03.08.2018

Anforderungen an Rechnungen - so erstellen Sie korrekte Rechnungen

Diese Anforderungen und Pflichtangeben gelten beim Schreiben von Rechnungen bei Postversand oder Online-Rechnungen

Auf korrekt erstellten Rechnungen, die das Finanzamt bei einer Prüfung akzeptiert, dürfen einige grundlegende Informationen nicht fehlen. Prüfen Sie diese auch bei Rechnungen, die Sie erhalten. Für Sonderfälle wie Rechnungen für kleine Beträge sowie für Kleinunternehmer gelten spezielle formale Anforderungen. Welche zusätzlichen Punkte Sie bei Online-Rechnungen beachten müssen, lesen Sie hier.

Anforderung rechnung

Wie verschicke ich eigentlich eine Rechnung richtig und was muss ich beim Online-Rechnungsversand beachten? Diese Frage stellen sich gerade Existenzgründer nach Aufnahme ihrer Geschäftstätigkeit, schließlich will man unnötige Risiken vermeiden und auch sonst nichts falsch machen bei der Buchführung und im Abrechnungsalltag. Genau deshalb sollten Gründer einige wichtige Tipps beachten.

Diese Angaben gehören auf die Rechnung

Der § 14 im Umsatzsteuergesetz (UStG) regelt, welche Pflichtangaben unbedingt in der Rechnung enthalten sein müssen. Falls das Finanzamt den Betrieb später prüft, müssen bestimmte Punkte auf der Rechnung klar nachvollziehbar sein. Diese Checkliste kann Ihnen dabei helfen, nichts zu vergessen:

  1. Name und Anschrift Ihres Unternehmens – des Leistungserbringers,
  2. Menge, Art und Umfang der erbrachten Leistung,
  3. das Ausstellungsdatum,
  4. Entgelt, Steuerbetrag sowie Steuersatz und auch evtl. vereinbarte Minderungen und Rabatte für alle ausgewiesenen Posten. Falls Sie als Kleinunternehmer nach § 19 UStG von der Umsatzsteuer befreit sind, gehört diese Information auf die Rechnung. Sie weisen dann keine Umsatzsteuer aus.
  5. Die Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer Ihres Unternehmens,
  6. eine fortlaufende Rechnungsnummer,
  7. Name und Anschrift des Leistungsempfängers
  8. der Zeitpunkt oder Zeitraum der Lieferung oder Leistung.

Für Rechnungsbeträge unter 250 Euro brutto – bei sogenannten Kleinbetragsrechnungen – gelten seit 2017 unter bestimmten Umständen geringere Anforderungen. Um den bürokratischen Aufwand geringer zu halten, können sich die Angaben in einer Rechnung dann auf die Punkte 1-4 beschränken.

Rechnungen stellen als Kleinunternehmer

Eine Existenzgründung als Kleinunternehmer erspart diverse bürokratische Pflichten, so zum Beispiel die monatliche Umsatzsteuervoranmeldung. Gemäß § 19 UStG kann man vor dem Finanzamt grundsätzlich immer dann als Kleinunternehmer gelten, wenn im Vorjahr kein Umsatz von mehr als 17.500 Euro erzielt wurde und der Umsatz im laufenden Geschäftsjahr 50.000 Euro nicht überschreitet.

Gemäß den Bestimmungen der Kleinunternehmerregelung darf man auf seinen Rechnungen allerdings weder Umsatzsteuer ausweisen, noch einen prozentualen Betrag angeben, welcher für die jeweilige Umsatzsteuer gilt. Stattdessen muss man darauf hinweisen, dass man als Kleinunternehmer laut UStG § 19 von der Umsatzsteuer befreit ist.

Zustimmung des Empfängers bei elektronischer Rechnung

Rechnungen können problemlos digital erstellt und versandt werden. Wenn Ihre Kunden per E-Mail oder per Download-Link Rechnungen von Ihnen erhalten, müssen sie allerdings der elektronischen Übermittlung vorher zugestimmt haben.

Kriterien für elektronische Rechnungen: Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit

Im Jahr 2011 ist in Deutschland die Pflicht weggefallen, elektronisch ausgestellte Rechnungen mit einer digitalen Signatur zu versehen. Damit die Rechnung trotz dem nun entbehrlichen Verschlüsselungsverfahren gültig ist, muss mittels eines „verlässlichen Prüfpfades“ ihre Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit nachgewiesen werden.

Das Kriterium Echtheit bezieht sich auf die Herkunft der Rechnung. Der Aussteller der Rechnung muss also eindeutig identifizierbar und nachprüfbar sein.

Die Anforderung Unversehrtheit bezieht sich auf den Rechnungsinhalt. Damit ist gemeint, dass Manipulationen der Rechnungen erkennbar sein müssen, unabhängig davon, in welchem Format die Rechnung gespeichert ist.

Das Kriterium Lesbarkeit bezieht sich darauf, dass die Rechnung für das menschliche Auge erfassbar sein muss. Sollten zusätzliche Programme für das Lesen nötig sein, müssen diese zur Verfügung gestellt werden.

Über den Autor

Ulrike Schult

Ulrike Schult

Die Autorin ist als Redakteurin im Team von unternehmenswelt.de tätig. Zuvor beriet Ulrike Schult in Leipzig Studierende zum Einstieg ins Berufsleben und organisiert momentan unter anderem an der Fachhochschule ein überfachliches Qualifizierungsprogramm für Doktoranden aus den Ingenieurswissenschaften und anderen Bereichen.

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