Du willst Freiberufler werden? Lies das zuerst!

Freie Berufe sind die sogenannten Katalogberufe, die sich in 4 Kategorien einteilen lassen:

1.1 Heilkundliche Berufe

• Ärzte, Zahnärzte, Tierärzte
• Heilpraktiker, Apotheker, Physiotherapeuten

1.2 Rechts-, steuer- und wirtschaftsberatende Berufe

• Rechtsanwälte, Notare, Steuerberater, Wirtschaftsprüfer
• Patentanwälte, vereidigte Buchprüfer

1.3 Naturwissenschaftlich-technische Berufe

• Ingenieure, Architekten, Chemiker, Informatiker, Sachverständige

1.4 Kultur- und Medienberufe

• Journalisten, Übersetzer, Designer, Schriftsteller, Yogalehrer

1.5 Weitere anerkannte freie Berufe

• Diplom-Psychologen, Hebammen, hauptberufliche Sachverständige
• Lehrende, Erzieher, Pflegepersonen, Künstler, Publizisten

Die tätigkeitsbezogene Zuordnung ist entscheidend: Auch nicht-katalogisierte Berufe können als freiberuflich anerkannt werden, wenn sie wissenschaftlich, künstlerisch, unterrichtend oder schriftstellerisch geprägt sind.

1.6. Freiberufler oder Gewerbetreibender?

Freiberufler erbringen vor allem ideelle Leistungen und benötigen in der Regel einen akademischen Hintergrund. Gewerbetreibende hingegen sind körperlich, handwerklich oder handelnd tätig.

Beispiele für Gewerbetreibende:

• Händler, Produzenten, Makler, Coaches ohne Hochschulabschluss
• Veranstalter, Verleger, IT-Dienstleister ohne wissenschaftlichen Fokus

Bei gemischten Tätigkeiten unterscheidet das Finanzamt zwischen:

• Trennbaren Tätigkeiten: getrennte Buchführung notwendig
• Untrennbaren Tätigkeiten: wenn die freiberufliche mit der gewerblichen Tätigkeit untrennbar verbunden ist, kann das gesamte Einkommen als gewerblich gelten

Freiberuflich Selbständige profitieren von einigen Vorteilen:

• Keine Gewerbeanmeldung
• Keine Gewerbesteuer
• Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) statt doppelte Buchführung
• Zugang zu berufsständischen Versorgungswerken

2.1 Kann das Finanzamt meine Freiberuflichkeit nachträglich aberkennen?

Das Finanzamt kann deine Tätigkeit zunächst als freiberuflich anerkennen, sie aber später im Rahmen einer Betriebsprüfung neu bewerten. Besonders bei mehreren Einkommensarten solltest du prüfen, ob nicht doch auch gewerbliche Elemente vorliegen. Bei sogenannten „Berufsmischformen“ gelten besondere steuerliche Regeln, die du frühzeitig kennen solltest.

Wenn du sowohl eine freiberufliche als auch eine gewerbliche Tätigkeit ausübst, nennt das Finanzamt das eine gemischte Tätigkeit. Dabei kommt es darauf an, ob sich die beiden Bereiche klar voneinander trennen lassen – oder nicht.

3.1 Trennbare gemischte Tätigkeit

Beispiel: Du arbeitest als freiberuflicher Grafikdesigner und betreibst zusätzlich einen Online-Shop für Poster.

Was du tun musst:

• Trenne die Buchhaltung beider Bereiche sauber.
• Melde beide Tätigkeiten getrennt beim Finanzamt.
• Erstelle für jede Tätigkeit eine eigene Gewinnermittlung.

Tipp: Richte am besten getrennte Geschäftskonten und Rechnungsnummern ein – so bleibt alles übersichtlich.

3.2 Untrennbare gemischte Tätigkeit

Beispiel: Du bist als Coach freiberuflich tätig, verkaufst aber begleitend Onlinekurse, die direkt zur Leistung dazugehören.

Was du wissen musst:

• Wenn die Tätigkeiten eng miteinander verbunden sind, kann das Finanzamt alles als gewerblich einstufen.
• Du verlierst dadurch die Vorteile der Freiberuflichkeit (z. B. Steuerfreiheit bei der Gewerbesteuer).

Handlungsempfehlung: Lass im Zweifel frühzeitig prüfen, ob du beide Bereiche wirklich trennen kannst – zum Beispiel von einem Steuerberater. So vermeidest du Steuernachzahlungen und rechtliche Risiken bei einer Betriebsprüfung.

Der Start in die Selbständigkeit ist für Freiberufler unkompliziert und im Gegensatz zu Gewerbetreibenden um einige Schritte entschlackt. Wenn du dich als Freiberufler selbständig machen willst, sind die Wege bis zum ersten Auftrag kurz:

4.1 Meldung beim Finanzamt

Melde dich spätestens 4 Wochen nach Tätigkeitsbeginn formlos beim Finanzamt. Gib deine Tätigkeit kurz an – das geht per Brief oder Mail. Das Finanzamt kann weitere Infos anfordern und schickt dir dann den „Fragebogen zur steuerlichen Erfassung“. Du kannst ihn auch online über das Formular-Management-System des BMF ausfüllen und einreichen.

4.2 Steuernummer und steuerliche Pflichten

Nach der Steuernummer-Zuteilung kannst du Rechnungen schreiben. Prüfe regelmäßig, ob die Kleinunternehmerregelung für dich sinnvoll ist. Lege etwa 30–40 % deiner Einnahmen für Steuerzahlungen zur Seite.

4.3 Beste Rechtsformen für Freiberufler

Für eine freiberufliche Selbständigkeit ist eine Vielzahl an Rechtsformen denkbar. Die besten Rechtsformen für Freiberufler findest du hier im Kurz-Überblick:

4.3.1 Einzelunternehmen (Standard)

• Automatisch bei Aufnahme der Tätigkeit
• Keine Eintragung ins Handelsregister
• Volle Haftung mit Privatvermögen

4.3.2 GbR (Gesellschaft bürgerlichen Rechts)

• Zwei oder mehr Personen
• Keine Eintragungspflicht
• Gesamtschuldnerische Haftung

4.3.3 Partnerschaftsgesellschaft (PartG)

• Für verkammerte Freiberufler
• Eintragung ins Partnerschaftsregister
• Haftungsbeschränkung auf handelnde Partner

4.3.4 GmbH oder UG (haftungsbeschränkt)

• Auch für Freiberufler möglich
• Gründung mit 25.000 € (GmbH) oder 1 € (UG)
• Eintragung ins Handelsregister, Bilanzierungspflicht

4.4 Absicherung

Freiberufler müssen entweder in der gesetzlichen oder einer privaten Krankenversicherung versichert sein. Für selbständige Künstler und Publizisten gilt die Versicherungspflicht über die Künstlersozialversicherung (KSK), an die du Beiträge für die Kranken- und Pflegeversicherung leistest. Je nach konkreter Berufssparte sind viele Freiberufler außerdem Pflichtmitglieder in ihrer jeweiligen Berufsgenossenschaft als Träger der gesetzlichen Berufsunfallversicherung.

4.4.5 Pflichtversicherung in der gesetzlichen Rentenversicherung

Pflichtversichert in der gesetzlichen Rentenversicherung sind folgende Freien Berufe und Tätigkeiten:

• selbständige Lehrer
• Erzieher, Ausbilder, Dozenten und Lehrbeauftragte, die auf eigene Rechnung Unterricht erteilen und die keinen versicherungspflichtigen Arbeitnehmer beschäftigen
• Pflegepersonen, die in der Kranken-, Wochen-, Säuglings- oder Kinderpflege tätig sind und im Zusammenhang mit ihrer selbständigen Tätigkeit regelmäßig keinen versicherungspflichtigen Arbeitnehmer beschäftigen
• Selbständige Hebammen und Entbindungspfleger
• Freiberuflich tätige Seelotsen, die in öffentlichem Auftrag tätig sind
• Künstler und Publizisten
• Selbständige mit einem Auftraggeber

4.4.6 Pflichtversicherung über berufsständische Versorgungswerke

In Kammerberufen wie etwa bei Ärzten, Anwälten oder Architekten besteht meist eine Pflichtmitgliedschaft in der Kammer und damit auch eine Pflicht zur Versicherung über ein Versorgungswerk. Ausgenommen sind z. B. Psychologische Psychotherapeuten in Berlin – sie müssen selbst für ihre Altersvorsorge sorgen.

4.4.7 Freiwillige Kammermitgliedschaft 

Ingenieure können freiwillig Kammermitglied werden. Entscheiden sie sich dafür, sind sie über das Versorgungswerk pflichtversichert, andernfalls versicherungsfrei.

4.4.8 Freiwillige Versorgungswerke

Zusätzlich gibt es freiwillige Versorgungswerke wie das der Presse – hier können z. B. Medienschaffende ergänzend zur gesetzlichen Rente vorsorgen.

4.5 Benötige ich eine Zulassung als Freiberufler?

Um als Freiberufler selbständig arbeiten zu dürfen, bedarf es in einigen Berufsgruppen einer speziellen Zulassung. Dies gilt kardinal für die 12 verkammerten Freien Berufe:

Ärzte, Zahnärzte, Tierärzte, Apotheker, Psychotherapeuten, Notare, Rechtsanwälte, Patentanwälte, Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Architekten und Beratende Ingenieure. 

Angehörige im Berufsstand müssen sich bei ihrer zuständigen Kammer unter Vorlage folgender Dokumente anmelden:

• Nachweis über den Ausbildungsabschluss (in der Regel erfolgreich abgeschlossenes Studium)
• Nachweis einer Berufshaftpflichtversicherung
• polizeiliches Führungszeugnis

In einigen freien Berufen wie bei Ingenieuren und Architekten ist die Kammermitgliedschaft freiwillig, aber Voraussetzung für geschützte Titel wie „Architekt“ oder „Beratender Ingenieur“. Ohne Kammer darf nur der akademische Abschluss (z. B. „Diplom-Ingenieur“) verwendet werden.

Andere freie Berufe sind kammerfrei. Eine Berufszulassung erfolgt ggf. über öffentliche Stellen (z. B. Heilpraktiker über das Gesundheitsamt) oder ist nicht erforderlich (z. B. Journalisten, Künstler).

Was ist der Unterschied zwischen Freiberufler und Gewerbetreibendem?

Freiberufler arbeiten meist wissenschaftlich, künstlerisch oder beratend und benötigen keinen Gewerbeschein. Gewerbetreibende handeln, produzieren oder vermitteln.

Wie melde ich eine freiberufliche Tätigkeit an?

Einfach formlos beim Finanzamt melden. Du bekommst dann einen Fragebogen zur steuerlichen Erfassung. Eine Gewerbeanmeldung ist nicht nötig.

Welche Steuern muss ich als Freiberufler zahlen?

Du zahlst Einkommensteuer und ggf. Umsatzsteuer (Kleinunternehmerregel beachten!). Gewerbesteuer fällt nicht an. Eine einfache Einnahmen-Überschuss-Rechnung genügt in der Regel.

Was passiert, wenn ich sowohl freiberuflich als auch gewerblich tätig bin?

Dann handelt es sich um eine gemischte Tätigkeit. Je nach Zusammenhang musst du die Tätigkeiten getrennt oder gemeinsam versteuern – am besten steuerlich beraten lassen.

Welche Rechtsform ist für Freiberufler sinnvoll?

Die meisten starten als Einzelunternehmer. Bei Kooperationen kommen GbR, Partnerschaftsgesellschaft oder GmbH/UG infrage.

Bin ich als Freiberufler pflichtversichert?

Das hängt vom Beruf ab. Viele Freiberufler müssen sich selbst versichern. In verkammerten Berufen bist du oft über ein Versorgungswerk pflichtversichert.

Was ist die Künstlersozialkasse (KSK)?

Die KSK unterstützt freiberufliche Künstler und Publizisten bei der Sozialversicherung. Du zahlst nur rund 50 % der Beiträge, der Rest wird übernommen.