Geschäftsgeheimnisse im Homeoffice besser schützen

Herausforderungen an den Schutz vertraulicher Daten im Homeoffice

Seit April 2019 gilt das Geschäftsgeheimnisgesetz in Deutschland. Es regelt den Schutz vertraulichen Know-hows und vertraulicher Geschäftsinformationen vor rechtswidrigem Erwerb sowie rechtswidriger Nutzung und Offenlegung. Mit Inkrafttreten des Gesetzes haben sich die Pflichten für Unternehmer und Arbeitgeber zum Schutz von sensiblen Firmendaten verschärft. Wer sich nicht daran hält, riskiert im Streitfall den Kürzeren zu ziehen. 

Vor Inkrafttreten des Gesetzes war es noch ausreichend, dass ein Unternehmen im Fall mutmaßlichen Datendiebstahls seine „Geheimhaltungsabsicht“ bezüglich interner Sachverhalte vor Gericht glaubhaft versicherte. Der Gesetzgeber erkannte dann in der Regel ein rechtlich geschütztes Geschäftsgeheimnis an, mit allen Konsequenzen der Strafverfolgung bei unerlaubtem Zugriff bzw. zweckentfremdeter Nutzung sensibler Daten. Gemäß Geschäftsgeheimnisgesetz muss ein Unternehmen inzwischen jedoch weitere "angemessene Schutzmaßnahmen" ergreifen und diese dokumentieren, damit ein Geschäftsgeheimnis auch als solches gilt. 

Versäumen Arbeitgeber dies, droht im schlimmsten Fall der ungestrafte Diebstahl von Schlüsselinformationen oder sonstigen wettbewerbsrelevanten Geschäftsgeheimnissen. 

Im Zuge des durch die Corona-Krise ausgelösten Homeoffice Boom werden Arbeitgeber vor neue Herausforderungen beim Schutz ihrer vertrauliche Daten gestellt. Es gibt einige klare Grundregeln, die du beim Onboarding neuer Mitarbeiter sowie im laufenden Geschäftsalltag anwenden kannst, um trotz entfernter Zugriffskontrolle Firmendaten bestmöglich zu schützen.

Pflichten für Arbeitgeber beim Schutz vertraulicher Daten im Homeoffice

Im Geschäftsgeheimnisgesetz spricht der Gesetzgeber von "angemessenen Schutzmaßnahmen", die jeder Unternehmer ergreifen und dokumentieren muss, um seine Geschäftsgeheimnisse zu schützen und sie im Streitfall erfolgreich einzuklagen. Welche Maßnahmen zählen u.a. dazu?

1. Sichere Infrastruktur & Aufklärung gewährleisten: Mitarbeiter, die im Homeoffice beschäftigt sind, müssen zunächst mit einer entsprechenden Infrastruktur ausgestattet sein. Es ist deine Pflicht als Arbeitgeber, eine sichere Infrastruktur und Schulung deiner Mitarbeiter für ein datenschutzkonformes Arbeiten im Homeoffice zu gewährleisten.
2. Risikogruppen einteilen: Grundsätzlich muss unterschieden werden, welchen Zugriff einzelne Mitarbeiter auf wirtschaftlich relevante Daten haben. Definiere deine Geschäftsgeheimnisse und teile deine Mitarbeiter je nach Zugriff in Risikogruppen ein. Für jede Gruppe entwickelst du einen eigenen Schutzmaßnahmenkatalog.
3. Entsprechende Schutzmaßnahmen festlegen: Zu den jeweiligen Schutzmaßnahmen zählen u.a. Geheimhaltungsvereinbarungen, Schulungen zum Umgang mit vertraulichen Daten im Homeoffice mit z.B. der Einführung von Vertraulichkeitsvermerken auf Dokumenten oder IT-Sicherheitsmaßnahmen durch u.a. Firewalls am PC.
4. Mitarbeiter regelmäßig schulen: Du musst deine Mitarbeiter genau darauf hinweisen, welche Daten im Unternehmen als Geschäftsgeheimnisse gelten und wie diese besonders geschützt werden müssen. Dies gibt dir auch Handhabe gegen den betreffenden Beschäftigten, der bei Zuwiderhandlung und im Fall eines dadurch ausgelösten Datendiebstahls von dir belangt werden kann. Alle Aufklärungsmaßnahmen sind zu dokumentieren.
5. Passwortschutz und PC-Knigge: Ein Passwortmanager sichert deine wichtigsten Tools und die hier geteilten Daten und Informationen. Mit einer Laptopsperre bleiben Daten geschützt, entfernt sich dein Mitarbeiter von seinem Arbeitsplatz im Homeoffice. 
6. Auf Ausdrucke verzichten: Sensible Dokumente sollten Mitarbeiter in der geschützten Firmencloud speichern anstatt diese auszudrucken.  

Geheimhaltungsvereinbarung für Mitarbeiter kostenfrei herunterladen

Tipp: Im Vorlagen-Tool von Zandura stellen wir dir eine allgemeine Geheimhaltungsvereinbarung für Mitarbeiter zum kostenfreien Download zur Verfügung. 

Darüber hinaus solltest du in jedem Fall deine individuellen Geschäftsgeheimnisse (Patente, Gebrauchsmuster, Geschäftszahlen und Unternehmensstrategien) in einer gesonderten Geheimhaltungsvereinbarung dokumentieren und wie der Umgang mit diesen durch den betreffenden Mitarbeiter geregelt ist. So behältst du auch in Zeiten des Homeoffice Gebot die volle Kontrolle über wirtschaftlich relevante Firmendaten.

Wichtig ist, Geschäftsgeheimnisse unbedingt als solche zu kennzeichnen und innerhalb des Unternehmens klar zu definieren, wer Zugriff auf welche Informationen hat. Ein Verlust von Geschäftsgeheimnissen ist, anders als ein Verstoß gegen das Datenschutzrecht, nicht bußgeldbewährt. Der Verlust ist vielmehr ein wirtschaftlicher und strategischer.

- Rechtsanwältin Janina Albrecht, KTR Legal im Interview mit Unternehmenswelt