Steuerrechtlich betrachtet, ist die Betriebsausgabe eine Aufwendung, die vom Betrieb veranlasst wird. Diese Ausgaben können demnach nur im Zusammenhang mit Einkünften aus selbstständiger Arbeit, aus Gewerbebetrieb oder Einkünften aus Land- und Forstwirtschaft auftreten. Die Betriebsausgabe mindert den Gewinn und ihr Gegenstück bildet die Privatentnahme. Der Veranlassung der Betriebsausgaben ist zuzustimmen, wenn sie dem Betrieb subjektiv dienen sollen und objektiv mit ihm zusammenhängen.
Im Gegensatz zu den Betriebsausgaben sind also Ausgaben für den Privathaushalt und Unterhalt der Familie, wie Kleidung, Wohnung und Hobby normalerweise nicht abzugsfähig. Schwierig wird es, wenn Betriebliches und Privates sich überschneiden, wie das oftmals bei einem Firmenwagen der Fall ist. Solche Arten von Kosten werden als gemischte Aufwendungen bezeichnet. Eine Regelung im Einkommensteuergesetz legt fest, dass hier auch der betriebliche Anteil nicht abgezogen werden darf.
Vollständig nicht als Betriebsausgabe abzugsfähig sind z. B. Geldstrafen, Zuwendungen und Umsatzsteuer auf untentgeltliche Wertabgaben. Teilweise nicht abzugsfähig sind Geschenke, Bewirtungen und Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer. Grundsätzlich trägt der Steuerpflichtige die Beweislast dafür, dass der Abgang tatsächlich eine Betriebsausgabe ist. Das Finanzamt kann bei Nichtaufklärung den steuerlichen Abzug verwehren. Bei einer Existenzgründung sollten die Bestimmungen hierzu bekannt sein.