11.07.2018

Wichtig vs. Eilig – Mit dem Eisenhower-Prinzip zu mehr Produktivität

So sortieren Sie Ihre Aufgaben und behalten Sie auch in unübersichtlichen Momenten den Überblick

In Teil I unseres Zeitmanagement-Doppels lesen Sie, wie das Eisenhower-Prinzip hilft, sich in der Menge der täglichen Aufgaben nicht zu verlieren. Mit der klassischen Zeitmanagement-Methode sortieren Sie alles Anstehende danach, wie wichtig und wie dringlich es ist. Mit Zettel und Stift oder einer passenden App können Sie sofort loslegen und dabei sogar Aufgaben ganz loswerden.

zeitmanagement mit eisenhower

Der Berg auf Ihrem Schreibtisch wächst, Sie arbeiten an einem Konzept für einen wichtigen Kunden, Kooperationspartner fordern per E-Mail Informationen und Entscheidungen von Ihnen und darüber hinaus werden Sie durch Anrufe und Anfragen häufig unterbrochen. Ist denn alles, was Sie vorhaben überhaupt zu schaffen? Ja, ist es, wenn Sie Prioritäten setzen und Ihre Zeit sinnvoll einteilen.

So funktioniert das Eisenhower-Prinzip

Sich im Wirrwar aus anstehenden Aufgaben verzetteln war gestern. Wenn Sie sortieren, welche Aufgaben Vorrang haben, reduzieren Sie Ihren Stress und werden produktiver. Die Eisenhower-Methode besteht darin, dass Sie die anstehenden Aufgaben nach den Kategorien „Wichtig“ und „Eilig“ einteilen. Bei jeder neuen Aufgabe, die hereinkommt, entscheiden Sie, ob sie wichtig oder weniger wichtig und ob sie eilig oder weniger eilig ist und ordnen Sie damit einem von vier Quadranten in einer Matrix zu.

Eisenhower Prinzip

Quadrant A – Eilig und wichtig

In den linken oberen Quadranten A ordnen Sie Aufgaben ein, die dringlich und wichtig sind. Hier sind sie selbst schnell gefragt und erledigen die Aufgaben am Besten noch am gleichen Tag. Das ist z.B. der Fall in Krisensituationen oder wenn wichtige Kunden drohen, abzuspringen. Seien Sie kritisch, ob eine Aufgabe wirklich so dringlich und wichtig ist, wie Sie an Sie herangetragen wird. Der Quadrant A neigt dazu, schnell übervoll zu werden.

Quadrant B – Nicht eilig, aber wichtig

Rechts oben in der Matrix ordnen Sie To Do‘s ein, die zwar wichtig sind, aber keine Eile haben. Die erledigen Sie selbst und zwar zu einem Zeitpunkt, den Sie sich dafür speziell reservieren. Typisch für diesen Typ Aufgabe sind zum Beispiel neue Geschäftsstrategien zu entwickeln oder bisherige Kampagnen zu überdenken.

Quadrant C – Eilig, aber nicht wichtig

In das linke untere Feld der Matrix gehören Aufgaben, die zwar eilig, aber nicht wichtig sind. Diese Aufgaben sollten Sie, wenn möglich delegieren. Anrufe, Post und Routinemails beantworten fallen darunter. Wenn Sie allein arbeiten und Aufgaben an niemanden delegieren können, achten Sie darauf, dass Sie diese Aufgaben erledigen, wenn Sie weniger Nerven für anspruchsvolle und wichtige Aufgaben haben.

Quadrant D – Weder eilig noch wichtig

Rechts unten in der Matrix ordnen Sie die Dinge ein, die bei genauerem Hinsehen weder eilig noch wichtig sind. Überlegen Sie, welche Konsequenzen es hätte, wenn Sie die Aufgabe nicht erledigen. Lautet die Angwort: „Keine“, dann gehört diese Aufgabe in den Papierkorb! Eine freundliche Mail mit einem „Nein Danke!“ z.B. auf Einladungen zu Veranstaltungen, die für Sie nicht relevant sind, muss da einmal genügen.

Diese Tools helfen bei der Umsetzung

Verschiedene Typen von Menschen mögen verschiedene Hilfsmittel, um die Eisenhower-Methode umzusetzen. Dem einen hilft ein Plakat oder ein Whiteboard, auf der die Matrix aufgezeichnet ist. Jemand anderes mag es lieber kleinformatiger und nutzt einen Schreibblock oder entsprechende Vordrucke.

Digital können einfache Excel-Tabellen mit der Matrix oder Apps Sie bei der Umsetzung unterstützten. Für Android stehen Anwendungen wie Eisenhower Notes und My Effectiveness zur Verfügung. Auf iOS laufen Eisenhower und Focus Matrix. Die App Priority Matrix gibt es sowohl für iOS als auch für Android.

In der nächsten Woche können Sie hier lesen, wie Sie mit der Pomodoro-Technik sichergehen, die sortierten To Do‘s auch effizient abzuhaken.

Über den Autor

Ulrike Schult

Ulrike Schult

Die Autorin ist als Redakteurin im Team von unternehmenswelt.de tätig. Zuvor beriet Ulrike Schult in Leipzig Studierende zum Einstieg ins Berufsleben und organisiert momentan unter anderem an der Fachhochschule ein überfachliches Qualifizierungsprogramm für Doktoranden aus den Ingenieurswissenschaften und anderen Bereichen.

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