Unternehmerstory mit Jenny Riedel von Mobile Office Management

Hallo Frau Riedel, stellen Sie sich und Mobile Office Management doch kurz vor!

Mein Name ist Jenny Riedel, ich bin 32 Jahre alt und die Geschäftsinhaberin von Mobile Office Management. Wir haben unseren Sitz im Norden von Berlin, in Hennigsdorf. Ich habe das Unternehmen im März 2012 gegründet und unsere Dienstleistungsschwerpunkte sind: Sekretariatswesen/Assistenzbereich: ein virtuelles Sekretariat, mit der vorbereitenden Buchhaltung und dem Grußkartenservice. Die klassische Assistenz vor Ort in Berlin und Brandenburg, der Telefonservice von Mo-Fr. 8-18 Uhr, Schulungen im Office-Bereich: moderne Geschäftskorrespondenz, Zeit- und Selbstmanagement sowie Prozessoptimierung. Eine Besonderheit meines Unternehmens ist das Engagement für Menschen mit Behinderung und die Unterstützung für Mukoviszidose. Zudem spenden wir im Rahmen unseres Online-Adventskalenders für wohltätige Zwecke – in 2016 für das Kinderhospiz Sonnenhof in Berlin-Pankow.

Wie ist die Idee zu Mobile Office Management entstanden?

Ich war lange Zeit als Angestellte im Assistenzbereich und auch als Partnersekretärin tätig. In meiner letzten Position war ich nicht ganz so glücklich und habe mich unterfordert gefühlt. Bei mir entstand der Eindruck, dass die ganzen Fähigkeiten, die ich entwickelt hatte, verloren gingen, da sie gar nicht abgerufen wurden. Außerdem wollte ich mich mit Menschen umgeben, mit denen ich Spaß habe zu arbeiten und die sich geistig fordern. Kollegen, die sich miteinander austauschen und sich weiterentwickeln. Ich überlegte „Was kann ich machen?“. Eigentlich wollte ich mich schon immer selbstständig machen, da meine Eltern beide Unternehmer sind. Mein Mann ist ebenfalls zu dieser Zeit selbstständig gewesen. Ich dachte mir, dies wäre auch etwas für mich und habe nach einer Idee gesucht. Dann war ich in Berlin bei einem Geschäftsinhaber, dieser erzählte mir, dass er seine Buchhaltung ausgelagert hat (sog. Outsourcing). Da kam mir der Gedanke, man könnte auch das ganze Sekretariatswesen auslagern – für kleine und mittelständische Unternehmen. Noch am selben Abend habe ich mich informiert, wie dies alles funktionieren kann. Daraufhin begann ich mein Logo zu „basteln“ und die Webseite aufzusetzen. So ist die Idee entstanden. Diese habe ich immer weiter verfolgt und fokussiert.

Wer sind Ihre Zielgruppen? Für wen ist Mobile Office Management der richtige Ansprechpartner?

Generell kann man sagen, wir bieten unsere Dienstleistungen für kleine und mittelständische Unternehmen an, aber auch für Einzelunternehmer. Die klassischen Kunden sind Handwerker, Praxen für Physiotherapie und Heilpraktiker. Rechtsanwälte/Steuerberater sowie Architekten und sonstige Dienstleister/Berater gehören ebenfalls zu unseren Kundenstamm. Wenn ein Einzelunternehmer oder ein kleines und mittelständisches Unternehmen neben ihrem Personal noch on top jemanden für bestimmte Projekte benötigen oder mal jemand krank ist, vielleicht auch als Schwangerschaftsvertretung, dann können wir in Berlin und Brandenburg vor Ort sein – für bestimmte Zeiträume - und werden sie unterstützen. Ein weiteres Anwendungsbeispiel unserer Dienstleistungen ist der Telefonservice, den bieten wir von Montag bis Freitag, von 8 – 18 Uhr unseren Kunden an. Ich nehme als Beispiel mal einen Rechtsanwalt. Der Anwalt ist zu Gericht und stellt sein Telefon auf uns um, dafür bekommt er eine spezielle Nummer, d. h. daran erkennen wir für wen der Anruf bestimmt ist. Wir melden uns so, wie er es möchte, geben die Auskünfte, die wir geben sollen und fragen die Fragen, die er gerne beantwortet haben möchte. Natürlich vereinbaren wir Rückruftermine, wenn wir Zugriff auf den Kalender haben oder auch direkt Gesprächstermine in der Kanzlei. Aus der Ferne können wir die klassischen Bürodienstleistungen abdecken. Ausnahmen sind die Ablage und die Bewirtung. Alles andere lässt sich häufig über externe Zugriffe, über E-Mail-Verkehr und über gemeinsamen Speicherplatz realisieren. Für die Sicherheit unserer Daten stehen wir im engen Austausch mit unserer Datenschutzbeauftragten. Viele können sich nicht so richtig vorstellen wie flexibel wir arbeiten. Wir können uns sehr schnell und individuell an neue Anforderungen anpassen. Zum Erfüllen der Aufgaben sind mittlerweile viele, viele Wege möglich. Unterlagen können per Post geschickt werden, per Einschreiben und kommen definitiv an oder sie können gescannt und digital bearbeitet werden. Es gibt so viele Möglichkeiten die Unternehmer tatsächlich zu entlasten, damit sie sich auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren können.

Wie machen Sie auf Ihr Unternehmen aufmerksam? Welche Marketingmethode spielt für Sie die größte Rolle?

Wir sind überwiegend abhängig vom Empfehlungsmarketing. Hierbei muss man zwischen den verschiedenen Unternehmensbereichen unterscheiden. Im Bereich des virtuellen Sekretariats, dem Assistenzwesen inklusive der klassischen vorbereitenden Buchhaltung, ist es ganz klar die Empfehlung. Wir gehen auf Netzwerkveranstaltungen – engagieren uns bei den Wirtschaftsjunioren in Oberhavel. Weiterhin werben wir auf Facebook und XING. Ein Relaunch unserer Webseite sowie die Suchmaschinenoptimierung stehen bevor.

Im Telefonservicebereich ist es ein bisschen schwieriger. Der Markt ist sehr umkämpft und auch „kleinpreisig“. In diesem Bereich versuchen wir durch unsere Qualität, die Struktur und die Umsetzung des Telefonservices zu punkten. Es kommt auch hier auf Empfehlungen an, aber wir nutzen auch andere Marketingaktionen.

Die Empfehlung ist für uns ein sehr starkes Marketinginstrument.

Wenn Sie an Ihre Ausbildung und Karriere zurück denken: Was hat Ihnen dabei bisher am meisten bei der Führung von Mobile Office Management geholfen?

Ich bin durch und durch Assistentin, auch als Geschäftsinhaberin komme ich davon nicht ganz weg. Was dienstleistungsbedingt gut ist, denn es hilft mir bei der ständigen Kunden- und der absoluten Dienstleistungsorientierung und dem professionellen Auftreten. Hilfreich war auch, dass ich oft selbstständig arbeiten durfte. Meine Vorgesetzten haben erkannt, dass ich in der Lage bin, Aufgaben alleine abzuarbeiten. Eine weitere nützliche Eigenschaft von mir ist, dass ich ein Workaholic bin. Schon während meiner Schulzeit habe ich Jobs gehabt und mich sozial engagiert. Ich bin ein umtriebiger Mensch, der nicht ruhig sitzen kann und immer etwas machen muss. Diese Energie stecke ich in mein Unternehmen, deswegen muss ich etwas auf mich aufpassen, dass ich nicht über die Strenge schlage. ☺

Wenn Sie einen Tag lang mit einer bekannten Persönlichkeit zusammenarbeiten könnten, wer wäre das und warum?

Irgendwelche berühmten Persönlichkeiten sind für mich uninteressant. Für mich sind gestandene Unternehmer von Interesse. Unternehmer mit Personalverantwortung, die Entscheidungen treffen müssen. Wie treffen sie diese Entscheidungen und wie lange lassen sie sich damit Zeit? Wie organisieren Sie zum Beispiel ihren Tag, wie strukturieren sie sich? Wie sind Sie dahin gekommen, wo Sie jetzt sind? Bei ihnen einfach zu schauen, was man noch lernen kann.

Bei den Wirtschaftsjunioren (WJ) finde ich es super, dass man sich dort austauscht. Vielleicht sagt man mal „Mensch, kann ich mal einen Tag mit dir mitlaufen?“. Das, finde ich, wäre ein tolles Projekt.

Was sind die 3 wichtigsten Tipps, die Sie anderen Unternehmern mit auf den Weg geben möchten? Wie führt man erfolgreich ein Unternehmen?

Ich glaube, man sollte keine Angst vor Arbeit haben, man sollte fleißig sein, seine Augen und Ohren offen halten und einen langem Atem haben. Sich mit anderen Unternehmern austauschen und nicht beratungsresistent sein. Jeder sollte sich die Hilfe suchen, die er braucht. Niemand ist Mr. und Mrs. Allwissend. Wir sind junge Unternehmer. Außerdem sollte man immer den Markt beobachten, um zu schauen, was da passiert. Merkt man, jemand möchte deine Idee nachahmen, dann muss man sich davor schützen.

Ein ganz wichtiger Tipp ist das Geben. Der, der vom ganzen Herzen gibt, ohne aufzuwerten, der bekommt auch irgendwann etwas zurück.

Generell kann man sagen: Für Außenstehende ist es schwer nachzuvollziehen, wie viel harte Arbeit man in sein Unternehmen steckt. Sie sehen einfach nicht die Spitze des Eisbergs. Davon sollte man sich nicht entmutigen lassen.