Das Ende der digitalen Signatur ist beschlossen.
News vom 19. Oktober 2011
Wie verschicke ich eigentlich eine Rechnung richtig und was muss ich beim Online-Rechnungsversand eigentlich noch alles beachten? Diese Frage stellen sich gerade Existenzgründer nach Aufnahme ihrer Geschäftstätigkeit, schließlich will man unötige Risiken vermeiden und auch sonst nichts falsch machen bei der Buchführung und im Abrechnungsalltag. Genau deshalb sollten Gründer einige wichtige Tipps beachten.
Am 23.9.2011 wurde das Steuervereinfachungsgesetz durch den Bundesrat endgültig beschlossen und damit die große Hürde der digitalen Signatur genommen. Der Nachweis über Echtheit und Unversehrtheit einer Rechnung muss nun nicht mehr mit Hilfe einer qualifizierten elektronische Signatur nachgewiesen werden, der Nachweis eines sogenannten "verlässlichen Prüfpfads" reicht aus. Doch was bedeuten eigentlich Echtheit und Unversehrtheit konkret?
Echtheit bezieht sich auf die Herkunft der Rechnung. Der Aussteller der Rechnung muss also eindeutig identifizierbar sein. Bei Papier-Rechnungen muss kein spezieller Nachweis erfolgen.
Unversehrtheit bezieht sich auf den Rechnungsinhalt. Damit ist gemeint, dass Manipulationen der Rechnungen erkennbar sein müssen, unabhängig davon, in welchem Format die Rechnung gespeichert ist.
Lesbarkeit bezieht sich darauf, dass die Rechnung für das menschliche Auge erfassbar sein muss. Sollten zusätzliche Programme für das Lesen nötig sein, müssen diese zur Verfügung gestellt werden.
Auch wenn der Titel dieses Beitrags die Vermutung nahelegt, gehört die digitale Signatur nicht auf's Abstellgleis, lediglich die Pflicht zur Anwendung für steuerrelevante elektronische Rechnungen entfällt zukünftig. Sie wird aber nach wie vor anerkannt und ist gerade für Gründer und kleine Unternehmen ein zuverlässiges und günstiges Mittel, die obigen Anforderungen an Echtheit und Unversehrtheit zu erfüllen. Die rechtliche Grundlage für den richtigen Umgang mit elektronischen Rechnungen ist der §14 Abs. 3 Nr. 1 UStG. - hier festgelegt sind unter anderem die Pflichtangaben für jede Rechnung:
Rechnungen, egal in welcher Form sie versendet wurden, müssen richtig - also im Original - archiviert und aufbewahrt werden und zwar i.d.R. 10 Jahre. PDF Rechnungen müssen also digital aufbewahrt werden. Außerdem müssen die Daten vor Veränderbarkeit und Verlust geschützt werden, und in angemessener Zeit wieder lesbar gemacht werden. Ähnliches gilt auch für Papierrechnungen. Jeder Unternehmer ist verpflichtet sein Rechnungsarchiv vor äußeren Einwirkungen wie z.B. Regen und Hitze, etc. zu schützen.
Möchte man seine Rechnungen elektronisch übermitteln, so ist man grundsätzlich auf die Zustimmung des Kunden, sprich des Rechnungsempfängers, angewiesen. Allerdings ist hier keine besondere Form erforderlich. Sofern der Empfänger den Empfang der Rechnung in der gegebenen Form nicht bemängelt, gilt dies bereits als stillschweigendes Einverständnis und ist im Zweifel ausreichend.
Neben der digitalen Signatur gibt es auf dem Markt weitere webbasierte und günstige Komplettlösungen für das papierlose Büro kleiner Unternehmen und Freiberufler. Eine davon ist FastBill. Von der Kunden- und Leistungsverwaltung über die Erstellung von Rechnungen bis hin zur Liquiditätsübersicht bietet FastBill alle Funktionen, die die nötige Flexibilität und Freiheit im Arbeitsalltag ermöglichen. So lassen sich die Grundregeln für den richtigen Rechnungsversand problemlos einhalten. Wer also nicht unnötig viele Gedanken um das Thema machen möchte, der sollte seinen Rechnung gleich vollständig online schreiben und versenden.
