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27.09.2018

To Do – In Bearbeitung – Erledigt: Mit Personal Kanban zu mehr Effizienz

Kanban macht deine Arbeitsprozesse sichtbar, indem Aufgaben unter den Stichworten To Do, In Bearbeitung und Erledigt abgelegt werden. Im Verlauf wandert eine Aufgabe auf der Kanban-Tafel von To Do ganz links nach Erledigt ganz rechts. Das Visualisieren verschafft Überblick und die Chance, nachzubessern. Wir erklären dir, wie Kanban funktioniert.

kanban

Kanban – dieses Prinzip wurde in den 1940er Jahren vom japanischen Autobauer Toyota erdacht, das Wort bedeutet „Karte“ oder „Tafel“. Mittlerweile hat sich die Methode, die ursprünglich Produktionsprozesse schlanker organisiert hat, in vielen Bereichen etabliert.

Du kannst Personal Kanban nutzen, um dir einen besseren Überblick über deine eigenen Aufgaben zu verschaffen und diese effizienter zu erledigen. Aber auch Teams organisieren ihre Arbeit über Kanban-Boards. Das Gute daran: Indem du nur eine begrenzte Zahl von Aufgaben gleichzeitig bearbeitest, verzettelst du dich nicht und fokussierst dich auf das Machbare.

To Do – In Bearbeitung – Erledigt

Alles, was du für deine Kanban-Tafel brauchst, ist ein Whiteboard oder großes Plakat, Klebezettel und Stifte. Teile die Fläche in drei Spalten, die du von links nach rechts mit To Do, In Bearbeitung und Erledigt benennst.

Auf Haftnotizen - verschiedene Farben können für verschiedene Projekte stehen - notierst du die Aufgaben, die anstehen und heftest sie links in die To Do-Spalte. Aufgaben eines Projektes können z.B. in einer einheitlichen Zettelfarbe in einer Zeile, die groß genug sein sollte, platziert werden. Sortiert nach Projekten und Priorität warten sie dort darauf, abgearbeitet zu werden.

Für einen Tag wählst du eine begrenzte Anzahl von Aufgaben aus, die du erledigen willst, z.B. drei Stück, und ziehst sie in die In Bearbeitung-Spalte. Gerade, wenn Kanban als Team-Tool verwendet wird, ist das sogenannte Hol-Prinzip extrem wichtig. Das heißt, dass nur derjenige, der eine Aufgabe in Angriff nimmt, diese auch in die In Bearbeitung-Spalte ziehen kann. Aufgaben für andere dort zu platzieren, ist nicht erlaubt.

Sobald du eine Aufgabe beendet hast, wandert sie eine Spalte weiter in die Kategorie Erledigt. Wenn anschließend noch Zeit über ist, wiederholst du den Vorgang und ziehst neue Aufgaben aus To Do nach In Bearbeitung.

Visualisieren

Der große Vorteil an Kanban ist: Du kannst Arbeitsprozesse sichtbar machen. Alle Aufgaben, und wie sie von links nach rechts wandern, sind auf der Tafel zu sehen. Wenn du neu hinzukommende Aufgaben unter To Do anheftest, rutscht dir auch nichts weg. Selbst der Bearbeitungsstand einzelner Punkte kann auf einen Blick erfasst werden, denn Karten, die sich nicht oder nur langsam bewegen, fallen auf. Vielleicht klemmt es hier und du musst nachbessern, die Aufgabe muss eventuell in kleinere Portionen aufgeteilt werden, damit du besser voran kommst.

Begrenzen

Indem du die In Bearbeitung-Spalte auf z.B. drei Aufgaben begrenzt, gehst du sicher, dass du dich nicht verzettelst. Bei zu vielen nur angefangenen Aufgaben kann leicht der Überblick verloren gehen und nichts wird wirklich fertig. Dagegen wächst deine Motivation, wenn du die Erledigt-Spalte füllst und am Ende des Tages klar ist, welche To Do‘s tatsächlich abgehakt sind.

Prozess verbessern

Lässt sich eine Aufgabe partout nicht nach Erledigt verschieben? Holst du sie womöglich gar nicht erst in die In Bearbeitung-Spalte hinein, obwohl sie wichtig ist? Gerade wenn Kanban in Teams angewandt wird, hilft die Methode, Herausforderungen zu identifizieren. Einmal ausgemacht, kannst du schnell auf ein Problem reagieren und Lösungen suchen.

Kanban für Teams

Wenn du in Teams arbeitest, vielleicht noch räumlich verteilt und Kanban-Boards online verwendest, dann verschafft dir die Methode einen Überblick. Ohne E-Mails hin- und herzuschicken, kann mit einem Blick auf das Kanban-Board ausgemacht werden, welche Aufgaben von wem bearbeitet werden müssen. Auch der jeweilige Bearbeitungsstatus wird durch die Position in einer der Spalten deutlich.

Online-Boards

Egal ob du deine eigene Arbeit per Personal Kanban organisieren oder im Team agieren willst: Vielleicht ist das Whiteboard an der Bürowand nicht das Richtige für dich. Mit einer Reihe von Online-Tools lassen sich Kanban-Boards sowohl allein als auch in Teams anlegen. Trello ist eins der Bekanntesten. Daneben existieren aber auch weitere wie MeisterTask, Asana oder Kanban Tool. Alle Online-Boards bieten kostenlose Einsteiger-Varianten und umfangreichere Funktionen in abgestuften Preismodellen.

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Über den Autor
Ulrike Schult

Ulrike Schult

Die Autorin ist als Redakteurin im Team von unternehmenswelt.de tätig. Zuvor beriet Ulrike Schult in Leipzig Studierende zum Einstieg ins Berufsleben und organisiert momentan unter anderem an der Fachhochschule ein überfachliches Qualifizierungsprogramm für Doktoranden aus den Ingenieurswissenschaften und anderen Bereichen.