Pflegedienst gründen: Mit Herz und Plan!

Um einen ambulanten Pflegedienst zu eröffnen, bedarf es einer sorgfältigen Planung. Folgende Punkte solltest du bereits vor der Existenzgründung beachten:

• Pflegefachkraft mit Examen (§ 71 SGB XI), Leitung & Stellvertretung
• Gewerbeanmeldung, auch wenn Pflegeberuf → Heilberuf
• Krankenkassenzulassung (Versorgungsvertrag)
• IK-Nummer (Institutionskennzeichen) beantragen
• Gesundheitszeugnisse, Führungszeugnisse, Hygieneplan
• Erreichbarkeit 24/7, Mindestpersonal (je nach Bundesland: 2–4 VK)
• Nachweis von Qualitätsmanagement & Weiterbildungskonzept

Wichtig: Achte auf Unterschiede in den Bundesländern – nicht jede Vorgabe gilt deutschlandweit gleich.

Ein professioneller Pflege-Businessplan beinhaltet typischerweise folgende Bestandteile:

1. Executive Summary: Fasse dein Pflegekonzept kompakt zusammen – inklusive Alleinstellungsmerkmal und deiner Eignung als Gründer resp. Gründerin.
2. Geschäftsidee: Beschreibe dein Pflegeangebot und wie du Qualität und Versorgung sicherstellst.
3. Gründerprofil: Zeige deine fachliche Qualifikation und Kenntnisse der gesetzlichen Vorgaben (§ 71 SGB XI).
4. Markt & Wettbewerb: Analysiere Standort, Zielgruppe und Mitbewerber – mit Zahlen und klarer Positionierung.
5. Marketing & Vertrieb: Definiere deine Zielgruppe und zeige, wie du sie über passende Kanäle erreichst.
6. Unternehmensorganisation – Definiere deine Rechtsform und Betriebsorganisation (HR; Qualitätsmanagement).
7. SWOT Analyse – Analysiere Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken – zeige, wie du bereit bist, dich weiterzuentwickeln.
8. Finanzierung – Im Finanzplan stellst du sicher, dass du alle Kosten und perspektivische Umsätze vorausschauend planst. 

Wenn du 2025 einen ambulanten Pflegedienst in Deutschland gründen willst, musst du wichtige gesetzliche Vorgaben beachten – je nach Bundesland können zusätzliche Anforderungen gelten.

1. Befähigungsnachweis

Pflegedienstleitung und Stellvertretung müssen examinierte Pflegefachkräfte sein – das ist bundesweit verpflichtend (§ 71 SGB XI).

2. Gesetzliche Vorgaben & Nachweise

Zur Gründung deines Pflegedienstes brauchst du:

• Polizeiliches Führungszeugnis (teils auch für Mitarbeitende)
• Gesundheitszeugnisse für alle Beschäftigten
• Registrierung beim Gesundheitsamt (landesabhängig)
• Nachweis über Hygienekonzept & Qualitätsmanagement

Wichtige Gesetze (Auswahl):

• Pflegeversicherungsgesetz (SGB XI)
• Infektionsschutzgesetz
• Arbeitsschutzgesetz
• Pflege-Qualitätssicherungsgesetz
• Ausbildungs- & Prüfverordnung Pflegeberufe

3. Unternehmensorganisation & Pflegeprozesse

Du bist verantwortlich für die Organisation deines Betriebs – dazu zählen:

• Pflegeplanung & Pflegedokumentation
• Beratung von Angehörigen
• Zusammenarbeit mit Ärzten
• Erreichbarkeit deines Pflegedienstes rund um die Uhr

4. Gewerbeanmeldung trotz Pflegeberuf

Auch wenn du aus einem Heilberuf kommst: Sobald du mit Mitarbeitenden arbeitest, musst du ein Gewerbe anmelden – Freiberuflichkeit entfällt in der Regel bei ambulanten Pflegediensten.

5. Krankenkassenzulassung

Ohne Zulassung durch die Pflegekassen kannst du keine Leistungen abrechnen. Voraussetzung sind:

• Mindestens 2–4 Vollzeitkräfte (je nach Bundesland)
• Qualifizierte Leitung & Vertretung
• Lückenlose Erreichbarkeit (auch am Wochenende)
• Hygieneplan & Qualitätsnachweise
• Fortbildungskonzept für alle Beschäftigten

6. IK Nummer

Bevor du Leistungen gegenüber den Kassen abrechnen kannst, benötigst du eine IK-Nummer, auch als Institutionskennzeichen bekannt. Diese Nummer wird bundesweit genutzt, um Abrechnungsdaten verschiedenen Pflege- und Gesundheitseinrichtungen zuzuordnen und damit die Abrechnung zu erleichtern. Um eine IK-Nummer zu erhalten, musst du einen formlosen Antrag bei der Sammel- und Verteilungsstelle (SVI) der Arbeitsgemeinschaft Institutionskennzeichen stellen.

Tipp: Bereite dich mit einer durchdachten Businessplan Vorlage gezielt auf Pflegekassen-Zulassung und MDK-Prüfung vor.

Ja – die steigende Lebenserwartung sorgt für wachsenden Pflegebedarf. Über 80 % der Pflegebedürftigen werden zu Hause versorgt. Ambulante Pflegedienste sind also gefragter denn je – vor allem in Regionen mit hohem Altersdurchschnitt.

Standortanalyse als Erfolgsfaktor

Eine gezielte Standortanalyse hilft dir, lukrative Versorgungslücken zu erkennen und dich erfolgreich im Wettbewerb zu positionieren – ob auf dem Land oder in der Stadt. 

Kriterien für eine Standortanalyse sind:

• Pflegequote und Altersdurchschnitt
• Dichte ambulanter Pflegedienste in der Region
• Entfernung zu Krankenhäusern, Ärzten, Apotheken
• Wettbewerbssituation und Spezialisierungsmöglichkeiten

Je nach Auslastung, Region und Pflegegraden sind monatliche Umsätze von 10.000 bis 50.000 € möglich. Die Pflegeversicherung zahlt je nach Pflegegrad zwischen 796 € und 2.299 € pro Patient und Monat.

Pflegesachleistungen im Überblick

Seit Januar 2025 gelten neue Höchstbeträge für Pflegesachleistungen. Das zahlt die Pflegeversicherung bei ambulanter Pflege monatlich*:

• Pflegegrad 2: 796 € Pflegesachleistung (max./Monat)
• Pflegegrad 3: 1.497 €  Pflegesachleistung (max./Monat)
• Pflegegrad 4: 1.859 €  Pflegesachleistung (max./Monat)
• Pflegegrad 5: 2.299 €  Pflegesachleistung (max./Monat)

 * Quelle: Bundesgesundheitsministerium, Stand Juli 2025

Diese Beträge werden von der Pflegeversicherung direkt an den Pflegedienst gezahlt – vorausgesetzt, du hast einen gültigen Versorgungsvertrag mit den Kassen.

Weitere Leistungen ab 2025 (relevant für Pflegeplanung):

• Pflegegeld für Angehörige (z. B. Kombinationspflege): z. B. Pflegegrad 3: 599 €/Monat
• Entlastungsbetrag (§ 45b SGB XI): 131 €/Monat
• Kurzzeit- & Verhinderungspflege: Seit Juli 2025: Gemeinsames Jahresbudget von 3.539 €

Unser Businessplan-Tool führt dich Schritt für Schritt durch deinen Pflege-Businessplan – ideal für die Gründung deines ambulanten Pflegedienstes. Auch die Pflege-Finanzierung planen wir mit dir. Am Ende erhältst du dein fertiges Pflegekonzept für Fördermittel & Zuschüsse – kostenlos!