EventagenturEventagentur

Eine Eventagentur entwickelt für Firmen (auch direkt nach Ihrem Schritt in die Selbstständigkeit  z. B. für eine Mini GmbH) Veranstaltungskonzepte zu bestimmten Themen oder Anlässen. Inhaltlich können sich Eventagenturen auf bestimmte Themen spezialisieren oder alle Eventthemen anbieten. Diese Eventkonzepte können das gesamte Event (Full-Service) umfassen oder nur einzelne Teilbereiche Ihres Events. Bevor Sie eine Eventagentur kontaktieren, machen Sie sich Gedanken zu Anlass, Umfang und Ort der Veranstaltung. Veranstalten Sie eine Konferenz, eine Messe oder eine Feierlichkeit? Welche Zielgruppe wollen Sie ansprechen und wie viele Gäste können Sie empfangen? Außerdem können Sie vorab in den eigenen Reihen ein Brain-Storming veranlassen, indem Sie sich u. a.  mit Ihren Mitarbeitern zusammen setzen, überlegen und diskutieren, welche Arbeitskräfte Ihrer Firma Zeit und eigene Kreativität einbringen können, um Ihren Event zum Teil selbst mitzugestalten. Erst danach können Sie selbst einfacher berechnen und durchdenken, ob Sie eine Eventagentur zur Unterstützung benötigen.

Danach entscheiden Sie, ob Sie eine Eventagentur mit dem gesamten Service für Ihre Veranstaltung engagieren oder nur Teilorganisation über die gewählte Eventagentur wünschen. Bei der Aufteilung der Organisation ist es wichtig, dass Sie der Eventagentur genau mitteilen, wie Sie die Aufgaben verteilen wollen, um sich doppelte Arbeit zu ersparen. Schließlich sollen die Eventagentur und Sie sich ergänzen und nicht behindern. Kommunizieren Sie  Ihrer Eventagentur also exakt, was Sie sich als Firma (z. B. eine Unternehmergesellschaft ) wünschen und wie Sie die einzelnen Aufgabenbereiche verteilen möchten. Bei der Wahl des Zeitpunktes und -ortes sollten Sie oder die jeweilige Eventagentur sich über terminliche Konkurrenzveranstaltungen und mögliche Feiertage sowie die räumliche Erreichbarkeit Ihres Events informieren. Bei der Wahl des Full-Service-Konzeptes übernimmt dies alles die von Ihnen beauftragte Eventagentur.

Recherche, Organisation und Repräsentation passend zum Eventthema

- Eventmanagement, d. h. die Eventagentur entwickelt Ideen und Konzepte zur Umsetzung
- Locations/Veranstaltungsorte recherchiert jede Eventagentur
- Dekoration und passendes Möbiliar sucht die Evenagentur mit Hilfe von Spezialisten aus

- Einladungen/Marketing und persönliche Begrüßung im Namen Ihres Unternehmen sowie nachträgliche Betreuung der Gäste (z.B.: Aufzeichnungswünsche realisieren) durch Ihre Eventagentur
- PR-Management (Presseverteiler, Pressemitteilung und Nachbearbeitung der Antworten übernimmt die konkrete Eventagentur)
- Zeitplanung wird von der Eventagentur überwacht und ebenfalls die Erfolgskontrolle durchgeführt
- Sicherheitsservice organisiert Ihre Eventagentur

- Ressourcen (Material, Mitarbeiter und Helfer: geschulte Promoter, Reinigungspersonal)
- Künstler buchen (z. B.: Tänzer, Musiker, Videokünstler, Moderator)
- Aufzeichnungsteam buchen (z. B.: Photographen und Kameramann)
- Catering von Ihrer Eventagentur
- technische/gestalterische Planung und Kontrolle der Umsetzung

Veranstaltungstechnik benötigt professionnelles Personal für:
- Präsentations- und Videotechnik
- Beschallungsanlagen
- Lichtanlagen
- Bühnentechnik
- Dekoration

Vorteile des Full-Service von Eventagenturen

Sie sind mit Ihrer Mini GmbH Gast auf Ihrer eigenen Veranstaltung, profitieren von der langjährigen Erfahrung der Eventagenturen und müssen sich nicht um einige wichtige Aspekte kümmern. Die Eventagentur übernimmt das Einladungsmanagement und Marketing zur Bekanntmachung der Veranstaltung. Es kann hier auch zusätzlich eine Werbeagentur engagiert werden. Eventagenturen holen die zahlreichen notwendigen Genehmigungen ein und bearbeiten die Veranstaltung nach, um beispielsweise den Ablauf für kommende Events zu optimieren.

Vergleichen Sie mehrere Eventagenturen, bevor Sie Ihren Auftrag vergeben. Denn je nach Spezialisierung und auch Auftragsvolumen der Eventagenturen, können ganz verschiedene preisliche Angebote auf Sie und Ihr Geschäftskonto zukommen.