Die Pomodoro-Technik: In 25-Minuten-Schritten zu einer abgehakten To-Do-Liste

Im ersten Teil unseres Zeitmanagement-Doppels haben wir das Eisenhower-Prinzip vorgestellt, mit dem du deine Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit sortieren kannst. Die Pomodoro-Technik hilft dir dabei, die so sortierten Aufgaben auch zu erledigen.

Aber was hat eine Tomate mit effizientem und effektivem Arbeiten zu tun? In den 1980er Jahren benannte Francesco Cirillo die von ihm entwickelte Selbstmanagement-Methode nach einer Küchenuhr in Form einer Tomate, auf Italienisch – pomodoro.

Mit dem Aufziehen der Uhr auf 25 Minuten verbindet Cirillo die Entschiedenheit, sich einer Aufgabe zu widmen. Das Ticken und Klingeln soll die vergehende Zeit erlebbar machen und anspornen.

Mit diesen sechs Schritten der Pomodoro-Technik startest du ins fokussierte Arbeiten

1. Aufgabe notieren

Lege zunächst eine Aufgabe fest, die du in 25 Minuten erledigen willst, am besten hältst du diese auch schriftlich fest. Francesco Cirillo meint, dass Bleistift und Papier am Besten dazu geeignet sind. Diese Aufgabe soll dann deine volle Konzentration erhalten.

2. Timer auf 25 Minuten stellen

Entscheide dich bewusst, in den nächsten 25 Minuten nur das zu tun, was du notiert hast. Ziehe den Küchenwecker auf oder starte deine Pomodoro-App.

3. Arbeite bis zum Klingeln an der Aufgabe

Schalte jede Störung aus und arbeite mit deiner ganzen Konzentration an der Aufgabe. Keine E-Mails, keine Sozialen Netzwerke in dieser Zeit! Wenn dir etwas einfällt, das du nicht vergessen darfst, notiere es für später auf einen Zettel. Lass dich nicht von den Ideen ablenken.

4. Erledigtes abhaken

Wenn dein Timer klingelt, hake die Aufgabe auf dem Zettel ab. Aufgaben, für die du vermutlich länger brauchst, kannst du auch von vornherein in kleinere Aufgaben zerlegen und auf zwei Pomodori verteilen.

5. 5 Minuten Pause machen

Nimm eine kleine Pause und tu ganz bewusst etwas anderes abseits deienr Arbeit. Bewege dich kurz. Koch dir einen Kaffee oder tu etwas, das dich entspannt. Dein Gehirn freut sich über die Auszeit.

6. Nach 4 Einheiten eine längere Pause einlegen

Wenn du vier Einheiten zu 25 Minuten abgearbeitet hast, legst du eine längere Pause ein. 20 oder 30 Minuten sind laut Cirillo ideal, damit du dich für neue Aufgaben regenerierst.

Warum funktioniert die Pomodoro-Technik?

Die Technik zwingt dazu, Aufgaben zu planen, einzuteilen und den Zeitaufwand dafür abzuschätzen. So kommt man besser voran, als wenn man einfach drauf losarbeitet und dabei vielleicht Aufgaben unnötig aufschiebt. Gleichzeitig kann man nachverfolgen, wie lange es dauert, Aufgaben zu erledigen.

Mit einer bewussten Zeitbegrenzung kann man zudem unnötigem Perfektionismus entgegenwirken. Wenn die Liste der abgehakten Tätigkeiten wächst, motiviert das. In jedem Fall stärkt der Wechsel zwischen konzentriertem Arbeiten und bewussten Pausen den Fokus auf die jeweilige Aufgabe.

Abwandlungen erlaubt!

25-Minuten-Zeitfenster sind unrealistisch für deine Art von Aufgaben? Die 25 Minuten sind keineswegs in Stein gemeißelt. Verkürze oder verlängere sie auf 15 oder 40 Minuten. Aber versäume in keinem Fall, den Zeitrahmen bewusst zu begrenzen.

Nicht für alle Tätigkeiten ist die Technik geeignet, sondern vor allem für komplexe Tätigkeiten, die viel Konzentration brauchen. Reserviere dir einen Teil des Tages, um probeweise einen Vierer-Block Pomodori zu bearbeiten.

Zettel & Stift oder App?

Francesco Cirillo rät dazu, die Aufgaben per Hand zu notieren und abzuhaken. Auch das Aufziehen der Eieruhr hält er für wichtig. Dennoch gibt es jede Menge digitale Hilfsmittel, die dich alternativ beim Bearbeiten deiner Pomodori unterstützen.

Einige webbasierte Apps kannst du direkt auf dem Desktop im Browser aufrufen: Mit dem Marinara Timer und Tomato Timer kannst du die Pomodori auf deine Bedürfnisse zuschneiden. Der webbasierte E.ggtimer ist dagegen sehr minimalistisch.

Für Smartphone und Tablet gibt es die Apps Clockwork Tomato (Android), ClearFocus (Android/ iOS), Flat Tomato (iOS) und Pomodoro Keeper (iOS).