Businessplan ambulanter Pflegedienst einfach erstellen

Um einen ambulanten Pflegedienst zu eröffnen, bedarf es einer sorgfältigen Planung. Folgende Punkte sollten Gründerinnen und Gründer vor dem Start in die Selbständigkeit beachten:

1. Erfüllung der rechtlichen Voraussetzungen: Um einen ambulanten Pflegedienst zu eröffnen, müssen verschiedene rechtliche Voraussetzungen erfüllt sein. Dazu gehören die Anerkennung als Pflegedienst durch die zuständige Behörde, die Zulassung durch die Krankenkassen und die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen für den Betrieb eines Pflegedienstes.
2. Businessplan erstellen: Ein detaillierter Businessplan ist für die Gründung eines ambulanten Pflegedienstes unerlässlich. Dieser folgt einem etablierten Aufbau und enthält u.a. eine Marktanalyse, eine Konkurrenzanalyse, eine SWOT-Analyse und einen Finanzplan.
3. Zielgruppe definieren: Wer in der ambulanten Pflege Gewinn erwirtschaften will, benötigt eine genaue Kenntnis der Zielgruppe für den geplanten Pflegedienst. Dazu gehören die Art der Pflegebedürftigkeit, das Alter der Patienten und die Art der benötigten Leistungen.
4. Mitarbeiter einstellen: Ein ambulanter Pflegedienst benötigt qualifizierte Mitarbeiter, die eine entsprechende Ausbildung und Erfahrung im Bereich der Pflege haben. Es ist wichtig, das Personal sorgfältig auszuwählen und regelmäßig weiterzubilden.
5. Finanzierung sicherstellen: Die Gründung eines ambulanten Pflegedienstes erfordert in der Regel eine erhebliche Investition. Es ist wichtig, eine Finanzierung zu sichern, entweder durch Eigenkapital, Kredite oder Fördermittel.
6. Gewinn erwirtschaften: Mithilfe deiner Umsatzplanung im Finanzplan stellst du sicher, dass du mit realistischen Kennzahlen planst (einschließlich Puffer!). Beachte die Faustregel: Je höher die Auslastung und je besser die Kostenstruktur ist, desto höher fallen die Verdienstmöglichkeiten mit einem Pflegedienst aus. 
7. Marketing: Wer noch nicht in den Genuss von Empfehlungsmarketing kommt (z.B. im Rahmen einer Unternehmensnachfolge), muss sich aktiv vermarkten, um Patienten zu gewinnen. Dabei können verschiedene Kanäle wie lokale Werbung, Social Media und Networking genutzt werden.

Das Lebensalter in Deutschland steigt. Dieser langfristige Trend der steigenden Lebenserwartung kann rückblickend seit der Veröffentlichung der ersten allgemeinen Sterbetafel von 1871/1881 für das damalige Reichsgebiet beobachtet werden. Damals betrug die durchschnittliche Lebenserwartung bei Geburt für Männer 35,6 Jahre und für Frauen 38,5 Jahre.

Nach den Ergebnissen der aktuellen Sterbetafel 2019/2021 liegen diese Werte bei 78,5 Jahren (Männer) beziehungsweise 83,4 Jahren (Frauen) (Quelle: Statistisches Bundesamt).

Steigende Lebenswerwartung = Steigende Pflegebedürftigkeit

Damit wächst gleichzeitig die Zahl der Menschen, welche aufgrund gesundheitlicher Beeinträchtigungen medizinisch versorgt werden müssen. 

Etwa ein Drittel der Pflegebedürftigen ist hochbetagt und der Frauenanteil überwiegt. Rund vier von fünf Pflegebedürftigen in Deutschland werden zu Hause versorgt. (Statistisches Bundesamt)

Meist erfolgt die Pflege durch pflegende Angehörige. Häufig unterstützt sie dabei ein ambulanter Pflegedienst. Bewohnerinnen und Bewohner in Pflegeheimen machen rund ein Fünftel der pflegebedürftigen Menschen in Deutschland aus. 

Lukrative Geschäftsidee ambulante Pflege

Gerade in Gegenden mit hohem Altersanteil steigt der Bedarf nach ambulanten Leistungen weiter. Standorte für ambulante Pflegedienste können sowohl in ländlichen Gegenden als auch in Städten sinnvoll sein. Bei der Versorgungsdichte mit ambulanten Pflegediensten zeigen sich jedoch deutliche regionale Unterschiede.

Mit einer Marktanalyse für deinen geplanten Standort stellst du sicher, dass du dich sinnvoll im Mitbewerberfeld positionierst. 

Grundsätzlich besteht der Businessplan Inhalt für ambulante Pflegedienste aus folgenden Bestandteilen:

1. Zusammenfassung – synonym Executive Summary genannt; skizziert das Konzept für deinen Pflegedienst und gibt eine Begründung, warum du selbst als Gründer/-in am besten dazu geeignet bist, dieses umzusetzen.
2. Geschäftsidee – Eine genaue Beschreibung deines Pflegekonzepts von angebotenen Leistungen bis hin zu geplanten Maßnahmen im Qualitätsmanagement ist Inhalt dieses Abschnitts deines Geschäftsplans.
3. Gründerprofil – Überzeuge die Leser von dir als Gründer/-in. Vor allem sollten hier deine fachliche Eignung als Pflegefachkraft und die Kenntnis bzw. der Erfüllungsgrad der wichtigsten gesetzlichen Bestimmungen im Fokus stehen (Wichtig: § 71 SGB XI).
4. Markt und Wettbewerb – Wie sieht die Konkurrenz an deinem geplanten Standort für einen ambulanten Pflegedienst aus? Eine genaue Standortanalyse mit Marktzahlen und Betrachtung der Mitbewerber ist hier der Inhalt.
5. Marketing und Vertrieb – Wer ist deine Zielgruppe und über welche Kanäle willst du Patienten für deine ambulante Pflege gewinnen?
6. Unternehmensorganisation – Welche Rechtsform wählst du für deinen Pflegedienst? Wieviele Mitarbeitende wirst du beschäftigen? Wie stellst du das Qualitätsmanagemnt sicher? Beantworte diese Fragen im Punkt Unternehmensorganisation.
7. SWOT Analyse – Analysiere hier deine Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken, um zu zeigen, dass du bereit bist, dich und deine Mitarbeiter selbst weiterzubilden.
8. Finanzierung – Die Kosten für Fuhrpark, Personal etc. können schnell hohe Summen erreichen. Im Finanzplan stellst du sicher, dass du alle Kosten und perspektivische Umsätze vorausschauend planst. Denke auch an deinen Unternehmerlohn und kalkuliere für die Anfangszeit genügend Puffer ein (Stichwort Abrechnung und Buchführung mit den Krankenkassen).

Zu den wichtigsten Besonderheiten, die Gründende in der Gesundheitsversorgung beachten müssen, zählen folgende Punkte:

Befähigungsnachweis

Fachliche Kenntnisse sind eines der wichtigsten Kriterien bei der Gründung eines ambulanten Pflegedienstes. Pflegedienstleitung und Stellvertretende müssen zwingend examinierte Pflegekräfte sein.

Gesetze, Verordnungen & Richtlinien

Als Gründer/-in eines Pflegedienstes unterliegst du weiteren Verpflichtungen, auf die du im Businessplan Beispiel eingehen solltest.

In vielen Bundesländern müssen ambulante Pflegedienste z.B. beim Gesundheitsamt registriert werden. Außerdem müssen Fachkräfte im Pflegebereich und alle Mitarbeitenden, die im Betrieb arbeiten, ein aktuelles Gesundheitszeugnis vorlegen.

Als verantwortliche/-r Gründer/-in musst du zudem über ein polizeiliches Führungszeugnis verfügen. In einigen Bundesländern gilt diese Pflicht auch für die Angestellten eines Pflegedienstes. Du bist verantwortlich für die Einhaltung der Qualitätsstandards deines Pflegeteams.

Die wichtigsten Gesetze, Verordnungen & Richtlinien für ambulante Pfelgedienste im Überblick:

• Pflegeversicherungsgesetz im Bundessozialhilfegesetz (BSHG)
• Ausbildungs- und Prüfverordnung für Pflegeberufe
• Pflege- und Qualitätssicherungsgesetz
• Gesetz zum Arbeits- und Gesundheitsschutz
• Infektionsschutzgesetz

Unternehmensorganisation

Verschiedene Gesetze und Verordnungen regeln außerdem die Anforderungen an deine Pflegedienstleistung selbst, Räumlichkeiten, verwendete Geräte, Pflege- und Hilfsmittel sowie die Erreichbarkeit deines Pflegedienstes. Zudem bist du dafür verantwortlich die Prozessqualität zu gewährleisten, wie etwa Tagesplanung, Pflegeplanung, Pflegeanamnese und Dokumentation, Beratung der Angehörigen, Zusammenarbeit mit Ärzten.

Gewerbeanmeldung trotz Heilberuf

Wenn du als selbstständiger Pflegedienst ein Unternehmen gründen willst, musst du ein Gewerbe anmelden. Dies gilt, obgleich die Berufsfelder Altenpflege oder Krankenpflege den Heilberufen angehören und somit grundsätzlich den Status der Freiberuflichkeit genießen könnten. Da Gründer in der ambulanten Pflege ihre fachlichen Leistungen in der Regel nicht ausschließlich selbst erbringen, entfällt die Befreiung von der Pflicht zur Gewerbeanmeldung.

Krankenkassenzulassung

Damit ein ambulanter Pflegedienst seine Leistungen gegenüber den Pflegekassen abrechnen kann, muss er offiziell zugelassen sein. Diese Zulassung hängt davon ab, ob du die eingangs genannten fachlichen Qualifikationen erfüllst und ob du in der Lage bist, eine dauerhafte, wirtschaftliche und effektive pflegerische Versorgung zu gewährleisten.

Um eine Kassenzulassung zu erhalten, müssen folgende Bedingungen erfüllt sein:

• der Pflegedienst beschäftigt genügend Personal, um eine kontinuierliche Versorgung der Pflegebedürftigen sicherzustellen (je nach Bundesland minimale Beschäftigtenzahl von zwei bis vier Vollzeitkräften)
• der Pflegedienst verfügt über eine qualifizierte Pflegedienstleitung sowie eine stellvertretende Pflegedienstleitung, die im Urlaubs- und Krankheitsfall verantwortlich ist
• Mitarbeitende des Pflegedienstes werden gemäß ihrer Qualifikationen beschäftigt und angemessen bezahlt; eine kontinuierliche  Weiterbildung im Rahmen der Qualitätssicherung ist Teil der Unternehmenskultur
• der Pflegedienst muss rund um die Uhr erreichbar sein, auch am Wochenende
• es gibt einen Hygieneplan 
• die gesetzlichen Qualitätsstandards werden eingehalten (Qualitätsmanagement)

Bevor du Leistungen gegenüber den Kassen abrechnen kannst, benötigst du eine IK-Nummer, auch als Institutionskennzeichen bekannt. Diese Nummer wird bundesweit genutzt, um Abrechnungsdaten verschiedenen Pflege- und Gesundheitseinrichtungen zuzuordnen und damit die Abrechnung zu erleichtern.

Um eine IK-Nummer zu erhalten, musst du einen formlosen Antrag bei der Sammel- und Verteilungsstelle (SVI) der Arbeitsgemeinschaft Institutionskennzeichen stellen.

Wie eingangs beschrieben, ist der Zahlenteil ein sehr wichtiger Bestandteil des Businessplan Inhalts. Hier planst du deine Kosten für die Gründung, erstellst aber auch Umsatz- und Kostenprognosen für die ersten Geschäftsjahre.

Folgende Kosten solltest du bei deiner Rentabilitätsvorschau nicht vergessen:

Kosten bei der Gründung

• Kosten zur Anschaffung/Anmeldung des Fuhrparkes (abhängig von der Mitarbeiteranzahl)
• Ausstattung Büro- /Geschäftsräume
• Anschaffung Pflegehilfsmittel und Erstanschaffung Pflege- und Verbrauchsmaterialen sowie Arbeitskleidung
• Marketingkosten zur Kundengewinnung (Flyer, Webseite etc.)
• Kosten für Anmeldungen und Genehmigungen
• Ggf. Kosten für Rechtsberatung vor Start des Pflegedienstes

Laufende Kosten

• Gehälter, für dich selbst und deine Beschäftigten, sowie Kranken- und Pflegeversicherung
• Kosten Betrieb und Instandhaltung Fuhrpark, wie Kraftstoff, KfZ Steuer, GEZ, Leasing, Kreditrate, Versicherung
• Miete Büro
• Werbung
• Pflegematerialien und Verbrauchsmaterial
• Arbeitskleidung
• Versicherungen und Beiträge
• Rechts- und Steuerberatungskosten

Gewinn erwirtschaften als Pflegedienst

Um als ambulanter Pflegedienst Gewinne zu erzielen und sich selbst angemessen zu entlohnen, musst du sicherstellen, dass die vorhandenen Personalkosten mit der Auslastung in Einklang gebracht werden. Mehr Sicherheit bei der Planung deiner Einnahmenstruktur gibt zudem ein Blick auf einige Kenngrößen der Pflegeversicherung. 

Die 5 Pflegegrade im Überblick

Seit der Pflegereform 2017 wird die Pflegebedürftigkeit anhand folgender fünf Pflegegrade eingestuft:

• Pflegegrad 1: Geringe Beeinträchtigung der Selbstständigkeit (12,5 bis unter 27 Punkte)
• Pflegegrad 2: Erhebliche Beeinträchtigung der Selbstständigkeit (27 bis unter 47,5 Punkte)
• Pflegegrad 3: Schwere Beeinträchtigung der Selbstständigkeit (47,5 bis unter 70 Punkte)
• Pflegegrad 4: Schwerste Beeinträchtigung der Selbstständigkeit (70 bis unter 90 Punkte)
• Pflegegrad 5: Schwerste Beeinträchtigung der Selbstständigkeit mit besonderen Anforderungen an die pflegerische Versorgung (ab 90 Punkten)

Betroffene der jeweiligen Pflegegrade erhalten Pflegegeld sowie Zuschüsse für Pflegeleistungen, Tages- und Nachtpflege, die Pflegedienste abrechnen können. 

Höchstwerte für den Pflegedienst

Die Kosten für einen ambulanten Pflegedienst werden von der Pflegeversicherung übernommen. Dabei gelten allerdings Höchstwerte, die vom Pflegegrad abhängen.

Der Anspruch auf häusliche Pflegehilfe je Monat beträgt (Stand: 2023):

• für Pflegebedürftige des Pflegegrades 2: bis zu 689 Euro,
• für Pflegebedürftige des Pflegegrades 3: bis zu 1.298 Euro,
• für Pflegebedürftige des Pflegegrades 4: bis zu 1.612 Euro,
• für Pflegebedürftige des Pflegegrades 5: bis zu 1.995 Euro.

Pflegeleistungen, die über Beträge hinausgehen, muss der Pflegebedürftige entweder selbst zahlen oder beantragen, dass diese vom Sozialhilfeträger übernommen werden.

Wichtig: Die Pflegesachleistung darf nur durch ambulante Pflegedienste erbracht werden, die mit den Pflegekassen einen Versorgungsvertrag abgeschlossen haben.

Mit unserem Businessplan Tool unterstützen wir dich schnell und einfach bei der Erstellung eines Businessplans für deinen ambulanten Pflegedienst. Schritt für Schritt leitet dich unser Tool einfach durch deinen Businessplan.

Ein Businessplan Tool, das mitdenkt

Vor allem die Finanzierung innerhalb des Businessplans birgt immer wieder große Herausforderungen. Mit unserem Businessplan-Tool wirst du auch durch dieses komplexe Thema geleitet und erstellst so im Handumdrehen einen vollständigen Finanzplan.

Am Ende hältst du ein 10-seitiges Dokument in deinen Händen, deinen vollständigen Businessplan. Diesen Businessplan kannst du sofort für dich, die Förderprogramme der Agentur für Arbeit, für kleinere Finanzierungen und Zuschüsse verwenden.