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NEU: Offenlegung von Kapitalgesellschaften ändert sich

Mit Umsetzung der Digitalisierungsrechtlinie ändern sich ab August 2022 die Pflichten zur Offenlegung von Unternehmens- und Rechnungsunterlagen für Kapitalgesellschaften. Alles was du wissen musst.

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Alphabetisch indizierte Ordnermappe enthält keine Dokumente. Konzept der Digitalisierung von Unternehmensprozessen.
Unterlagen nicht mehr beim Bundesanzeiger, sondern beim Unternehmensregister elektronisch einreichen.

Offenlegung von Unternehmensunterlagen: Das ist NEU

Zum 1. August 2022 ist das Gesetz zur Umsetzung der europäischen Digitalisierungsrichtlinie (EU) 2019/1151 auch in Deutschland weitestgehend in Kraft getreten.

Ziel der Digitalisierungsrichtlinie ist eine Vereinfachung und Vereinheitlichung des Handels- und Gesellschaftsrechts u.a. durch die Ermöglichung der Online-Gründung der GmbH.

Darüber hinaus sollen Kommunikationswege für Gesellschaften zeitgemäß und transparent sichergestellt werden, z.B. für Beurkundungen und Registeranmeldungen

Unternehmensregister ist neues Offenlegungsmedium

Kapitalgesellschaften sowie verschiedene andere Gesellschaften (wie z. B. die GmbH & Co. KG) waren bislang dazu verpflichtet, ihre Unternehmens- und Rechnungsunterlagen beim Bundesanzeiger offenzulegen. Dies ändert sich zum 1.8.2022:

Betroffene Gesellschaften müssen ihre Unternehmensberichte und Rechnungslegungsunterlagen ab sofort beim Unternehmensregister elektronisch einreichen. Dies gilt für alle Rechnungslegungsunterlagen und Unternehmensberichte mit Geschäftsjahres-Beginn nach dem 31.12.2021.

Ausnahmen für Geschäftsjahres-Beginn vor dem 1.1.2022: Liegt der Geschäftsjahres-Beginn vor dem 1.1.2022, musst du die Rechnungsunterlagen und Unternehmensberichte weiterhin beim Bundesanzeiger zur Veröffentlichung oder Hinterlegung einreichen.

Offenlegung erfolgt über Publikations-Plattform

Um deine Unterlagen korrekt einzureichen, wendest du dich zunächst an die Publikations-Plattform, ein gemeinsames Portal von Bundesanzeiger und Unternehmensregister. Hier ist der zentrale Ort, um künftig (gegen Zahlung einer Gebühr) allen Offenlegungs- und Hinterlegungspflichten nachzukommen.

Offenlegung im XML-Format 

Für die Offenlegung nach DiRUG gilt das XML-Format als amtliches Übermittlungsformat. Nutzt du andere Formate, z.B. Word, Excel oder PDF für die Einreichung, fallen erhöhte Kosten an (vgl. die online im Registrierungsportal bereitgestellte Preisliste).

Einführung eines Identifikationsverfahrens

Bevor Unternehmen das neue Verfahren nutzen können (z.B. zum Einreichen von Jahresabschlüssen), müssen Steuerberatungsbüro bzw. der/die Offenlegungsverantwortliche auf der Publikations-Plattform einmalig eine elektronische Identifikation vornehmen. Hierfür gibt es drei Auswahlmöglichkeiten:

  1. Video-Ident,
  2. Auto-Ident und
  3. Elektronischer Identitätsnachweis (eID).

Verstöße gegen Offenlegungspflicht sind Ordnungswidrigkeit

Du bist nach wie vor verpflichtet, Unternehmens- und Rechnungsunterlagen vollständig und fristgerecht einzureichen. Bei Verstößen gegen die Offenlegungspflichten informiert der Betreiber des Bundesanzeiger auch künftig gem. § 329 Abs. 4 HBG das Bundesamt für Justiz (BfJ), welches ein Ordnungswidrigkeitsverfahren einleitet. Verstöße gegen Offenlegungspflichten können mit Ordnungsgeldern i. H. v. 2.500 - 25.000 EUR belegt werden.  

Keine Neuerungen beim Offenlegungsumfang

Mit Umsetzung der Digitalisierungsrichtlinie (DiRUG) in deutsches Recht werden keine Änderungen der bestehenden handelsrechtlichen Regelungen zu Offenlegungs- und Publizitätsumfang getroffen. Das heißt für alle Offenlegungspflichtigen gelten unverändert die Regelungen gem. §§ 325 ff. HGB weiter.

Offenlegung auch für Emittenten von Vermögensanlagen

Emittenten von Vermögensanlagen gehören ebenfalls zum Kreis der offenlegungspflichtigen Unternehmen nach Vermögensanlagengesetz (VermAnlG). Mit Inkrafttreten der DiRuG wird klargestellt, dass es für vorgenannte Emittenten keine größenabhängigen Erleichterungen gibt. Auch Emittenten, die als Kleinstgesellschaft einzuordnen sind, müssen einen Anhang aufstellen und offenlegen.

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Über den Autor
Kathleen Händel

Kathleen Händel

Kathleen schreibt seit 2018 im Magazin von Unternehmenswelt über die wichtigsten Business-Themen & Trends für Gründer & Unternehmer. Zuvor war Kathleen als Redakteurin für die Social Startup-Szene, verschiedene Stiftungen und Kommunikationsagenturen tätig.

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