Anforderungen an Rechnungen: das musst du beachten

Auf korrekt erstellten Rechnungen, die das Finanzamt bei einer Prüfung akzeptiert, dürfen einige grundlegende Informationen nicht fehlen. Für Sonderfälle, wie Rechnungen für kleinere Beträge sowie für Kleinunternehmer gelten spezielle formale Anforderungen. Alles, was du wissen musst.

Bild Rechnung stellen am Schreibtisch

Wie verschicke ich eigentlich eine Rechnung richtig und was muss ich beim Online-Rechnungsversand beachten? Diese Frage stellen sich gerade Existenzgründer nach Aufnahme ihrer Geschäftstätigkeit, schließlich will man unnötige Risiken vermeiden und auch sonst nichts falsch machen bei der Buchführung und im Abrechnungsalltag. Genau deshalb sollten Gründer einige wichtige Tipps beachten.

Diese Angaben gehören auf die Rechnung

Der § 14 im Umsatzsteuergesetz (UStG) regelt, welche Pflichtangaben unbedingt in der Rechnung enthalten sein müssen. Falls das Finanzamt den Betrieb später prüft, müssen bestimmte Punkte auf der Rechnung klar nachvollziehbar sein. Diese Checkliste kann dir dabei helfen, nichts zu vergessen:

  1. Name und Anschrift des Unternehmens – des Leistungserbringers,
  2. Menge, Art und Umfang der erbrachten Leistung,
  3. das Ausstellungsdatum,
  4. Entgelt, Steuerbetrag sowie Steuersatz und auch evtl. vereinbarte Minderungen und Rabatte für alle ausgewiesenen Posten. Falls du als Kleinunternehmer nach § 19 UStG von der Umsatzsteuer befreit bist, gehört diese Information auf die Rechnung. Du weist in diesem Fall keine Umsatzsteuer aus.
  5. Die Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer deines Unternehmens,
  6. eine fortlaufende Rechnungsnummer,
  7. Name und Anschrift des Leistungsempfängers
  8. der Zeitpunkt oder Zeitraum der Lieferung oder Leistung.

Für Rechnungsbeträge unter 250 Euro brutto – bei sogenannten Kleinbetragsrechnungen – gelten seit 2017 unter bestimmten Umständen geringere Anforderungen. Um den bürokratischen Aufwand geringer zu halten, können sich die Angaben in einer Rechnung dann auf die Punkte 1-4 beschränken.

Rechnungen stellen als Kleinunternehmer

Eine Existenzgründung als Kleinunternehmer erspart diverse bürokratische Pflichten, so zum Beispiel die monatliche Umsatzsteuervoranmeldung. Gemäß § 19 UStG kann man vor dem Finanzamt grundsätzlich immer dann als Kleinunternehmer gelten, wenn im Vorjahr kein Umsatz von mehr als 22.000 Euro erzielt wurde und der Umsatz im laufenden Geschäftsjahr 50.000 Euro nicht überschreitet.

Gemäß den Bestimmungen der Kleinunternehmerregelung darf man auf seinen Rechnungen allerdings weder Umsatzsteuer ausweisen, noch einen prozentualen Betrag angeben, welcher für die jeweilige Umsatzsteuer gilt. Stattdessen muss man darauf hinweisen, dass man als Kleinunternehmer laut UStG § 19 von der Umsatzsteuer befreit ist.

Zustimmung des Empfängers bei elektronischer Rechnung

Rechnungen können problemlos digital erstellt und versandt werden. Wenn deine Kunden per E-Mail oder per Download-Link Rechnungen von dir erhalten, müssen sie allerdings der elektronischen Übermittlung vorher zugestimmt haben.

Kriterien für elektronische Rechnungen: Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit

Im Jahr 2011 ist in Deutschland die Pflicht weggefallen, elektronisch ausgestellte Rechnungen mit einer digitalen Signatur zu versehen. Damit die Rechnung trotz dem nun entbehrlichen Verschlüsselungsverfahren gültig ist, muss mittels eines „verlässlichen Prüfpfades“ ihre Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit nachgewiesen werden.

Das Kriterium Echtheit bezieht sich auf die Herkunft der Rechnung. Der Aussteller der Rechnung muss also eindeutig identifizierbar und nachprüfbar sein.

Die Anforderung Unversehrtheit bezieht sich auf den Rechnungsinhalt. Damit ist gemeint, dass Manipulationen der Rechnungen erkennbar sein müssen, unabhängig davon, in welchem Format die Rechnung gespeichert ist.

Das Kriterium Lesbarkeit bezieht sich darauf, dass die Rechnung für das menschliche Auge erfassbar sein muss. Sollten zusätzliche Programme für das Lesen nötig sein, müssen diese zur Verfügung gestellt werden.