27.09.2018

To Do – In Bearbeitung – Erledigt: Mit Personal Kanban zu mehr Effizienz

Mit der Kanban-Methode visualisieren Sie Ihre Arbeitsprozesse und kommen schneller voran

Kanban macht Ihre Arbeitsprozesse sichtbar, indem Aufgaben unter den Stichworten To Do, In Bearbeitung und Erledigt abgelegt werden. Im Verlauf wandert eine Aufgabe auf der Kanban-Tafel von To Do ganz links nach Erledigt ganz rechts. Das Visualisieren verschafft Überblick und die Chance, nachzubessern. Wir erklären Ihnen, wie Kanban funktioniert.

kanban

Kanban – dieses Prinzip wurde in den 1940er Jahren vom japanischen Autobauer Toyota erdacht, das Wort bedeutet „Karte“ oder „Tafel“. Mittlerweile hat sich die Methode, die ursprünglich Produktionsprozesse schlanker organisiert hat, in vielen Bereichen etabliert.

Sie können Personal Kanban nutzen, um sich einen besseren Überblick über Ihre eigenen Aufgaben zu verschaffen und diese effizienter zu erledigen. Aber auch Teams organisieren sich ihre Arbeit über Kanban-Boards. Das Gute daran: Indem Sie nur eine begrenzte Zahl von Aufgaben gleichzeitig bearbeiten, verzetteln Sie sich nicht und fokussieren sich auf das Machbare.

To Do – In Bearbeitung – Erledigt

Alles, was Sie für Ihre Kanban-Tafel brauchen, ist ein Whiteboard oder großes Plakat, Klebezettel und Stifte. Teilen Sie die Fläche in drei Spalten, die Sie von links nach rechts mit To Do, In Bearbeitung und Erledigt benennen.

Auf Haftnotizen, verschiedene Farben können für verschiedene Projekte stehen, notieren Sie die Aufgaben, die anstehen und heften sie links in die To Do-Spalte. Aufgaben eines Projektes können z.B. in einer einheitlichen Zettelfarbe in einer Zeile, die groß genug sein sollte, platziert werden. Sortiert nach Projekten und Priorität warten sie dort darauf, abgearbeitet zu werden.

Für einen Tag wählen Sie sich eine begrenzte Anzahl von Aufgaben aus, die Sie erledigen wollen, z.B. drei Stück, und ziehen sie in die In Bearbeitung-Spalte. Gerade, wenn Kanban als Team-Tool verwendet wird, ist bei der das Hol-Prinzip ganz wichtig. Das heißt, dass nur derjenige, der eine Aufgabe in Angriff nimmt, sie sich in die In Bearbeitung-Spalte ziehen kann. Aufgaben für andere dort zu platzieren, ist nicht erlaubt.

Sobald Sie eine Aufgabe beendet haben, wandert sie eine Spalte weiter in die Kategorie Erledigt. Wenn Zeit über ist, ziehen Sie sich neue Aufgaben aus To Do nach In Bearbeitung.

Visualisieren

Der große Vorteil an Kanban ist: Sie können Sie Ihre Arbeitsprozesse sichtbar machen. Alle Aufgaben, und wie sie von links nach rechts wandern, sind auf der Tafel zu sehen. Wenn Sie neu hinzukommende Aufgaben unter To Do anheften, rutscht Ihnen auch nichts weg. Auch der Bearbeitungsstand einzelner Punkte können auf einen Blick erfasst werden und Karten, die sich nicht bewegen, fallen auf. Vielleicht klemmt es hier, die Aufgabe muss in kleinere Portionen aufgeteilt werden, damit Sie mit ihr voran kommen.

Begrenzen

Indem Sie die In Bearbeitung-Spalte auf z.B. drei Aufgaben begrenzen, gehen Sie sicher, dass Sie sich nicht verzetteln. Bei zu vielen nur angefangenen Aufgaben kann leicht der Überblick verloren gehen und nichts wird wirklich fertig. Dagegen wächst Ihre Motivation, wenn sich die Erledigt-Spalte füllt und am Ende des Tages klar ist, welche To Do‘s abgehakt sind.

Prozess verbessern

Lässt sich eine Aufgabe partout nicht nach Erledigt verschieben? Holen Sie sie gar nicht erst in die In Bearbeitung-Spalte hinein, obwohl sie wichtig ist? Gerade wenn Kanban in Teams angewandt wird, hilft die Methode, Herausforderungen zu identifizieren. Einmal ausgemacht, können Sie auch auf ein Problem reagieren und Lösungen suchen.

Kanban für Teams

Wenn Sie in Teams arbeiten und vielleicht noch räumlich verteilt sind und Kanban-Boards online verwenden, dann verschafft Ihnen die Methode einen Überblick. Ohne E-Mails hin- und herzuschicken, kann mit einem Blick auf das Kanban-Board ausgemacht werden, welche Aufgaben von wem bearbeitet werden. Auch ihr Status wird durch die Position in einer der Spalten deutlich.

Online-Boards

Egal ob Sie ihre eigene Arbeit per Personal Kanban organisieren oder im Team agieren: Vielleicht ist das Whiteboard an der Bürowand nicht das Richtige für Sie. Mit einer Reihe von Online-Tools lassen sich Kanban-Boards sowohl allein als auch in Teams anlegen. Trello ist eins der Bekanntesten. Daneben existieren aber auch weitere wie MeisterTask, Asana oder Kanban Tool. Alle Online-Boards bieten kostenlose Einsteiger-Varianten und umfangreichere Funktionen in abgestuften Preismodellen.

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Über den Autor

Ulrike Schult

Ulrike Schult

Die Autorin ist als Redakteurin im Team von unternehmenswelt.de tätig. Zuvor beriet Ulrike Schult in Leipzig Studierende zum Einstieg ins Berufsleben und organisiert momentan unter anderem an der Fachhochschule ein überfachliches Qualifizierungsprogramm für Doktoranden aus den Ingenieurswissenschaften und anderen Bereichen.

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