Techniker sich im Idealfall schon mit dem benötigten Ersatzteil auf den Weg machen, bevor Sie überhaupt gemerkt haben, dass ein Defekt am Gerät aufgetreten ist. Managed Print Services bieten eine Vielzahl an Features, die Workflows optimieren, Service und Support zentralisieren und Kosten senken.


Print Services können auf vielfältige Weise eine Erleichterung der täglichen Arbeitsprozesse ermöglichen. Dabei spielt es eher eine untergeordnete Rolle, ob es um ein kleines bis mittelständisches (KMU) oder großes Unternehmen geht. Eine individuelle Analyse bringt einen, auf das Unternehmen abgestimmten, Entwurf hervor, der von Spezialisten optimal umgesetzt wird. Optimized Print Services - ein Konzept mit viel Potenzial für den Büroalltag.

Über den Autor

Verena Freese