11.10.2018

Mit der Getting Things Done-Methode den Kopf frei bekommen

Mit weniger Stress produktiver werden durch übersichtlich sortierte Aufgaben und klare Handlungsschritte

Getting Things Done (GTD) – die Dinge geregelt kriegen. Das verspricht David Allen mit seiner Produktivitätsmethode. In einem festgelegten System ordnen Sie Ihre Aufgaben und bei sorgfältiger Pflege der GTD-Listen und des Kalenders gerät kein Termin und keine Aufgabe mehr in Vergessenheit. GTD schafft Ihnen Freiraum, sich ganz auf das Erledigen zu konzentrieren.

Wenn Sie in die Selbständigkeit starten und dann ihr Geschäft anrollt, kommen viele Aufgaben gleichzeitig auf Sie zu. Den Businessplan schreiben, bürokratische Wege erledigen, am eigenen Angebot tüfteln, sich mit möglichen Kooperationspartnern treffen, eine eigene Webseite aufsetzen, Termine beim Steuerberater und und und.

Manche Selbständige fühlen sich von dem Berg an Aufgaben, der vor ihnen liegt, gestresst und fürchten, wichtige Termine zu verpassen oder Aufgaben nicht rechtzeitig zu erledigen. Die Getting Things Done-Methode (GTD) – zu Deutsch „Wie ich die Dinge geregelt kriege“ – hilft Ihnen dabei, dass Ihnen keine Aufgabe verloren geht.

Die Prinzipien von Getting Things Done

Der US-amerikanische Managementberater und Autor David Allen setzt mit seiner Selbstmanagement-Methode darauf, jede neue Idee oder Aufgabe nach einem genauen System zu erfassen und konkrete Handlungsschritte zu formulieren, die zur Erledigung von Aufgaben zu tun ist. Indem Sie geordnete Listen führen, abarbeiten und stetig aktualisieren, entlasten Sie Ihr Gehirn und schaffen damit Raum, sich voll und ganz auf die Ausführung Ihrer Vorhaben zu konzentrieren. Viele Elemente der Methode nutzen Sie sicher schon intuitiv. Systematisch angewandt, wird Ihre Produktivität bald an Fahrt aufnehmen.

Welche Hilfsmittel braucht man für Getting Things Done?

Ein ganz bestimmtes On- oder Offline-Tool brauchen Sie nicht, wenn Sie mit Getting Things Done Ihre Aufgaben besser managen wollen. Egal in welcher Form brauchen Sie aber einen Terminkalender, Listen und ein funktionierendes Wiedervorlagesystem.

Fünf Phasen der GTD-Methode

Jede Anfrage, jeder Termin durchläuft fünf feste Schritte im System der Getting Things Done-Methode. Das wirkt am Anfang recht komplex und sieht nach mehr Organisation als nach tatsächlicher Erledigung der Arbeit aus. Aber wer es ausprobiert und Routine erwirbt, merkt bald, dass das Handeln im Mittelpunkt steht.

Phase 1: Erfassen

In diesem Schritt legen Sie alle Aufgaben und Ideen lückenlos in digitalen oder analogen Eingangskörben ab. Diese Eingänge teilen Sie in Kategorien ein, wobei die Zahl der Kategorien niedrig gehalten werden sollte. Von der Terminvereinbarung mit einem Kooperationspartner über einen Anruf beim Steuerberater bis zu Rechnungen, all diese Dinge legen Sie in Ihre Eingangskörbe, damit sie von dort die weiteren Phasen durchlaufen können.

Phase 2: Durcharbeiten

Was im Ablagekorb liegt, darf nur einmal angefasst und nicht wieder dorthin zurück gelegt werden. In der Phase des Durcharbeitens entscheiden Sie, ob ein Element eine Aktion Ihrerseits erfordert. Falls nein, dann können Sie es in den Papierkorb verschieben, zur Wiedervorlage terminieren oder im Archiv als Referenzmaterial oder Hintergrundinformation ablegen.

Falls die Aufgabe eine Aktion von Ihnen erfordert, erledigen Sie alles, was bis zu zwei Minuten dauert, sofort. Für solche kurzen Aufgaben lohnt sich der Aufwand nicht, sie weiter ins System einzuordnen. Falls die Aufgabe länger dauert, dann stellen Sie sich folgende drei Fragen:

  • Worum genau geht es? – Um eine Überweisung, die Sie tätigen müssen oder einen einen Artikel, den Sie lesen wollen oder um eine Information, die Sie in ein Dokument einarbeiten wollen?
  • Kann ich etwas tun? Und wenn ja:
  • Was ist der konkrete nächste Schritt und erledige ich ihn selbst?

Jeder konkrete Handlungsschritt ist eine Aufgabe. Wenn eine Tätigkeit mehrere Schritte umfasst, wie beispielsweise Ihre Webseite zu konzipieren, dann nennt David Allen das in der GTD-Methode ein Projekt, das in mehrere einzelne Handlungsschritte unterteilt wird.

Phase 3: Organisieren

Sobald Sie entschieden haben, was mit einer Sache aus dem Eingangskorb passieren soll, ordnen sie es in die passende Liste ein. Alles, was an einen festen Zeitpunkt gebunden ist, ist ein Termin und wird in den Kalender eingetragen. Alle konkreten Handlungsschritte notieren Sie sich in den Aufgabenlisten.

In der Getting Things Done-Methode sind die Aufgabenlisten nach Kontexten geordnet. Kontext bedeutet hier: Welche Ressourcen brauche ich, um die Aufgabe zu erledigen? Computer, Telefon, Besorgungen und Lesen sind typische Beispiele für Kontexte bei David Allen.

Ein nächster Schritt kann auch „Warten auf“ sein, wenn Sie darauf warten müssen, dass jemand anderes etwas erledigt, bevor Sie wieder etwas unternehmen können. Das kann zum Beispiel die Antwort des Steuerberaters auf eine Frage zu Ihren Betriebsausgaben sein, bevor Sie eine Anschaffung tätigen.

Auch das Ablegen von Material in einem Archiv oder einer Ideensammlung ist ein konkreter nächster Schritt. Ebenso das Zurückstellen einer Tätigkeit auf ein „Irgendwann“ oder „Vielleicht“ ist ein Kontext, zu dem Sie eine Liste führen. Dort müssen Sie im Moment nichts unternehmen, wollen die Aufgabe oder Idee aber nicht aus den Augen verlieren.

Phase 4: Durchsicht

Schauen Sie mindestens einmal am Tag oder mehrmals auf Ihren Kalender. Es ist logisch, dass die Entlastung, die das Aufschreiben bringt, nur wirken kann, wenn Sie auch nachschauen, was Sie aufgeschrieben haben. Wenn kein Termin ansteht oder Sie eine Aufgabe erledigt haben, wandert ihr Blick auf die Aufgabenliste. Das Durchsehen von Kalender und Kontextlisten können Sie auch zur Tagesplanung einsetzen.

Es ist wichtig, dass die Listen aktuell sind und das verlangt ihre Pflege. Neben den täglichen Blicken auf die Aufgabenlisten kommt man um den Wochenrückblick nicht drumherum. Hier werden erledigte Tätigkeiten aus dem System genommen und der jeweils nächste Schritt notiert.

Phase 5: Erledigen

Natürlich sind die Listen der Getting Things Done-Methode kein Selbstzweck. Sondern sie sollen Ihnen viel Raum für diese wichtigste Phase geben: Das Handeln! Wenn Sie denken „Was tue ich als nächstes?“, dann beachten Sie diese vier Kriterien in folgender Reihenfolge:

  • Kontext einbeziehen. Hier sehen Sie, welchen Sinn die Sortierung nach Kontexten hat. Können Sie gerade gut telefonieren? Machen Sie sich gleich auf den Weg zu einem Termin und können unterwegs etwas besorgen? Oder sitzen Sie am Computer?
  • Verfügbare Zeit. Lohnt es sich, ein längeres Telefonat zu führen, wenn Sie in einer viertel Stunde zu einem Termin gehen müssen? Oder erledigen Sie in dieser Zeit lieber ein paar Überweisungen oder kurze E-Mail-Antworten?
  • Verfügbare Energie. Bin ich erholt und kann eine komplexere Aufgabe wie das Erstellen einer Strategie für eine Verhandlung erledigen? Oder bin ich im Mittagstief und arbeite lieber weniger komplizierte Routineaufgaben ab?
  • Priorität. Als letztes entscheiden Sie, welche Aufgabe am dringendsten ist, die zum aktuellen Kontext, der verfügbaren Zeit und Energie passt. Hier liegt einer der großen Unterschiede zu anderen Produktivitätsmethoden, bei denen die Priorität einer Aufgabe eine viel stärkeres Kriterium ist, wenn Sie ihre To Dos sortieren.

Das gewinnen Sie mit der Getting Things Done-Methode

Obwohl es nach viel Arbeit aussieht, die Aufgaben zu planen und Listen zu pflegen, liegt der Fokus der Methode auf dem Handeln. Denn durch ihr gut gepflegtes System haben Sie den Kopf frei und können sich ganz und gar darauf konzentrieren, ihre Aufgaben zu erledigen. Weil Sie die jeweils nächste Aufgabe nach dem festgelegten Schema anhand der vier Kriterien wählen, müssen Sie nicht lang überlegen, welcher Handlungsschritt gerade in Ihre Agenda passt.

Ein positiver Effekt davon, dass Sie jeweils den nächsten Schritt definieren, ist außerdem, dass Sie große Aufgaben in kleine zerlegen. Sie werden dadurch viel besser handhabbar.

Herausforderungen von GTD

Der Einstieg in die Methode verlangt erst einmal einen Aufwand, schließlich müssen alle laufenden Aufgaben nach den Getting Things Done-Prinzipien sortiert werden. Aber auf das Ausprobieren kommt es an. Wer es schafft, ein wenig Übung in der Pflege und Planung zu bekommen und bei der Pflege der Listen und des Kalenders ausdauernd ist, dem spart GTD Zeit und Nerven. Im Buch „Wie ich die Dinge geregelt kriege. Selbstmanagement für den Alltag“ schildert David Allen alles rund um einen gelungenen Einstieg.

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Über den Autor

Ulrike Schult

Ulrike Schult

Die Autorin ist als Redakteurin im Team von unternehmenswelt.de tätig. Zuvor beriet Ulrike Schult in Leipzig Studierende zum Einstieg ins Berufsleben und organisiert momentan unter anderem an der Fachhochschule ein überfachliches Qualifizierungsprogramm für Doktoranden aus den Ingenieurswissenschaften und anderen Bereichen.

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