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20.08.2019

GoBD Update 2019: Neuregelungen für die elektronische Buchhaltung

Im Juli hat das Bundesfinanzministerium die "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" (GoBD) neu verabschiedet. Diese finden ab sofort Anwendung in der steuerlichen Behandlung von Unternehmen. Bei Nichteinhaltung drohen Gewinnzuschätzungen und Steuernachzahlungen. Welche Änderungen konkret auf Sie zukommen und was Sie im Vorfeld einer möglichen Betriebsprüfung unbedingt beachten müssen, erfahren Sie hier.

KI als Buchhalter
  • Der koordinierte Ländererlass des BMF vom 11.7. 2019 ersetzt die im November 2014 beschlossenen "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" (GoBD). Die Neufassung adressiert insbesondere neue Technologien, die verstärkt ihre Anwendung finden.
  • Das neue BMF-Schreiben gilt für Besteuerungszeiträume, die nach dem 31.12.2019 enden. Auf Wunsch kann es gleichfalls für frühere Besteuerungszeiträume angewendet werden.
  • Halten KMUs sich nicht an die geänderten Grundsätze, kann es im Fall von Betriebsprüfungen zu Gewinnzuschätzungen und Steuernachzahlungen kommen.

Es besteht nach wie vor die Pflicht zur Einzelaufzeichnung (Randziffer 37). Dies ist dem Steuerpflichtigen nur dann nicht zumutbar, wenn es technisch, betriebswirtschaftlich und praktisch unmöglich ist, die einzelnen Geschäftsvorfälle aufzuzeichnen. (Randziffer 39) Hierüber besteht Nachweispflicht.

Die Einzelaufzeichnungspflicht entfällt, sobald eine offene Ladenkasse statt eines elektronischen Systems verwendet wird. Bei Verwendung eines elektronischen Kassensystems gilt immer die Einzelaufzeichnungspflicht.

Für Kleinunternehmer gilt:

“Bei Kleinstunternehmen, die ihren Gewinn durch Einnahmen-Überschussrechnung ermitteln (bis 17.500 Euro Jahresumsatz), ist die Erfüllung der Anforderungen an die Aufzeichnungen nach den GoBD regelmäßig auch mit Blick auf die Unternehmensgröße zu bewerten. “ (Randziffer 15)

Dies besagt zwar grundsätzliche GoBD-Treue des steuerpflichtigen Kleinunternehmers, jedoch immer in einem angemessenen Verhältnis zur Unternehmensgröße.

Randzeile 48:

“Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind nach § 146 Absatz 1 Satz 2 AO täglich festzuhalten.”

Die Empfehlung zur täglichen Erfassung von Kasseneinnahmen und -ausgaben ist mit Neufassung der Regelung zur Pflicht geworden!

Randzeile 50:

Bei lediglich periodenweiser Erfassung von Geschäftsvorfällen gelten verschärfte Regeln. Eine solche periodenweise Erfassung ist nunmehr verschärft nur noch unter folgenden Voraussetzungen nicht zu beanstanden:

  • die Geschäftsvorfälle werden vorher zeitnah (bare Geschäftsvorfälle täglich, unbare Geschäftsvorfälle innerhalb von zehn Tagen) in Grund(buch)aufzeichnungen oder Grundbüchern festgehalten und durch organisatorische Vorkehrungen ist sichergestellt, dass die Unterlagen bis zu ihrer Erfassung nicht verloren gehen, z. B. durch laufende Nummerierung der eingehenden und ausgehenden Rechnungen, durch Ablage in besonderen Mappen und Ordnern oder durch elektronische Grund(buch)aufzeichnungen in Kassensystemen, Warenwirtschaftssystemen, Fakturierungssystemen etc.
  • die Vollständigkeit der Geschäftsvorfälle wird im Einzelfall gewährleistet 
  • es wurde zeitnah eine Zuordnung (Kontierung, mindestens aber die Zuordnung betrieblich / privat, Ordnungskriterium für die Ablage) vorgenommen

Eine kurzzeitige gemeinsame Erfassung von baren und unbaren Tagesgeschäften im Kassenbuch ist dem Gesetzgeber nur unter folgenden Bedingungen zulässig:

  • die ursprünglich im Kassenbuch erfassten unbaren Tagesumsätze werden gesondert kenntlich gemacht
  • sie werden außerdem nachvollziehbar und unmittelbar nachfolgend wieder aus dem Kassenbuch auf ein gesondertes Konto aus- bzw. umgetragen

Die Kassensturzfähigkeit der Kasse muss in jedem Falle gegeben sein.

Unter Randziffer 64 konkretisiert der Gesetzgeber in der Neufassung der GoBD noch einmal seine Anforderungen an Korrektur- bzw. Stornobuchungen. Diese müssen zwingend auf die ursprüngliche Buchung rückbeziehbar sein.

Die klassische Belegsicherung kann in Zukunft ergänzt werden durch eine bildliche Erfassung der Papierbelege mit unterschiedlichen Geräten (z.B. Smartphones, Multifunktionsgeräten oder Scan-Straßen). Wenn die Belege im Ausland entstanden sind oder empfangen wurden, darf eine bildliche Erfassung durch mobile Geräte ebenda gleichsam erfolgen.

Randziffer 76 regelt umfassend neu die Verarbeitung von solchen Rechnungen und Buchungsbelegen, die auf elektronischem Wege bei Ihnen eingegangen sind. 

Es gilt der Grundsatz der “höchsten maschinellen Auswertbarkeit”. Ist dieser erfüllt, reicht es aus die tatsächlich Ihrerseits weiterverarbeiteten Formate aufzubewahren. Ist dies nicht der Fall, müssen beide Formate, ursprünglich eingegangener Datensatz und intern weiterverarbeitetes Format, aufbewahrt werden.

Bei Einsatz eines Fakturierungsprogramms (z.B. DATEV) muss unter Berücksichtigung der vorgenannten Voraussetzungen keine bildhafte Kopie der Ausgangsrechnung (z. B. in Form einer PDF-Datei) ab Erstellung gespeichert bzw. aufbewahrt werden, wenn jederzeit auf Anforderung der Behörden ein entsprechendes Doppel der Ausgangsrechnung erstellt werden kann.

Diese Rechnungsdoppel müssen dem Gesetzgeber in folgender Form vorliegen:

  • Stammdaten werden laufend historisiert; dies betrifft Debitoren, Warenwirtschaft usw.
  • die AGB werden ebenfalls historisiert und aus der Verfahrensdokumentation ist ersichtlich, welche AGB bei der Erstellung der Originalrechnung galten
  • das Originallayout des verwendeten Geschäftsbogens wird als Muster gespeichert und Änderungen historisiert. Auch hier muss aus der Verfahrensdokumentation ersichtlich sein, welches Format bei der Erstellung der Originalrechnung verwendet wird
  • die Daten des Fakturierungsprogramms sind in maschinell auswertbarer Form und unveränderbar aufzubewahren

In Randziffer 130 wird neu präzisiert, dass neben dem Scannen auch ein Abfotografieren von Belegen mittels Smartphone gestattet ist. Dieser Passus findet in Randziffer 157 noch einmal explizite Erwähnung, wenn es um die Lesbarmachung von elektronischen Unterlagen geht. Jeder Steuerpflichtige muss demnach die dergestalt digitalisierten Unterlagen über ein Datenverarbeitungssystem per Bildschirm lesbar machen können.

Bei Umwandlung (Konvertierung) aufbewahrungspflichtiger Unterlagen in ein unternehmenseigenes Format sind beide Versionen zu archivieren (Randziffer 135).

Ausnahmen von dieser Regel gelten, wenn 

  • keine bildliche oder inhaltliche Veränderung vorgenommen wird
  • keine sonstigen aufbewahrungspflichtigen Informationen verloren gehen
  • eine Verfahrensdokumentation erstellt wird
  • die maschinelle Auswertbarkeit und der Datenzugriff durch die Finanzbehörde nicht eingeschränkt wird

In diesen Fällen genügt es die konvertierte Fassung aufzubewahren. 

Die Datenverarbeitungs-Systeme zur Verarbeitung und Aufbewahrung elektronischer Belege können von eigenen Hardware bzw. Softwareprogrammen bis hin zu Cloud-Lösungen reichen. Auch eine Kombination dieser Systeme gestattet der Gesetzgeber mit Verabschiedung der GoBD-Novelle und passt sich damit aktuellen Entwicklungen an.

Die Entscheidung, von welcher Möglichkeit des Datenzugriffs die Finanzbehörde Gebrauch macht, steht nach wie vor in ihrem pflichtgemäßen Ermessen. Falls erforderlich, kann sie auch kumulativ mehrere Möglichkeiten in Anspruch nehmen. (Rzn. 165 bis 170).

Eingeschränkt wird dieser Zugriff neu jedoch und ab sofort

  • im Fall eines Systemwechsels oder
  • einer Auslagerung von aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten aus dem Produktivsystem

Unter der Voraussetzung, dass noch keine Außenprüfung begonnen wurde, ist es hier in Zukunft ausreichend, wenn nach Ablauf des 6. Kalenderjahres, das auf die Umstellung folgt, nur noch der Z3-Zugriff zur Verfügung gestellt wird (Rzn. 167 bis 170). Z3-Zugriff bedeutet, dass der Steuerpflichtige seine Daten via Trägermedium, z.B. auswertbare CD/USB, zur Verfügung stellt.

Die Änderungen der GoBD sind eine Reaktion auf die fortschreitende Digitalisierung und behandeln daher im Kern “neue” Modi der Sicherung und Archivierung von Datensätzen. Unternehmer sollten unter dem Aspekt neuer verarbeitender Service-Technologien daher auch in Zukunft mit weiteren Anpassungen der GoBD rechnen.

Den Wortlaut der GoBD - Neufassung können Sie hier nachlesen. Eine umfassende Auswertung für KMUs haben die Steuerexperten von HAUFE im Netz bereitgestellt.

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Über den Autor
Kathleen Händel

Kathleen Händel

Kathleen schreibt seit 2018 im Magazin von Unternehmenswelt. Neue Ideen und Konzepte, disruptive Technologien und nachhaltiges Unternehmertum bilden ihre Interessenschwerpunkte. Zuvor war Kathleen als Content Creator für die Social StartUp-Szene, verschiedene Stiftungen und Kommunikationsagenturen tätig. Seit 2019 recherchiert die studierte Kulturwissenschaftlerin für dich alle Fakten und Zusammenhänge, die du in deinem Tagesgeschäft brauchst.