Mit der Getting Things Done-Methode den Kopf frei bekommen

Wer eine Selbständigkeit startet und sein Geschäft lgründet, muss viele Aufgaben gleichzeitig managen. Den Businessplan schreiben, bürokratische Wege erledigen, am eigenen Angebot tüfteln, sich mit möglichen Kooperationspartnern treffen, eine eigene Webseite aufsetzen, Termine beim Steuerberater und und und.

Manche Selbständige fühlen sich von dem Berg an Aufgaben, der vor ihnen liegt, gestresst und fürchten, wichtige Termine zu verpassen oder Aufgaben nicht rechtzeitig zu erledigen. Die Getting Things Done-Methode (GTD) – zu Deutsch „Wie ich die Dinge geregelt kriege“ – hilft dir dabei, keine Aufgabe aus den Augen zu verlieren.

Die Prinzipien von Getting Things Done

Der US-amerikanische Managementberater und Autor David Allen setzt mit seiner Selbstmanagement-Methode darauf, jede neue Idee oder Aufgabe nach einem genauen System zu erfassen und konkrete Handlungsschritte zu formulieren, die zur Erledigung von Aufgaben zu tun ist. Indem du geordnete Listen führst, abarbeitest und stetig aktualisierst, entlastet du dein Gehirn und schaffst damit Raum, dich voll und ganz auf die Ausführung deienr wesentlichen Vorhaben zu konzentrieren. Viele Elemente der Methode nutzt du sicher schon intuitiv. Systematisch angewandt, wird deine Produktivität bald noch mehr an Fahrt aufnehmen.

Welche Hilfsmittel braucht man für Getting Things Done?

Ein ganz bestimmtes On- oder Offline-Tool brauchst du nicht, wenn du mit Getting Things Done deine Aufgaben besser managen willst. Grundsätzlich brauchst du aber, egal in welcher Form, einen Terminkalender, Listen und ein funktionierendes Wiedervorlagesystem.

Fünf Phasen der GTD-Methode

Jede Anfrage, jeder Termin durchläuft fünf feste Schritte im System der Getting Things Done-Methode. Das wirkt am Anfang recht komplex und sieht nach mehr Organisation, als nach tatsächlicher Erledigung der Arbeit aus. Aber wer es ausprobiert und Routine erwirbt, merkt bald, dass das Handeln im Mittelpunkt steht.

Phase 1: Erfassen

In diesem Schritt legst du alle Aufgaben und Ideen lückenlos in digitalen oder analogen Eingangskörben ab. Diese Eingänge teilst du in Kategorien ein, wobei die Zahl der Kategorien niedrig gehalten werden sollte. Von der Terminvereinbarung mit einem Kooperationspartner über einen Anruf beim Steuerberater bis zu Rechnungen, all diese Dinge legst du in deine Eingangskörbe, damit sie von dort die weiteren Phasen durchlaufen können.

Phase 2: Durcharbeiten

Was im Ablagekorb liegt, darf nur einmal angefasst und nicht wieder dorthin zurück gelegt werden. In der Phase des Durcharbeitens entscheidest du, ob ein Element eine Aktion deinerseits erfordert. Falls nein, dann kannst du es in den Papierkorb verschieben, zur Wiedervorlage terminieren oder im Archiv als Referenzmaterial oder Hintergrundinformation ablegen.

Falls die Aufgabe eine Aktion von dir erfordert, erledigst du alles, was bis zu zwei Minuten dauert, sofort. Für solche kurzen Aufgaben lohnt sich der Aufwand nicht, sie weiter ins System einzuordnen. Falls die Aufgabe länger dauert, dann stelle dir folgende drei Fragen:

Worum genau geht es? – Um eine Überweisung, die du tätigen musst oder einen Artikel, den du lesen willst oder um eine Information, die du in ein Dokument einarbeiten willst?
Kann ich etwas tun? Und wenn ja:
Was ist der konkrete nächste Schritt und erledige ich ihn selbst?

Jeder konkrete Handlungsschritt ist eine Aufgabe. Wenn eine Tätigkeit mehrere Schritte umfasst, wie beispielsweise deine Webseite zu konzipieren, dann nennt David Allen das in der GTD-Methode ein Projekt, das in mehrere einzelne Handlungsschritte unterteilt wird.

Phase 3: Organisieren

Sobald du entschieden hast, was mit einer Sache aus dem Eingangskorb passieren soll, ordnest du es in die passende Liste ein. Alles, was an einen festen Zeitpunkt gebunden ist, ist ein Termin und wird in den Kalender eingetragen. Alle konkreten Handlungsschritte notierst du dir in den Aufgabenlisten.

In der Getting Things Done-Methode sind die Aufgabenlisten nach Kontexten geordnet. Kontext bedeutet hier: Welche Ressourcen brauche ich, um die Aufgabe zu erledigen? Computer, Telefon, Besorgungen und Lesen sind typische Beispiele für Kontexte bei David Allen.

Ein nächster Schritt kann auch „Warten auf“ sein, wenn du darauf warten musst, dass jemand anderes etwas erledigt, bevor du wieder etwas unternehmen kannst. Das kann zum Beispiel die Antwort des Steuerberaters auf eine Frage zu deinen Betriebsausgaben sein, bevor du eine Anschaffung tätigst.

Auch das Ablegen von Material in einem Archiv oder einer Ideensammlung ist ein konkreter nächster Schritt. Ebenso das Zurückstellen einer Tätigkeit auf ein „Irgendwann“ oder „Vielleicht“ ist ein Kontext, zu dem du eine Liste führst. Dort musst du im Moment nichts unternehmen, willst die Aufgabe oder Idee aber nicht aus den Augen verlieren.

Phase 4: Durchsicht

Schaue mindestens einmal am Tag oder mehrmals auf deinen Kalender. Es ist logisch, dass die Entlastung, die das Aufschreiben bringt, nur wirken kann, wenn du auch nachschaust, was du aufgeschrieben hast. Wenn kein Termin ansteht oder du eine Aufgabe erledigt hast, wandert dein Blick auf die Aufgabenliste. Das Durchsehen von Kalender und Kontextlisten kannst du auch zur Tagesplanung einsetzen.

Es ist wichtig, dass die Listen aktuell sind und das verlangt ihre Pflege. Neben den täglichen Blicken auf die Aufgabenlisten kommt man um den Wochenrückblick nicht drumherum. Hier werden erledigte Tätigkeiten aus dem System genommen und der jeweils nächste Schritt notiert.

Phase 5: Erledigen

Natürlich sind die Listen der Getting Things Done-Methode kein Selbstzweck. Sondern sie sollen dir viel Raum für diese wichtigste Phase geben: Das Handeln! Wenn du denkst „Was tue ich als nächstes?“, dann beachte diese vier Kriterien in folgender Reihenfolge:

Kontext einbeziehen: Hier siehst du, welchen Sinn die Sortierung nach Kontexten hat. Kannst du gerade gut telefonieren? Machst du dich gleich auf den Weg zu einem Termin und kannst du unterwegs etwas besorgen? Oder sitzt du am Computer?
Verfügbare Zeit: Lohnt es sich, ein längeres Telefonat zu führen, wenn du in einer viertel Stunde zu einem Termin gehen musst? Oder erledigst du in dieser Zeit lieber ein paar Überweisungen oder kurze E-Mail-Antworten?
Verfügbare Energie: Bin ich erholt und kann eine komplexere Aufgabe wie das Erstellen einer Strategie für eine Verhandlung erledigen? Oder bin ich im Mittagstief und arbeite lieber weniger komplizierte Routineaufgaben ab?
Priorität: Als letztes entscheidest du, welche Aufgabe am dringendsten ist, die zum aktuellen Kontext, der verfügbaren Zeit und Energie passt. Hier liegt einer der großen Unterschiede zu anderen Produktivitätsmethoden, bei denen die Priorität einer Aufgabe ein viel stärkeres Kriterium ist, wenn du deine To Dos sortierst.

Das gewinnst du mit der Getting Things Done-Methode

Obwohl es nach viel Arbeit aussieht, die Aufgaben zu planen und Listen zu pflegen, liegt der Fokus der Methode auf dem Handeln. Denn durch dein gut gepflegtes System hast du den Kopf frei und kannst dich ganz und gar darauf konzentrieren, deine Aufgaben zu erledigen. Weil du die jeweils nächste Aufgabe nach dem festgelegten Schema anhand der vier Kriterien wählst, musst du nicht lang überlegen, welcher Handlungsschritt gerade in deine Agenda passt. Außerdem kannst du große Aufgaben in kleine zerlegen. Sie werden dadurch viel besser handhabbar.

Herausforderungen von GTD

Der Einstieg in die Methode verlangt erst einmal einen Aufwand, schließlich müssen alle laufenden Aufgaben nach den Getting Things Done-Prinzipien sortiert werden. Aber auf das Ausprobieren kommt es an. Wer es schafft, ein wenig Übung in Pflege und Planung zu bekommen sowie Ausdauer bei der Pflege der Listen und des Kalenders, dem spart GTD Zeit und Nerven. Im Buch „Wie ich die Dinge geregelt kriege. Selbstmanagement für den Alltag“ schildert David Allen alles rund um einen gelungenen Einstieg.